Table des matières

1. Avant-propos. 2

Précisions : 2

1. Description du projet. 2

III.         Objectif de l’audit. 2

1. Organisation de l’audit. 2

IV1. Méthodologie et approche de l’audit. 2

1. Déroulement et Etendue de l’audit. 2

V1. Réunion de cadrage avec l’auditeur. 2

V2. La réalisation et la restitution de l’audit financier. 2

1. Rapports à fournir. 2

VII.       Documents de référence. 2

VIII.      Proposition technique et financière. 2

1. Traitements des applications. 2

IX.1 Evaluation des applications. 2

IX.2 Budget. 2

1. Envoi des offres. 2
2. Annexes. 2

X.1 Budget du Projet. 2

X.2 Questionnaire à remplir par l’auditeur et à remettre à l’Agence Française de Développement  2

 

I.             Avant-propos

ESSOR est une Association de Solidarité Internationale créée en 1992 dans le but d’aider les populations les plus démunies à acquérir les moyens nécessaires pour améliorer durablement leurs conditions de vie. Sa mission est de faciliter l’appropriation des processus de développement local par les populations elles-mêmes, en concevant et mettant en œuvre des actions concrètes et en favorisant l’exercice de la citoyenneté et de la justice sociale dans les pays concernés. ESSOR mène actuellement une vingtaine de projets répartis entre le Brésil, le Mozambique, la Guinée-Bissau, le Congo Brazzaville et le Tchad. Au Brésil et au Mozambique, ESSOR dispose de coordinations pays reconnues juridiquement au niveau national. Les projets ont pour objectifs de répondre aux besoins des populations, en milieu urbain et rural, en leur donnant accès aux services de base (éducation, formation professionnelle, accès à l’emploi, etc.…) à travers une approche intégrée, impliquant tous les acteurs communautaires, associatifs, privés et publics concernés. Nos projets s’adressent aux populations les plus vulnérables (enfants, adolescents, femmes, paysans, …).

 

Mission d’ESSOR

La mission / finalité d’ESSOR est d’aider les populations très défavorisées à améliorer durablement leurs conditions de vie. Cette mission se mène :

• En trouvant, avec d’autres acteurs des alternatives / pistes d’améliorations portées par des hommes et des femmes engagé(e)s et compétent(e)s.
• En mettant en œuvre avec d’autres des actions (ou dispositifs d’appui) dans 3 domaines spécifiques (Education, FIP, Développement Rural).
• En se retirant de l’action quand autonomie.

Précisions :

En parlant des populations ESSOR précise qu’elle soutient des actions destinées à des groupes cibles (enfants, ados, jeunes et adultes, OCB, familles, services publics…) et non à des individus, même si l’individu est au cœur des préoccupations et des interventions d’ESSOR qui accompagne chaque personne (individu) dans ce parcours d’amélioration de ses conditions de vie.

 

Par très défavorisés ESSOR précise vouloir et chercher à ce que ses projets puissent toucher les plus démunis (en suivant des critères de vulnérabilité socioéconomiques pré établis) et qu’ils soient donc adaptés à leur réalité.

 

Au travers d’améliorer durablement on peut comprendre le choix d’apprendre à pêcher plutôt que de donner un poisson (principe de responsabilisation cher à ESSOR).

 

Les conditions de vie sont à la fois matérielles, socioéconomiques mais aussi psychologiques…. Il s’agira, au travers des actions menées dans 3 domaines spécifiques (Education, FIP, Développement Rural), que les personnes touchées perçoivent une amélioration de leur ‘trajectoire de vie’.

 

Cette mission se mène en :

Trouvant, avec d’autres acteurs au Nord et au Sud (dont les bénéficiaires), des solutions portées par des hommes et des femmes engagé(e)s et compétent(e)s : il s’agira de rechercher et de s’appuyer systématiquement sur d’autres acteurs publics ou privés, notamment les OSC (ONG et OCB au sein des quartiers). Les projets doivent être « co-construits », et la compétence étant un élément clef pour que les actions portent leurs fruits il s’agira aussi de former des hommes et des femmes tant d’un point de vue technique qu’au profit de leur institution. Nous pensons essentiel d’avoir des partenaires de la société civile au sein des quartiers, les OCB.

 

Mettant en œuvre ces solutions (dans les 3 domaines) avec d’autres. Il s’agira de faire en sorte que les actions concrètes mises en œuvre sur le terrain auprès des populations le soient conjointement avec ces autres acteurs. ESSOR sera à leur côté et s’engage à les renforcer (on se renforce mutuellement et on grandit avec eux) pour assurer une mise en œuvre de qualité. Le « avec » signifie bien qu’ESSOR est présent et actif dans la mise en œuvre. Les « autres acteurs » devraient être « définis et choisis » avec attention : des personnes engagées, des équipes désireuses de progresser, et surtout des valeurs partagées avec celles d’ESSOR. Nous souhaitons que les projets menés conjointement aient une place significative pour le partenaire, comme ils en auront pour nous.

 

Se retirant de l’action quand autonomie. Ceci signifie que progressivement le relais de l’action est passé aux acteurs locaux qui sont renforcés pour cela et que nous aidons, si nécessaire, à trouver des solutions pour assurer la pérennité des actions et/ou des bénéfices des actions, voir la mise en œuvre de nouvelles. On sait qu’en général ce retrait prend du temps et qu’il faut prévoir généralement au moins 6 à 8 ans, voire plus, pour parvenir à cette pérennisation. Cela n’empêche pas une poursuite d’activité avec le partenaire dans un autre domaine ou une autre zone, ou sous une autre forme, en réseau par exemple….

II.           Description du projet

Après 30 ans d’expérimentation, ESSOR est reconnue pour ses savoir-faire en matière d’insertion socio-professionnelle. Le projet F2i répond aux enjeux de vulnérabilité sociale et économique des jeunesses éloignées de l’emploi dans les quartiers défavorisés, ainsi qu’au renfort des acteurs publics-privés du secteur. Ce projet formera 2200 jeunes à des métiers porteurs et accompagnera à l’insertion 4500 autres jeunes dans 5 pays. En outre, des formations aux compétences « humaines », à l’entrepreneuriat ou l’accès aux services sociaux de base pour une approche holistique de l’insertion sociale, seront déployées. Les partenaires opérationnels et autres acteurs publics seront également renforcés pour pérenniser les actions en faveur des jeunes vulnérables. Appui institutionnel et technique, structuration de plateformes d’acteurs… tels seront les leviers du projet pour atteindre les objectifs. En filigrane, le F2i met à l’honneur l’innovation opérationnelle et l’apprentissage organisationnel, afin d’adapter son action en continu et renforcer les professionnels impliqués sur le projet.

 

Le tableau décrit le projet financé par l’AFD :

Durée	36 mois
Budget total contractuel	3 740 607 €
Lieux	Congo : Brazzaville, Dolisie Mozambique : Maputo, Beira, Pemba Brésil : Joao Pessoa, Patos, Campina Grande, Pombal Guinée-Bissau : Bissau
Objectifs de l’action	Objectif global : Contribuer à l’insertion socio-économique des jeunes vulnérables et au renforcement des acteurs publics-privés du secteur par la formation, l’innovation et l’apprentissage   Objectif(s) spécifique(s) : OS1 : Former les jeunes vulnérables, notamment les jeunes femmes, et les acteurs publics-privés du secteur en faveur de l’insertion socio-économique OS2 : Développer des dispositifs et méthodologies innovantes à destination des jeunes vulnérables dans une dynamique d’organisation apprenante
Bénéficiaires directs	Bénéficiaires direct·es : 23 200 jeunes accompagnés en FIP 48 organisations soutenues 400 professionnels formées (compétences transversales et FIP)
Bénéficiaires indirects	Bénéficiaires indirect·es : 100 890 personnes (familles de jeunes accompagnés, membres des partenaires renforcés, participant×es aux sensibilisations…) 380 opérateurs de formation et entreprises
Résultats attendus	R1 : Des dispositifs innovants sont développés et implémentés à destination des jeunes en formation et des entrepreneurs ð  IOV : A l’issue du projet, au moins 13 dispositifs innovants (Outilthèques, BOE, BIOSP+…) sont fonctionnels ð  ACTIVITES : Le R1 s’attache à promouvoir les innovations de cette seconde phase de la CP. Seront développés de nouveaux dispositifs (BOE, BIOSP+, Outilthèques…) mais également de nouvelles méthodologies et approches, afin de répondre aux défis observés lors de la phase 1. ð ð  R2 : Un Pôle SERA (suivi, évaluation, redevabilité, apprentissage) permet l’apprentissage et la capitalisation de nos pratiques, ainsi que la conduite d’une mesure d’impact ð  IOV : A l’issue de la tranche 1, une étude d’impact est réalisée ð  ACTIVITES : Le R2 veille à renforcer les capacités d’analyse et d’apprentissage d’ESSOR : la réalisation d’une étude d’impact et le renouvellement de nos outils de suivi et de pilotage de la qualité seront les chantiers principaux. ​​​R3 : Les équipes du projet sont formées de manière continue et durable aux nouveaux dispositifs et sur des compétences permettant leur autonomisation. ð  IOV : A l’issue du projet, un dispositif de gestion des compétences internes est créé ACTIVITES : Le R3 est ce qui permet de boucler le processus d’apprentissage continue d’ESSOR en faveur des équipes projets et de ses partenaires. En effet, à l’innovation et l’analyse, le R3 proposera l’identification des compétences et la formation continue des équipes ESSOR et ses partenaires
Activités principales	Activité 1.1.1 : Mettre en place des diagnostics des bassins d’emploi et des filières innovantes ainsi que des diagnostics pour identifier les barrières sociales Activité 1.1.2 : Consolider et déployer les dispositifs BFE (Bureau de Formation et d’Emploi) au sein des quartiers défavorisés et de sites agricoles en zone péri-urbaine Activité 1.1.3 : Réaliser le « Parcours FIP », incluant la mobilisation et la formation intégrale – Formation Humaine (MUVA) et formation professionnelle – auprès des jeunes sélectionnés, notamment les jeunes femmes, afin de renforcer leur employabilité et leur pouvoir d’agir Activité 1.1.4 : Accompagner les jeunes à l’insertion dans les entreprises de manière individualisée ou collective à travers des ateliers de TRE Activité 1.1.5 : Former et accompagner les jeunes à l’insertion par l’entrepreneuriat de manière individualisée (kits) ou collective (à travers des outilthèques) Activité 1.2.1 : Réaliser le renforcement initial et continu de compétences sur les méthodologies FIP et organiser des ateliers partenariaux (échanges d’expérience, appui institutionnel, genre…) avec les partenaires de mises en œuvre Activité 1.2.2 : Réaliser des diagnostics novateurs « genre » auprès des partenaires et « environnemental » sur des filières professionnelles   Activité 1.2.3 : Co-créer des stratégies de pérennisation avec les partenaires et réaliser des ateliers nationaux de pérennisation avec les partenaires porteurs de dispositifs (BFE, BOE, Outilthèques…) Activité 1.3.1 : Appuyer et consolider la structuration des acteurs publics-privés en plateformes de concertation-action Activité 1.3.2 : Organiser des rencontres « inter-plateformes » nationales pour partager les bonnes pratiques entre les zones d’intervention Activité 1.3.3 : Organiser avec les plateformes des « Foires de l’emploi / auto-emploi » à destination des jeunes, des entrepreneur∙es et des autorités des villes d’intervention Activité 1.4.1 : Renforcer le catalogue de formations à destination des acteurs externes Activité 1.4.2 : Capitaliser les outils de formation et les adapter pour un public très vulnérable Activité 1.4.3: Mettre en place un accompagnement et suivi post-formation des acteurs externes formés aux méthodologies ESSOR Activité 1.4.4:  Créer un réseau d’échanges de pratiques avec les acteurs externes formés aux méthodologies ESSOR Activité 2.1.1 : Développer et dynamiser de nouveaux dispositifs à destination des jeunes : « Outilthèques« , BOE (Bureau d’Orientation vers l’Emploi) et BIOSP+ (Bureau d’Information et d’Orientation Sociale et Professionnelle) Activité 2.1.2 : Développer l’offre de services des BFE au service de la communauté (digitalisation, ciné-débat, guide d’orientation externe…) Activité 2.1.3 : Appuyer la structuration et dynamiser des groupes d’anciens participant∙es à la FH et/ou au parcours FIP plus globalement (réseaux alumni) Activité 2.1.4 : Améliorer les modules de Formation Humaine en adaptant les contenus à un public très vulnérable et en développant des modules de sensibilisation à l’auto-emploi et à l’ESS Activité 2.2.1 : Réaliser une mesure d’impact sur l’amélioration de la dynamique économique des quartiers d’intervention Activité 2.2.2 : Créer des outils numérisés de gestion des visiteurs des dispositifs Activité 2.2.3 : Déployer un système de cartographie dynamique des quartiers sur les aspects économiques Activité 2.3.1 : Créer un dispositif de gestion de compétences internes Activité 2.3.2 : Renforcer le dispositif de formations en interne en présentiel et à distance via une bibliothèque numérique. Activité 2.3.3 : Former les équipes ESSOR et partenaires de mise en œuvre des projets en présentiels et/ou à distance Activité 2.3.4 : Consolider et animer un réseau de formateur∙rices internes

III.         Objectif de l’audit

Le projet mis en œuvre par ESSOR, financé à hauteur de 48% par l’AFD, doit faire l’objet d’un audit financier externe pour les dépenses réalisées au sein du projet. La recherche de l’auditeur externe est l’objectif des termes de référence ici présents.

L’auditeur sélectionné devra exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur le rapport financier établi par ESSOR pour les dépenses mises en œuvre dans le cadre du projet. L’auditeur devra :

• Respecter la liste des vérifications à accomplir, présentée en annexe X.2,
• S’assurer de la conformité du rapport financier au modèle requis par l’AFD,
• S’assurer de l’éligibilité des dépenses effectuées durant le projet et reportées dans le rapport financier
• Se prononcer sur le respect des procédures listées dans la Convention de financement avec l’AFD et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD (https://www.afd.fr/fr/les-organisations-de-la-societe-civile)
• Certifier le rapport financier à présenter à l’AFD

IV.         Organisation de l’audit

IV1. Méthodologie et approche de l’audit

Le consultant proposera une note méthodologique pour la réalisation de cet audit. Celle-ci devra notamment préciser la méthodologie d’échantillonnage permettant d’assurer la représentativité des dépenses à contrôler au niveau global et pour chaque rubrique budgétaire.

IV2. Lieu d’Intervention

Les interventions se dérouleront principalement au siège d’ESSOR, situé 92 rue de la Reine Astrid 59700 Marcq en Baroeul

V.          Déroulement et Etendue de l’audit

 

L’audit se déroulera en deux temps

V1. Réunion de cadrage avec l’auditeur

Cette réunion devra se tenir dans le mois suivant la signature du contrat. L’objectif principal de cette réunion est une bonne compréhension par l’OSC du périmètre et des modalités de contrôle de l’audit. Elle doit lui permettre de renforcer les procédures internes indispensables au respect de ses obligations contractuelles afin, à terme, de faciliter le travail de contrôle de l’auditeur et de limiter au maximum le taux de dépenses inéligibles constatées en fin d’exécution de projet. Cette réunion peut également permettre à l’auditeur d’émettre des recommandations à l’OSC en début de projet.

 

V2. La réalisation et la restitution de l’audit financier

L’examen comprendra comme tâches principales de :

• S’assurer que toutes les dépenses ont été encourues conformément aux dispositions prévues dans la Convention de financement et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD, avec une vigilance particulière sur les engagements relatifs à la passation des marchés.
• Vérifier les critères d’éligibilité des dépenses reportées dans le rapport financier
• Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur.

Les critères d’éligibilité des dépenses sont principalement les suivants :

• Les dépenses ont été réellement encourues et ce pendant la période couverte par la Convention de financement
• Les dépenses encourues étaient prévues au budget et sont classées dans la bonne catégorie budgétaire.
• Les dépenses encourues étaient nécessaires à la mise en œuvre du projet
• Les dépenses encourues et reportées dans le rapport financier ont été enregistrées et allouées au projet dans le système comptable de « Nom de l’OSC » ou dans celui de ses partenaires conformément aux normes de comptabilité applicables dans le pays d’établissement de ces derniers et aux pratiques comptables habituelles.

L’auditeur réalisera l’ensemble des vérifications mentionnées dans la liste de vérification en Annexe 2. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.

Cette étape se déroulera en 2 temps distincts, le premier réalisé à la fin de la première tranche et le deuxième à la fin du projet.

VI.         Rapports à fournir

A l’issue de la réunion de cadrage décrite dans la partie V1 l’auditeur rédigera, en toute indépendance, une note de cadrage qui consignera ses principales recommandations pour la mise en œuvre de l’audit financier.

Une note de synthèse devra être rédigé par l’auditeur à l’issue des contrôles effectués pour la première tranche.

Le rapport d’audit devra être fourni dans les six mois qui suivent la fin du projet. Il doit impérativement justifier la vérification des dépenses, apporter des commentaires sur chacun des contrôles. Il doit indiquer le montant des dépenses déclarées inéligibles (également commenté pour chaque dépense concernée). Les procédures de mise en concurrence, les rétrocessions et les valorisations doivent également être évaluées et commentées.

La liste de vérification (cf annexe 2) doit être annexée au rapport d’audit.

Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérification des dépenses et formulant les principales recommandations.

VII.       Documents de référence

• Convention de financement du projet entre ESSOR et l’AFD
• le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD (https://www.afd.fr/sites/afd/files/2023-03-05-08-32/guide-documents-projets-OSC-AMI-2022.zip)
• Conventions entre ESSOR et chaque partenaire du projet
• Les rapports narratifs du projet
• Le rapport financier du projet
• Le budget détaillé du projet
• Les pièces justificatives nécessaires aux vérifications

VIII.     Proposition technique et financière

Le consultant invité à soumissionner devra fournir les éléments suivants à « ESSOR  »:

Une proposition technique qui devra indiquer :

• La méthodologie proposée pour la conduite de l’audit
• Les références et expériences du consultant (3 pages maximum) ;
• Le CV du ou des intervenants et la répartition des responsabilités ;
• Le calendrier prévisionnel d’intervention ainsi qu’une estimation des charges en hommes/jours ;

Une proposition financière qui devra indiquer :

• Les coûts totaux de l’audit en EUR TTC
• Les modalités de paiement (échéancier)

Le profil du consultant :

• L’associé signataire du rapport doit être un expert-comptable diplômé et membre des associations professionnelles des Experts Comptables.
• Les personnels associés devront avoir une expérience dans les audits projets financés par les bailleurs publics français.
• Application de standards professionnels reconnus (IFAC, IDEAS, …)

IX.         Traitements des applications

 

IX.1 Evaluation des applications

Le Consultant sera choisi par la méthode de sélection fondée sur la qualité et le coût :

• Offre technique : compréhension des TDR, méthodologie, expériences du ou des consultants
• Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés, frais annexes, offre globale correspondant au budget disponible

 

L’évaluation technique suivra la grille d’évaluation suivante (à adapter par l’OSC) :

Système de notation : 0= faible, 1= moyen, 2= bon
Critères évalués	%
OFFRE TECHNIQUE	70%
expérience en audit de projet	20%
méthodologie proposée / chronogramme (= qualité offre)	15%
formation / métier	10%
années d’expérience	10%
compréhension du projet	10%
autres / atout supplémentaire	5%
OFFRE FINANCIERE	30%
Montant de l’offre en euros	30%
TOTAL	100%

 

Une fois les offres reçues et analysées, les demandeurs se réservent le droit de négocier les propositions avec les candidats présélectionnés.

Le demandeur se réserve également le droit de ne sélectionner aucun candidat si aucune offre n’était jugée satisfaisante.

Toute information concernant le projet et incluse dans les documents de cet appel d’offres ou fournie séparément doit être traitée de façon strictement confidentielle par le prestataire. Les demandeurs acceptent de ne divulguer ou publier aucune information relative à cet appel à d’offres.

De la même façon, tout document fourni par le prestataire sera considéré comme confidentiel.

IX.2 Budget

Le budget maximum pour l’audit est de 38 000 euros toutes taxes comprises et toutes missions sur le terrain incluses.

X.          Envoi des offres

Les offres, sont à envoyer, par mail, en langue française, impérativement à l’adresse suivante : teddy.szostek@essor-ong.org et/ou amanda.lang@essor-ong.org avec demande d’accusé de réception.

Date limite d’envoi des candidatures : le 24/05/24

XI.         Annexes

X.1 Budget du Projet

 

Montant Budget : 3 740 607€

X.2 Questionnaire à remplir par l’auditeur et à remettre à l’Agence Française de Développement

 

 LISTE DE VERIFICATION AUDIT FINANCIER

L’auditeur retenu au titre de l’appel d’offre s’engage à réaliser l’ensemble des vérifications suivantes, et à annexer cette liste complétée et signée au rapport d’audit final. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.

Auditeur (nom/statut/adresse) : Certification/qualification :

OSC ou partenaire audité : Dates de l’audit :

N° convention AFD Montant audité : Tranches :

 

1.     QUESTIONS DE CONTRÔLE	Oui, le point a été vérifié	Rajouter un commentaire si le point n’a pas pu être vérifié
1.1.            Modalités du contrôle
Une réunion de cadrage entre l’auditeur et l’OSC a-t-elle été tenue dans les 12 premiers mois de mise en œuvre du projet?
L’échantillonnage des dépenses à vérifier a-t-il été défini de façon indépendante par l’auditeur ?
L’échantillon de dépenses à vérifier est-il supérieur à 50% du montant total des dépenses du projet ?
Chaque rubrique du budget a-t-elle fait l’objet de vérifications pour un montant significatif ?
Le contrôle des dépenses gérées localement a-t-il été effectué par l’auditeur ? Si cela est le cas, veuillez expliciter la méthode de contrôle (déplacement sur le terrain, association avec un cabinet d’audit local, remontée des pièces locales au niveau du siège, etc.) ?

1.2.    Obligations contractuelles
Les documents contractuels (formulaire de candidature, convention de financement, accord de partenariat) existent-ils ; sont-ils signés et datés ?
Existe-t-il un système clair de gestion comptable et financier ? Les responsabilités de l’OSC, de la coordination du projet, de la gestion et des contrôles financiers ont-elles étés clairement définies ?
Les dispositions incluses dans la convention ainsi que celles prévues par le guide méthodologique en vigueur au moment de l’octroi ont-elles été respectées ?
1.3.     Analyse du plan de financement
Le plafond appliqué aux valorisations de 25 % maximum du budget total du projet a-t-il bien été respecté ?  Point d’attention, les valorisations ne peuvent pas apparaître dans les contributions de l’AFD et des ministères français.
Les modalités de calcul des valorisations explicitées dans le guide méthodologique ont-elles bien été respectées ?
Le budget convenu contractuellement  a-t-il été globalement respecté, dans la limite des règles définies par rubrique budgétaire et partenaire?   Si vous avez constaté une variation supérieure à 20% du total de chacune des rubriques budgétaires, a-t-elle  fait l’objet d’un avis de non objection de la part de l’AFD ?
Dans le tableau des dépenses, les plafonds prévus par le guide méthodologique ont-ils bien été respectés : – La rubrique  « divers et imprévus » est plafonnée à 5 % du total des coûts directs du projet (hors coûts indirects et de structure) – Si l’OSC a prévu une ligne spécifique « personnel du siège dédié au projet » dans la rubrique budgétaire « Ressources Humaines », les coûts indirects sont plafonnés à 10% des coûts directs du projet – Si l’OSC a déclaré des coûts indirects à concurrence de 12% des coûts directs du projet, a-t-on vérifié que la rubrique «Frais de voyages et déplacement et de mission» n’inclue que les frais de mission du personnel du siège (perdiems et frais de transport) ?
Les partenaires et parties prenantes bénéficiaires de rétrocessions  supérieures à 5 000 € ont-ils été systématiquement signalés à l’AFD ?
1.4.     Vérification du système comptable
Dans la comptabilité de l’OSC, existe-t-il un code analytique dédié aux recettes et dépenses induites par le projet  ?
Le montant indiqué dans le rapport d’exécution peut-il être réconcilié avec une liste de dépenses extraite du système comptable?
Le système d’enregistrement permet-il d’attribuer à chaque dépense une facture ou une pièce comptable d’une valeur probante équivalente ?
Le système d’enregistrement permet-il d’attribuer à chaque dépense un justificatif de paiement (généralement un relevé bancaire, une confirmation de virement bancaire, un ticket de caisse) ?
1.5.     Contrôle des dépenses
Conformité à la législation applicable – Les règles communautaires et nationales ont-elles été respectées ? – Le processus de passation de marché public est-il conforme concernant : Les règles de passation de marché public européennes et nationales/ internes et celles stipulées dans la convention. La documentation sur le respect de la procédure retenue (candidatures, lettres de rejet, notification, contrat). Les principes de transparence, de non discrimination, de traitement équitable et de respect de la concurrence ont-ils été respectés ?
Contrôle de l’éligibilité des dépenses – Les dépenses sont-elles conformes aux critères d’éligibilité explicités dans le guide méthodologique ? – A-t-on obtenu l’assurance que la dépense n’a pas déjà été subventionnée par un autre financement (UE, régional, local ou autre) non déclaré au plan de financement ? Des contrôles existent-ils afin d’éviter le double-financement ?
Dépenses de personnel – Les dépenses sont-elles bien liées aux employés de l’OSC ou autrement justifiés au titres des actions prévues dans la convention? – Les charges de personnel sont-elles justifiées par des documents tels que les contrats de travail, les bulletins de paie (ou tout autre document de valeur probante équivalente), justificatifs de paiement, détail des calculs pour la détermination du coût unitaire du personnel (jour, semaine, mois), fiches de pointage, feuilles de temps spécifiques au projet ? – Le calcul repose-t-il sur les coûts réels (salaires bruts + obligations contractuelles de l’employeur pour l’employé ayant effectivement travaillé sur le projet) ? – Lorsque le personnel ne travaille pas à temps plein sur le projet, le calcul du prorata est-il basé sur une méthode tracée et vérifiable ?
Voyage et hébergement – Les dépenses de déplacement, perdiem et d’hébergement ont-elles été déclarées conformément à une règlementation interne établie par l’OSC ? – Les voyages auxquels ces dépenses se rapportent sont-ils justifiés par les objectifs du projet tels qu’ils étaient prévus dans la demande initiale ? – Les déplacements sont ils circonscrits aux zones géographiques couvertes dans le projet ? Si extérieurs, ont-ils été explicitement validés avec l’AFD ? – Les dépenses de déplacement et d’hébergement sont elles-exclusivement liées à des voyages effectués par des intervenants du projet identifiés par l’OSC ou ses partenaires ?
Les dépenses d’équipement – Le matériel acheté a-t-il été prévu initialement dans la demande de financement ? Si ce n’est pas le cas, y a-t-il une validation de l’AFD par ANO conformément aux dispositions du guide méthodologique (seuil de matérialité > 10 000 € pour les projets de terrain et d’intérêt général) ? – Dans le cas où un bien matériel est valorisé, la méthode d’amortissement est-elle conforme aux règles de la comptabilité générale ? – Si le matériel n’a pas uniquement été utilisé pour le Projet, seule une part des coûts réels est-elle allouée au projet ? Cette part est-elle calculée selon une méthode équitable et justifiée ?
Expertises externes – Les dépenses sont-elles liées aux éléments prévus sur cette ligne budgétaire d’après les caractéristiques mentionnées dans la demande de financement ? – Le recours à l’expertise externe a-t-il été réalisé en conformité avec les règles de mise en concurrence et de passation stipulées dans la convention?
Taux de change – La méthode de conversion appliquée par l’OSC a-t-elle été expliquée et le taux vérifié? – Cette méthode est-elle conforme aux dispositions de l’Article 3.2.3 de la convention ? – Le Bénéficiaire a-t-il spécifié la manière dont il utilisera les sommes générées par les gains de change et compensera les pertes de change pendant la durée de mise en œuvre du projet ?

 

2.      LIVRABLES ATTENDUS	Oui, transmis à l’AFD	Non, pourquoi ?
Un rapport de vérification des dépenses, apportant des commentaires sur chacun des contrôles ainsi que le montant des dépenses déclarées inéligibles et incluant notamment une évaluation sur les appels d’offre, les rétrocessions et les valorisations réalisées au cours du projet.
Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérificiation des dépenses  et formulant les principales recommandations.