Oeuvrant dans le domaine des énergies renouvelables, Observ’ER (Asso loi 1901, 6 personnes) et la Fondem (FRUP, 9 personnes) recherchent leur assistant.e administratif.ve et d’accueil.

1 – MISSIONS PRINCIPALES

• Accueillir et renseigner les visiteurs : Réception des appels, réception des démarchages, accueil des visiteurs (y compris café d’accueil) ;
• Gestion du courrier : archivage des doubles, affranchissement, , impression de publipostages, affranchissement et envoi – Archivages courriers et bordereaux, NPAI ;
• Accueil prestataires externes, suivi des contrats prestataires (y compris La Poste, téléphonie, copieur, maintenance et entretien…); gestion des fournitures de bureau et des stocks, de la poubelle de recyclage ;
• Tenue de la base de données de contacts : entrée et mise à jour des contacts
• Dactylographie et mise en forme de certains documents (rapports, propositions, courriers)
• Remise de chèques
• Assistance à la direction pour la préparation et le suivi des Conseils d’administration et assemblées générales : envoi convocations, préparation des dossiers et de la salle, d’une collation le cas échéant, suivi du compte-rendu ; actualisation des membres du CA
• Appui aux équipes pour la gestion de dossiers administratifs et/ou comptables (scan de pièces) ponctuels, et tout autre tâche administrative
• Gestion des dossiers OPCO
• Responsable onboarding/offboarding et inventaire des matériels informatiques, en liaison avec prestataire informatique
• Responsabe de la gestion des bureaux : contacts prestataires pour menus travaux, relai de la société d’entretien, office management

OBSERV’ER

• Gestion des revues et ouvrages publiés : préparation des commandes et expéditions, gestion des arrivées de revues et intégration au stock (physique + base de données) ; mise à jour du fonds documentaire, rangement des stocks
• Saisie des factures dans classeur de suivi analytique
• Appui commercial en salon (de façon ponctuelle déplacement en province), préparation des colis d’expédition (5-6 fois par an)

FONDEM

• Préparation du tableau de suivi des paiements et saisie des virements 2 fois par mois
• Gestion de la médecine du travail : prise de rendez-vous, suivi
• Appui recrutement, publication fiche de poste
• Gestion de boîte mail générale ;

4 – RECRUTEMENT

Merci d’envoyer votre CV et une lettre de motivation par mail à l’adresse suivante : kossiba.molia@energies-renouvelables.org

Echéance de l’offre : le 21 juin 2025

Entretiens à prévoir : du 7 au 18 juillet 2025

Avec la référence « ADMIN – VotreNom» dans l’objet du mail et dans le nom du CV et LM. Toute candidature incomplète ne sera pas considérée.

NB : Seuls les candidats sélectionnés pour le 1^er entretien seront contactés, merci de ne pas appeler.