Date limite de dépôt des candidatures : 14 mai 2024

Date de prise de poste : 17 juin 2024
Lieu : Calais, France
Engagement : 6,5 mois
Salaire : 2 013 brut/mois

Contexte

L’Auberge des Migrants est présente à Calais depuis 2008 pour venir en aide aux personnes en situation d’exil bloquées à la frontière franco-britannique. Au fil des années nos activités ont beaucoup évolué, en accord avec la situation de terrain et les besoins des personnes exilées.

Notre entrepôt est la plus grande plateforme humanitaire des Hauts-de-France, regroupant 6 autres associations partenaires pour permettre une réponse globale aux besoins des personnes exilées de Calais mais aussi faciliter la coordination inter-associative, le partage de ressources et la mobilité des bénévoles.

Mission
La/le coordinatrice.teur logistique plateforme humanitaire de l’Auberge des Migrants a pour mission d’optimiser les ressources logistiques du lieu, de soutenir directement nos programmes de terrain et d’être le point de référence pour les usagers concernant tout ce qui a trait à la logistique et au fonctionnement collectif quotidien.
Iel coordonne le volet logistique de la plateforme humanitaire.
Iel assure le suivi et le bon déroulé des besoins logistiques tant quotidien qu’urgent.
La/le coordinatrice.teur logistique soutien la chaîne d’approvisionnement destinée à la mise en œuvre des projets (WY, ChIP), ainsi que dans la gestion transversale de la logistique comme la gestion des véhicules, la gestion de l’entrepôt, bureaux et logements de l’organisation ainsi que des moyens de communication (gestion des équipements pro mis à disposition des équipes).
Iel travaille au quotidien en coordination avec les managers supports et la/le coordo programme, sous la supervision de la/du Dir Général.e.

Liste des principales activités

Pilotage du volet logistique de la Plateforme Humanitaire

• En lien avec DG, proposer des pistes d’orientation stratégique sur le volet logistique de la Plateforme Humanitaire.
• Animer les réunions de coordination hebdomadaires et mensuelles entre les usagers de l’entrepôt en lien avec DG et la/le coordo prog/com et assurer l’implémentation.
• Assurer le suivi, la traçabilité et la communication des décisions prises.
• Leader l’élaboration de l’organisation physique de l’entrepôt entre les associations et assurer son implémentation.
• Permettre aux usagers de maximiser leur efficience logistique via la dispense de formations techniques et la création puis mise en place de signalétique.
• Coordination sur la résolution de conflits liés à la gestion logistique de l’entrepôt.

Gestion quotidienne de l’entrepôt et bureaux

• Coordonner avec les différents usagers de l’entrepôt afin d’assurer un usage serein, respectueux et optimisé (ménage, livraisons, utilisation des salles de réunions…)
• Garantir le respect des règles de sécurité et d’hygiène, la mise aux normes et l’optimisation de l’espace de l’entrepôt (incluant l’espace bénévole, les zones projets, l’extérieur, les bureaux et le parking).
• Assurer les relations avec le propriétaire et intervenants extérieurs : Entreprise/Indépendant/Ramassage des ordures, qui intervienne à l’entrepôt.
• Leader l’élaboration de l’organisation physique de l’entrepôt entre les associations et assurer son implémentation.
• Créer et veiller au respect des protocoles logistiques de fonctionnement de l’entrepôt par l’ensemble des usagers
• Animer les chantiers communs (fonction du nombre de bénévoles) : rangement, aménagement des espaces partagés

Gestion des maisons

• Assurer la recherche des logements en fonction des besoins exprimés et des capacités budgétaires allouées
• Assurer la gestion des logements (entretiens, réparation, équipement) : incluant la présentation du protocole hébergement, et point focal des habitants
• Responsable des liens avec les propriétaires, les entreprises de réparation/personnes ressources.
• Assure le suivi des baux et est responsable de l’anticipation des besoins de gestion.

Gestion des véhicules

• Assurer le suivi et entretien des véhicules
• Assurer la bonne utilisation du parc véhicule par les conductrice.teurs autorisés
• Organiser des sessions de conduite de van/camion pour chaque conductrice.teur.

Gestion des équipements et matériels

• Assurer le suivi et l’entretien du matériel (téléphone, ordinateurs, outils de stockage et matériel technique)
• Assurer la répartition entre les projets du matériel disponible.
• Gérer l’atelier et suivi des demandes de prêts d’outils
• Superviser l’entretien du matériel technique à disposition de l’ensemble des usagers (chariots élévateurs, compresseurs, karchers, etc.)

Gestion de l’approvisionnement (achats/dons)

• Assurer l’approvisionnement en biens nécessaires au fonctionnement quotidien de l’organisation
• Soutenir les projets dans les procédures d’approvisionnement lorsque sollicité par la/le coordo programme (achats/dons..)
• Assurer la sélection des fournisseurs et à la négociation des prix, des délais et des modes de livraison
• Assurer le suivi des relations fournisseurs
• Assurer le suivi et la répartition des dons matériels reçu à l’entrepôt entre les différentes associations

Gestion informatique

• Assurer l’harmonisation des pratiques (microsoft 365, outlook, teams, archivage)
• Assurer la gestion des adresses mails (création, répartition, gestion des mots de passe)
• Débloquer les problèmes techniques en lien avec l’assistance Microsoft dédiée
• Former/présenter les outils aux nouveaux.elles salarié.e.s de l’organisation

Établissement de rapports et compilation

• Compiler des informations sur les distances, les prix, les modes de transport et les entreprises.
• Assurer la compilation des listes de prix et des fournisseurs, ainsi que des documents en usage (import-export, exonération, taxes)
• Classer et archiver les documents logistiques.
• Archiver les CR des Coordo Meetings

Accueil et représentation

• Accueillir et manager les bénévoles non affectés aux projets terrain pour la/le soutenir dans ses tâches
• Assurer la présentation du fonctionnement logistique de l’association à toute nouvelle personne dans l’entrepôt
• Assurer les visites de l’entrepôt le cas échéant sur délégation de la/du Directrice.eur Général.e

 

Compétences recherchées

 

Essentielles  

• Expérience/diplôme en gestion des opérations logistique dans le milieu associatif ou humanitaire 
• Capacité à élaborer et à mettre en œuvre des stratégies logistiques efficaces pour maximiser l’efficacité des opérations 
• Excellentes compétences en communication pour collaborer avec diverses parties prenantes internes et externes, y compris les partenaires associatifs, les fournisseurs et bénévoles 
• Expérience en animation des réunions de coordination et à favoriser un environnement de travail collaboratif 
• Expérience en management d’équipe 
• Excellente capacité d’organisation, de priorisation et de gestion du temps 
• Permis B  

Qui seraient un +  

• Anglais professionnel/conversationnel  
• Capacité à travailler efficacement dans un environnement en évolution rapide et à s’adapter aux défis et aux imprévus. 
• Aptitude à résoudre les problèmes de manière créative et à prendre des décisions stratégiques pour surmonter les obstacles. 
• Connaissance de Microsoft 365/appétence informatique
  
• Permis CACES 
• Expérience associative bénévole   
  

Qui seraient un ++  

• Connaissance du terrain de la frontière franco-britannique
• Expérience professionnelle ou bénévole auprès des personnes exilées ou précaires 

 

Qualités requises 

Pour correspondre aux attentes de la mission, vous devez être capable de vous adapter dans un environnement de travail changeant et un terrain d’intervention parfois hostile pour les équipes terrains.  

Il vous faudra faire preuve d’organisation, d’attrait pour les défis et être force de proposition.  

Esprit d’équipe et facilité relationnelle sont hautement recommandés. Bien que le cadre de travail puisse se montrer challengeant, nous nous attachons à ce qu’il soit bienveillant et tolérant et les comportements oppressifs n’ont pas voix au chapitre.  

Dans la petite ruche que constitue notre entrepôt, Il vous faudra être capable de travailler en coopération auprès de personnes ayant un niveau inégal de formation/compétences, la force principale de notre association tout comme celle de nos partenaires reposant sur l’énergie de nos équipes de bénévoles. 

Cela peut paraitre évident, mais pour postuler à cette offre nous espérons que vous portez un intérêt sincère à la cause migratoire et aux valeurs de solidarité et d’accueil inconditionnel. 

Conditions  

• CDD jusqu’au 31/12/2024, renouvelable sous condition de financement 
•  Tickets restaurants 
•  Mutuelle d’entreprise à 100% 
•  Frais de déplacements pris en charge si le ou la salarié.e est véhiculé.e 
•  Téléphone et ordinateur professionnel  
  

Comment postuler 

Merci d’envoyer une lettre de motivation et votre CV à : recrutement@laubergedesmigrants.fr avant le mardi 14 mai 2024.  

 

 

Expériences / Formation

Compétences recherchées

Essentielles  

• Expérience/diplôme en gestion des opérations logistique dans le milieu associatif ou humanitaire 
• Capacité à élaborer et à mettre en œuvre des stratégies logistiques efficaces pour maximiser l’efficacité des opérations 
• Excellentes compétences en communication pour collaborer avec diverses parties prenantes internes et externes, y compris les partenaires associatifs, les fournisseurs et bénévoles 
• Expérience en animation des réunions de coordination et à favoriser un environnement de travail collaboratif 
• Expérience en management d’équipe 
• Excellente capacité d’organisation, de priorisation et de gestion du temps 
• Permis B  

Qui seraient un +  

• Anglais professionnel/conversationnel  
• Capacité à travailler efficacement dans un environnement en évolution rapide et à s’adapter aux défis et aux imprévus. 
• Aptitude à résoudre les problèmes de manière créative et à prendre des décisions stratégiques pour surmonter les obstacles. 
• Connaissance de Microsoft 365/appétence informatique
  
• Permis CACES 
• Expérience associative bénévole   
  

Qui seraient un ++  

• Connaissance du terrain de la frontière franco-britannique
• Expérience professionnelle ou bénévole auprès des personnes exilées ou précaires 

 

Qualités requises 

Pour correspondre aux attentes de la mission, vous devez être capable de vous adapter dans un environnement de travail changeant et un terrain d’intervention parfois hostile pour les équipes terrains.  

Il vous faudra faire preuve d’organisation, d’attrait pour les défis et être force de proposition.  

Esprit d’équipe et facilité relationnelle sont hautement recommandés. Bien que le cadre de travail puisse se montrer challengeant, nous nous attachons à ce qu’il soit bienveillant et tolérant et les comportements oppressifs n’ont pas voix au chapitre.  

Dans la petite ruche que constitue notre entrepôt, Il vous faudra être capable de travailler en coopération auprès de personnes ayant un niveau inégal de formation/compétences, la force principale de notre association tout comme celle de nos partenaires reposant sur l’énergie de nos équipes de bénévoles. 

Cela peut paraitre évident, mais pour postuler à cette offre nous espérons que vous portez un intérêt sincère à la cause migratoire et aux valeurs de solidarité et d’accueil inconditionnel. 

Salaire

Conditions  

• CDD jusqu’au 31/12/2024, renouvelable sous condition de financement 
•  Tickets restaurants 
•  Mutuelle d’entreprise à 100% 
•  Frais de déplacements pris en charge si le ou la salarié.e est véhiculé.e 
•  Téléphone et ordinateur professionnel  

Comment postuler

Comment postuler 

Merci d’envoyer une lettre de motivation et votre CV à : recrutement@laubergedesmigrants.fr avant le mardi 14 mai 2024.