Date : 26/03/2024

Projet : Streamlined common storage services in humanitarian settings

Titre : Consultance – Conception du modèle de refacturation de la plateforme logistique

Référence : HULO_MAR_RCA_2024_001

Cet appel à candidatures est ouvert à tous les consultants éligibles, en accord avec les procédures et principes de hulo.

Contexte de la consultance :

Contexte global – Présentation de hulo

La Coopérative hulo, Humanitarian Logistics Cooperative, est la première Société Coopérative Européenne (SCE) humanitaire créée en juin 2021. En mars 2024, hulo compte 15 organisations membres : ACTED, Action contre la Faim (ACF), Bioport, la Croix-Rouge française (CRF), Fleet Forum, Handicap International / Humanity & Inclusion (HI), INTERSOS, Fleet Forum, Médecins du Monde (MDM), Norwegian Refugee Council (NRC), Oxfam Intermón, Plan International, Première Urgence International (PUI), Solidarités International (SI), et Welthungerhilfe (WHH).

Son objectif est d’accroître l’impact de l’aide humanitaire en renforçant les liens et la solidarité entre les acteurs de la logistique humanitaire et en améliorant les performances grâce à la mise en commun des ressources et de l’expertise en matière de logistique et de chaîne d’approvisionnement. Les « initiatives mutualisées » de Hulo sont déjà en cours dans 6 pays (Burkina Faso, République centrafricaine, République démocratique du Congo, Liban, Jordanie – pour la crise syrienne -, et Colombie). Les activités sur le terrain sont composées d’achats mutualisés, de ressources humaines partagées, d’une plateforme web permettant la mise en commun de ressources, et d’initiatives environnementales mutualisées. Ces initiatives permettent d’économiser du temps et de l’argent, d’améliorer la qualité des biens et des services fournis et, par conséquent, d’apporter une aide plus efficace à ceux qui en ont le plus besoin. Pour en savoir plus, www.hulo.coop

En tant que coopérative, hulo peut compter sur le réseau et l’expertise de ses membres (toutes les organisations humanitaires établies). Hulo emploie actuellement une quarantaine de personnes et se développe rapidement.

Contexte spécifique – Le projet plateforme logistique en République Centrafricaine (RCA)

Au cours de la dernière décennie, PUI, avec le soutien des donateurs, a géré des services de stockage communs à Bangui, en RCA. PUI a lancé successivement la plateforme logistique en 2014 et la plateforme logistique médicale en 2020. Ces services ont été essentiels pour aider les partenaires humanitaires à fournir de l’aide dans tout le pays. L’espace de stockage dédié s’étend sur plus de 3 688 mètres carrés dans deux zones désignées, offrant une capacité de stockage totale d’environ 3 500 mètres cubes à partir de décembre 2023, dont une partie est à température contrôlée, dans un pays où l’offre de stockage adapté est quasiment inexistante.

Avec plus de 30 accords de partenariat annuels avec des partenaires nationaux et internationaux, y compris des agences des Nations unies, les deux plateformes logistiques ont prouvé leur importance pour faire face à l’une des crises humanitaires les plus graves. Cependant, en raison des changements dans la dynamique de financement en RCA, où les donateurs font face à des défis pour soutenir la crise et ne sont plus disposés à financer les projets à dimension logistique, PUI a pris la décision en août 2023 de passer à un système de recouvrement total des coûts.

Hulo est présent en RCA depuis juillet 2022 sur divers projets de mutualisation, et depuis le mois de mars 2023 accompagne PUI pour la restructuration du modèle financier de la plateforme logistique partagée. L’objectif est d’en assurer la pérennité grâce à un système de recouvrement adapté et permettant l’autonomie complète (Full cost recovery), en l’absence de financement bailleur. Cet appel à manifestation d’intérêt s’inscrit dans la lignée de cet objectif.

Perimètre général du travail attendu du.de la Consultant.e :

Dans ce contexte, cet appel à manifestation d’intérêt a pour but d’identifier un consultant en capacité d’accompagner PUI et hulo afin de trouver un nouveau système de financement pour la plateforme logistique, pour la rendre totalement indépendante des financements bailleur. Cela inclut à la fois :

• Analyse :
  • Une revue documentaire sur les différents modèles économiques existants, à la fois dans le secteur privé, public et humanitaire.
  • Une analyse de ces différents modèles au regard des spécificités de la plateforme logistique (notamment du fait que les utilisateurs sont financés en majorité par des bailleurs institutionnels) et valorisation du service spécifique proposé à Bangui.
• Conseil :
  • La proposition de modèles de cost-recovery et donc de facturation permettant la viabilité économique de la plateforme logistique.
• Accompagnement au changement :
  • Concertation avec les acteurs locaux afin de déterminer quel serait le(s) modèle(s) le(s) plus acceptable(s) par la communauté des utilisateurs.
  • Accompagnement et outillage de l’équipe projet afin de mener à bien la mise en place du nouveau modèle sélectionné

Priorités et livrables :

Tous les livrables devront être proposés en Anglais et en Français. Le.la consultant.e devra fournir les livrables suivants :

• Analyse de la plateforme existante, incluant notamment la collecte et l’analyse des données d’exploitation, des coûts et charges d’exploitation.
• Définition de scénarios de facturation fondés notamment sur les projections de volumes et le type d’utilisateurs, incluant une analyse de l’impact de ces scénarios. Ces scénarios devront être évalués en fonction de leur pertinence et pérennité, et des préconisations devront être émises sur les scénarios à privilégier.
• Création d’outils de gestion et accompagnement pour l’élaboration d’un plan d’action pour la mise en place du nouveau système de facturation sélectionné.

Le calendrier de remise des livrables et leur format sera défini en lien avec le.la consultant.e, le coordinateur pays hulo et l’opérateur de la plateforme.

Profil du.de la consultant.e

• Aisance rédactionnelle en anglais et français. Maitrise du français à l’oral.
• Expertise avérée dans la conception de modèles de refacturation
• Connaissance du secteur privé et de différents modèles de cost-recovery existants
• Aptitude à faire des ponts entre différents secteurs et modes de fonctionnement
• Capacité à reformuler, à comprendre, exprimer et faire exprimer un besoin sous différents termes
• Bonnes connaissances en conduite du changement, et capacité à appliquer ces méthodes au secteur humanitaire, à ses acteurs et ses spécificités.
• La connaissance du système de financement bailleur et du secteur humanitaire est un plus

Management et lignes hiérarchiques

Le management opérationnel du projet sera assuré par la représentante de la coopérative hulo à Bangui, RCA en étroite collaboration avec l’opérateur de la plateforme. Au niveau central, le coordinateur des opérations et le Directeur général de la coopérative seront les points focaux pour le projet et assureront la communication avec l’équipe projet de Première Urgence Internationale

Calendrier

La proposition devra prendre en compte les échéances courtes du projet.

• Le.la consultant.e devra être disponible pour la mission à compter du mois d’avril 2024.
• Le nouveau modèle de facturation devra être déterminé d’ici au mois de juillet 2024.
• L’accompagnement au changement pourra être étendu jusqu’au mois de septembre 2024

Une visite terrain à Bangui devra être planifiée au cours de la consultance, durant la phase d’élaboration du modèle de refacturation, sur la période qui sera jugée la plus opportune par le.la consultant.e et les équipes terrain de PUI et hulo.

Candidature et processus de contractualisation :

Le.la consultant.e ou entité sélectionnée sera contractualisé.e par hulo pour une durée de 6 mois, sans obligation de travailler à temps plein pour hulo durant cette période. Il.Elle devra mettre en avant les étapes clefs de la consultance dans sa candidature. Les taches décrites peuvent être menées à bien à 100% en distanciel. Néanmoins une visite terrain à Bangui sera nécessaire.

La prestation est estimée entre 30,000 et 40,000 euros TTC.

Hulo appelle à candidater pour la totalité des services décrits ci-dessus. Les Consultant.e.s intéressé.e.s devront soumettre leurs candidatures incluant :

• Proposition financière détaillée (taux journalier avec descriptifs des autres coûts, en plus d’une proposition de coût total incluant la visite terrain à Bangui)
• Descriptif de la proposition d’intervention en lien avec la compréhension des Termes de Référence.
• Calendrier de mise en œuvre prévisionnel
• Profils (CVs) proposés pour mener à bien l’intervention proposée.

Date de clôture et contact :

Les consultant.e.s intéressé.e.s devront soumettre leur candidature avant le 26/04/2024, en envoyant un email à procurement@hulo.coop mentionnant “HULO_MAR_RCA_2024_001”.

Une première sélection sera effectuée en fonction de la qualité des offres reçues avant d’entame un cycle de sélection incluant notamment la présentation de la proposition à l’équipe projet en accord avec les règles et procédures de la coopérative hulo.

N.B. l’intérêt manifesté par un.e consultant.e n’implique aucune obligation de la part de hulo pour son inclusion dans la sélection finale.