Expertise France est l’agence publique de la coopération technique internationale.

 

L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

• gouvernance démocratique, économique et financière ;
• stabilité des pays en situation de crise / post-crise et sécurité ;
• lutte contre le dérèglement climatique et développement urbain durable ;
• renforcement des systèmes de santé, protection sociale et emploi.

Avec un volume d’activité de 340 millions d’euros, et plus de 500 projets en portefeuille dans 110 pays et plus de 78 000 jours d’expertise délivrés par an, Expertise France inscrit son action dans le cadre de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.

 

Expertise France au Liban et en Jordanie

Au Liban, Expertise France met actuellement en œuvre 7 projets et prévoit une stabilisation de son portefeuille 2023 -2025 aux alentours de 24 M€ sur les secteurs : gouvernance, appui à la société civile et aux services de base, sécurité. 38 collaborateurs sont déjà déployés.

La présence d’EF au Liban, depuis 2017, est amenée à se pérenniser. Le bureau au Liban doit donc se structurer à l’aune de la décentralisation du pilotage de l’activité opérationnelle. Il s’agit ainsi de privilégier les mutualisations entre projets, coordonnées au sein de bureaux structurés regroupant à la fois les équipes techniques et les fonctions support (réunis au sein d’Unités Support Projets, USP, dont la nature et le volume (RH, log, achat, finances) sont déterminés par les besoins opérationnels.

Par ailleurs, Expertise France bénéficie, depuis le printemps 2022, de l’accord d’établissement du groupe AFD au Liban et en Jordanie.

En Jordanie, Expertise France met en œuvre 5 projets nationaux et un projet régional dont l’équipe est basée à Amman, pour un portefeuille de 18 M€ sur les secteurs de la gouvernance, prévention des risques de catastrophes, développement durable et protection sociale. 26 collaborateurs sont déployés. Les fonctions supports du bureau Amman sont partiellement mutualisées dans le cadre d’un bureau mutualisé.

 

Un.e Coordinateur/trice des fonctions transversales

 

SITUATION/ POSITION : Département géographique, Direction des opérations

Le.la coordinateur/trice des fonctions transversales basé.e à Beyrouth est placé.e sous la responsabilité hiérarchique de la Coordinatrice Régionale Moyen Orient. Il/elle travaille en lien régulier avec l’ensemble des chefs de projets basés au Liban et en Jordanie. Il pilote une équipe d’agents en charge des fonctions support de tous les projets qu’ils soient basés au sein de l’USP Liban ou du bureau mutualisé Jordanie, sous- base du bureau Liban. Son action s’insère dans la coordination des USP menée par le Département Géographique à la Direction des Opérations. Enfin, il.elle est amené e à être en interaction régulière avec la Direction des Fonctions Transversales au siège.

 

MISSIONS :

Le.la coordinateur/trice des fonctions transversales est responsable du soutien à la mise en œuvre des projets, en lien avec les équipes programme, à travers une Unité Support Pprojets (USP), au service des différents projets concernés. Par ailleurs, il.elle sera chargée de préfigurer et mettre en place une sous base à Amman, en Jordanie. Il.elle coordonne la planification, le pilotage et la mise en œuvre des activités financières, logistiques, contractuelles, administratives, RH de l’ensemble des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France. Il.Elle est responsable du reporting consolidé des projets sur les questions support.

Il.elle assure la coordination d’ensemble des équipes support. Il.Elle assure le management des collaborateurs de la cellule et de la sous base à Amman.

Par ailleurs, le.la CFT devra mettre en place une sous-base support à Amman et l’articuler avec l’USP Liban ; c’est-à-dire notamment déterminer l’organisation RH la plus appropriée par rapport aux besoins et contraintes des projets en cours de mise en œuvre ou de développement, s’assure qu’une implantation physique adaptée aux opérations identifier le cadre RH adapté pour permettre le recrutement et le déploiement du personnel local et international.

Il.elle assure aussi la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau et de la sous-base.

Il.elle travaille en lien étroit avec les partenaires de mise en œuvre des projets : dans ce cadre, il/elle assure le dialogue externe sur les questions support avec les autorités locales et les bailleurs de fonds, toujours en lien avec les personnes ressource du Département géographique, des départements thématiques de la Direction des Opérations et/ou de la Direction des fonctions transversales au siège.

Les principales missions confiées au/à la coordinateur.trice des fonctions transversales sont les suivantes :

Préfiguration et Mise en place d’une sous-base à Amman (2025)

Appuie la définition de l’organigramme cible de l’USP et de la sous base Amman ;

Accompagne les personnels ;

Définit les processus, et met en place les outils et procédures nécessaires à la professionnalisation et l’autonomisation des équipes sur le terrain ;

Définit les rôles et responsabilités de chaque service (RACI), en lien avec le/les responsables concernés pour fluidifier les interactions avec les projets ;

Met à l’échelle certains processus pour appuyer les projets sur une échelle base/sous-base

Management

Coordonne l’ensemble des équipes et assure le management direct des collaborateurs de l’USP et des fonctions support de la sous base Amman ;

Assure la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau et de la sous-base ;

Participe, en lien avec la référente sureté régionale, aux processus de gestion de la sécurité des équipes projet.

Gestion financière

En lien étroit avec les responsable administratif.ve et financier.e qui en a la responsabilité : planification, pilotage et suivi du budget des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France ;

Consolide le suivi budgétaire et prévisionnel mensuel des projets, en lien avec les équipes programme ;

Supervise la trésorerie et la comptabilité mensuelle ;

Responsable des exercices de clôture comptable et des références budgétaires agence ;

Responsable de la sécurité financière ;

Responsable de l’élaboration des rapports financiers, conformes aux règles bailleurs ;

Responsable de la planification, de la mise en œuvre et du suivi des audits des projets en lien avec le siège ;

S’assure de la mise à jour mensuelle de la répartition des coûts (Clé De Répartition) la valide et l’envoie trimestriellement au service concerné. (Après validation du CR) ;

S’assure que la situation de trésorerie de la mission au Liban est saine et que les prévisions de trésorerie sont effectuées en temps opportun ;

Gère la relation bancaire et les comptes bancaires d’EF Liban et en Jordanie, s’assure qu’un solde minimum existe et signale au représentant régional les éventuelles anomalies ;

S’assure que les paiements aux fournisseurs, aux prestataires de services et aux intervenants sont effectués en temps opportun ;

Fournit des conseils et surveille les opérations de change LBP afin d’atténuer les pertes de change potentielles ;

Supervise le processus de clôture de la comptabilité de fin de mois et s’assure que la documentation de la clôture est complète et dûment signée ;

Supervise les opérations comptables quotidiennes et leur conformité aux politiques et pratiques comptables d’EF.

Passation de marchés et subventions

En lien étroit avec le département des affaires juridiques et le/la responsable Contrats qui en a la responsabilité, assure la planification, le pilotage et le suivi de la mise en œuvre du plan de passation de marché des projets, en lien avec les chefs de projet ;

Revoit, avec les responsables Contrats, le processus achat de l’USP et de la sous base Amman (demandes d’achat, règles de passation et d’octroi de subventions, numérotation des contrats) et le communique aux différents services internes ;

Examine les demandes d’achat faites par les chefs de projet et les membres de l’équipe de projets en termes de disponibilité des lignes budgétaires, de disponibilité de trésorerie et de niveaux d’approbation nécessaires.

Logistique et Evènementiel

En lien étroit avec le/la responsable Logistique et Evènementiel, supervise les activités logistiques du bureau : moyens généraux, hygiène et sécurité, gestion des locaux et informatique ;

Valide le suivi logistique mensuel des projets et supervise la gestion des actifs projets et bureau ;

Supervise le parc de véhicules et la gestion des chauffeurs ;

Dépannage de tout problème d’installation ou de configuration logicielle, en consultation avec l’agent de logistique ;

Conseils sur les solutions et améliorations potentielles en ce qui concerne les normes et pratiques informatiques ;

Assistance technique aux équipes projet sur le déploiement de nouvelles applications, de nouvelles règles et réglementations informatiques de Paris, etc.

Administration/RH

Applique la grille salariale d’EF au Liban et en Jordanie ;

En lien étroit avec le/la chargé RH, le cabinet de portage salarial, le département des ressources humaines et le département des affaires juridiques au siège : supervise la gestion administrative des ressources humaines, incluant la mise en place des processus RH sur le terrain (recrutement, évaluation, formation, revue des salaires) ;

Consolide le suivi administratif et RH mensuel des projets ;

En lien étroit avec le/la responsable RH, s’assure du bon déroulé de l’organisation des recrutements ;

S’assure, en lien avec le prestataire paye, que les charges sociales et patronales sont calculée et payées correctement ;

En lien avec la DAF, s’assure de la bonne reprise de paye en comptabilité ;

Agit en tant que point focal d’EF Liban vis-à-vis de l’avocat et des autorités publiques compétentes, sous la direction de la coordinatrice régionale.

Contrôle interne

Responsable de la mise en application du contrôle interne au sein du bureau (transmission des procédures, suivi de leur appropriation) ;

Contribue à l’élaboration de nouvelles procédures pour le terrain en lien avec la Direction des Opérations ;

S’assure que l’information financière et comptable est conforme aux exigences d’Expertise France et des bailleurs de fonds ;

S’assure que les dépenses financières des projets sont conformes au budget de chaque projet et à chaque accord de subvention de projet et informe le(s) gestionnaire(s) de projet concerné(s) si nécessaire ;

Veille à ce que les vérifications internes et externes soient effectuées sans heurts et à ce que les recommandations soient prises en compte et mises en œuvre en temps opportun ;

Développe un environnement rigoureux de contrôle interne du service de soutien et diffuser la culture parmi les membres du personnel de CAM ;

Recommande l’amélioration des mesures, politiques, procédures ou lignes directrices de contrôle interne existantes, si nécessaire ou sur demande.

Affaires juridiques

Maintenir une relation positive et continue avec l’avocat d’EF et le prestataire paye et agir en tant que point focal pour tout problème potentiel qui pourrait survenir.

 

Expériences / Formation

PROFIL SOUHAITE :

Master 2 en commerce, finances, logistique, RH, ou gestion de projet ;

Expérience réussie d’au moins 7 ans en coordination de fonctions support ; une expérience de supervision de base et sous bases pays serait un atout

Maîtrise des différents rôles et taches d’une unité support et trè_s bonne connaissance des cycles afférents : finances, contrats, logistique, administration, RH, audit, contrôle interne ; juridique

Expérience en ONG appréciée

Expérience en management d’équipes nationales et internationales et en conduite du changement indispensable

Bonne maîtrise des fondamentaux de la gestion de projet et du cycle de projet

Bonne maitrise des procédures UE/AFD

Une expérience de l’élaboration de politiques, de procédures et d’outils est exigée Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word

Maîtrise d’un logiciel comptable appréciée

Très bonne maîtrise du français (écrit et oral), et de l’anglais (écrit et oral); la connaissance de l’arabe serait un plus

Aptitudes

Autonomie, réactivité et capacité d’adaptation

Capacité de management et de coordination d’équipes multiples

Capacité de communication

Sens de l’organisation et rigueur

Capacité à travailler sous pression

Sens de la diplomatie

Salaire

Contrat à durée déterminée d’usage (CDDU) de 12 mois, renouvelable

Comment postuler

Lien pour postuler : https://expertise-france.gestmax.fr/11046/1/coordinateur-des-fonctions-transversales-h-f/fr_FR