Description des activités du poste :
A. Missions administratives générales
– Accueillir physiquement les personnes de l’extérieur, les partenaires et les financeurs
– Mettre en forme, suivre et gérer le courrier départ et arrivée, tant le courrier postal
qu’électronique
– Planifier et organiser des réunions, rédiger et mettre en forme les comptes rendus
– Mettre en forme des documents, monter des dossiers, organiser le classement et l’archivage
des documents
– Organiser les commandes de matériels et de fournitures du service
– Assurer une veille informatique
– Apporter un appui et une contribution à la gestion du quotidien de la Direction
B. Gestion Ressources Humaines
B1. Paie
– Collecte des informations pour établir les fiches de paie mensuelles
– Transmission mensuelle des dossiers pour la paie (nouvelle embauche, DPAE, contrat, AM,
AT, CP, CSS, MAT, divers)
– Transmission du tableau de pointage
– Attestation pour les arrêts maladies, maternité

B2. Recrutement
– Organisation et suivi des procédures de recrutement (publication des offres de poste)
– Classement des dossiers de candidatures (première analyse et tri des dossiers)
– Constitution des documents administratifs nécessaires à l’embauche (pièces d’identité, numéro
de sécurité sociale, justificatif d’adresse, RIB, casier judiciaire, diplômes)
– Traitement des Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
– Participation à l’accueil des nouveaux salariés
B3. Gestion du personnel
– Gestion du temps de travail (en collaboration avec les chefs de service) : planning des heures
supplémentaires, astreintes, travail du dimanche)
– Suivi administratif des Congés : planning de départ et retour des congés
– Gestion du dossier CSE (heures de délégation, archivage)
– Déclaration pour les Accidents de Travail et Attestation de salaire
– Déclaration pour Maladie Professionnelle et Attestation de salaire
– Suivi des visites médicales du personnel en lien avec MEDETRAM
– Suivi des dossiers des apprentis
– Suivi dossiers des stagiaires
C. Missions comptables
Facturation
– Réceptionner et classer les factures
– Tenir à jour la remontée des factures des services
– Opérer le traitement de la facturation avec les outils adaptés et en lien avec le service
Comptabilité ; soumettre les factures au paiement