Mission de consultance pour le renforcement des procédures de gestion et d’achat du Samusocial Pointe-Noire (SSPN)

 Mission réalisée dans le cadre du programme

« Renforcer les capacités de réponses du réseau Samusocial aux exclusions sociales » Convention de financement entre L’Agence Française de Développement et le Samusocial International référencée CZZ 3387 01 J

 

Termes de référence

PRESENTATION DE L’ASSOCIATION

La mission du Samusocial International est d’agir contre l’exclusion. Depuis sa création, en 1998, le Samusocial International a contribué au développement de 17 dispositifs Samusocial à travers le monde, constituant un réseau partageant des principes (formalisés en une charte et un code déontologique professionnel Samusocial) et une méthode d’intervention spécifiquement conçue pour répondre, de façon individualisée, aux besoins particuliers des personnes en grande exclusion, quels que soient leur profil et leur histoire. Le Samusocial Pointe-Noire fait partie du réseau du Samusocial International.

Le Samusocial Pointe-Noire (SSPN) a été créé en 2006 à l’initiative de la Municipalité de Pointe-Noire et avec l’appui du Samusocial International pour venir en aide aux enfants et jeunes en situations de rue de Pointe-Noire et leur apporter des services médicaux et psychosociaux. Sa mission principale est de lutter contre l’exclusion sociale des enfants et jeunes en situation de rue (EJSR), filles et garçons.

Le Samusocial International recherche un consultant pour le renforcement des procédures de gestion et d’achat du Samusocial Pointe-Noire (SSPN). La mission sera basée à Pointe-Noire, en République du Congo.

OBJECTIF DE LA MISSION

Objectif : renforcer les procédures de gestion et d’achat du SSPN

Il s’agit plus précisément de :

• Vérifier et organiser la documentation 2023, en vue de préparer les audits qui couvriront l’année 2023
• Faire le point sur les pratiques actuelles en matière de planification, gestion, validation, mise en œuvre et contrôle des achats,
• Proposer les améliorations à mettre en œuvre à partir de 2024,
• Mettre en œuvre les améliorations validées : mise à jour du manuel de procédures, mise à jour des fiches de poste, mise à jour des plans de passation de marché, lancement des (re)mises en concurrence nécessaires, formaliser l’organisation et sécuriser l’archivage des pièces.

RESULTATS ATTENDUS

A l’issue de la mission, les résultats attendus sont les suivants :

• La documentation 2023 pour les audits est à jour, organisée et disponible en version scannée;
• Le système d’archivage des pièces comptables et procédures d’achat est en place ;
• Le manuel de procédures est révisé ainsi que les formulaires, les outils et la documentation pour le mettre en œuvre ;
• L’équipe est informée (et si nécessaire, formée) à ces nouvelles procédures et outils ;
• Les plans de passation des marchés sont à jour et les (re)mises en concurrence nécessaires sont réalisées ;
• La fiche de poste est prête pour permettre le lancement du recrutement d’un nouveau CAF ;
• La fiche de poste de l’assistante administrative est revue

CALENDRIER DE L’APPEL D’OFFRE

Le calendrier indicatif de l’appel d’offre est le suivant :

• 26 mars 2024: lancement de l’appel d’offre
• 15 avril 2024 : date limite de réception des offres
• Début mai 2024 : démarrage souhaité de la prestation

CALENDRIER ET LIEU DE REALISATION DE LA MISSION

Il appartient aux candidats de proposer la durée qui leur semble adaptée pour mener à bien la mission (nombre de jours homme et calendrier de réalisation à détailler). Il faudra prévoir un temps de validation des modifications proposées, entre l’étape d’analyse et de rédaction des propositions d’amélioration, et l’étape de mise en œuvre des décisions prises, y compris avec le Samusocial International (via des échanges par visio-conférence et le partage des documents).

La mission devra se faire sur place à Pointe-Noire (République du Congo), du moins en majeure partie.

BUDGET

Le budget estimé pour la prestation est de 8 000 euros TTC. Les candidats restent libres de proposer un montant différent ; l’attribution se fera à l’offre la mieux-disante, le poids de la qualité technique de l’offre étant prépondérant par rapport au prix dans la notation.

PROFIL DU CANDIDAT

• Formation initiale en comptabilité et gestion financière,
• Expérience de préparation / réalisation d’audits,
• Expérience de mise en place de procédures administratives et financières,
• Expérience en ONG,
• Connaissance des procédures et des enjeux des audits de bailleurs de fonds comme l’UE et l’AFD

MODALITES DE CANDIDATURE

Les consultants sont invités à envoyer au plus tard le 22 avril 2024, leurs propositions au format électronique à l’adresse aossi@samu-social-international.com, en précisant en objet de mail : « consultance procédures SSPN ».

Les propositions devront obligatoirement contenir :

– Un CV du/des consultants mettant en évidence les qualifications et expériences pertinentes en lien avec la présente mission ainsi que les références professionnelles

– Une proposition financière détaillant le coût/homme, le nombre de jours estimé, et tout autre coût nécessaire à la réalisation de la mission, y compris coûts de déplacement éventuels (en euros TTC)

– Un planning / calendrier indicatif

– La fiche pour criblage LCBFT complétée (Cf. Annexe)

– Un document justifiant l’identité juridique et la nationalité du soumissionnaire.

– Une déclaration d’intégrité (Cf. Annexe) signée par le/la/les consultants ou leur entité juridique de rattachement.

Seules les propositions complètes seront étudiées.

MODALITES DE SELECTION DES OFFRES

Un comité d’évaluation des offres se réunira pour analyser les offres éligibles et complètes. Pour ce faire, il appliquera une grille d’évaluation des offres. Si plusieurs offres doivent être départagées, des entretiens pourront être proposés aux candidats obtenant la meilleure note.

Une négociation pourra avoir lieu avec le/ la/ les candidats retenus. Tous les candidats recevront une réponse dès que le processus sera clôturé.