CDI // A pourvoir ASAP // PARIS // Temps partiel à 80%

LA STRUCTURE

ACINA a pour mission l’accompagnement socioprofessionnel des nouveaux arrivants (réfugiés, migrants…) en situation de grande précarité en France. L’association se donne pour objectif de contribuer à l’inclusion durable des personnes vivant en squats, bidonvilles, hôtels sociaux, dans des conditions de grande précarité et d’exclusion par le biais de l’insertion socio-professionnelle. Nos actions visent à sensibiliser, informer, accompagner dans l’accès aux droits, à l’emploi, la formation, l’apprentissage de la langue française et au logement, dans une démarche partenariale forte.

ACINA est une association dynamique qui permet à ses équipes d’évoluer dans un environnement bienveillant et de se former régulièrement afin de proposer des projets innovants dans l’accompagnement social.

En collaboration et sous la responsabilité de la directrice générale à qui il/elle rend périodiquement compte de son activité, le/la Responsable ressources humaines, gestion administrative et moyens généraux travaille au sein du Pôle administratif et assure sa mission en lien étroit avec les directrices de programmes et les responsables d’antenne.

Il/elle assure pour ACINA, les missions de gestion administrative, des Ressources Humaines, et des moyens généraux. Il/elle s’assure de la qualité des pratiques sur ces missions et de leur amélioration, a un rôle de conseil et est force de proposition dans les matières couvertes par sa fonction. Il/elle contribue au bien-être au travail du personnel de l’association et favorise un environnement professionnel en adéquation avec les besoins des équipes. L’association est aujourd’hui composée d’une vingtaine de salariés, et dispose de 4 antennes en Île-de-France.

LES MISSIONS

En collaboration et sous la responsabilité du directeur général à qui il/elle rend périodiquement compte
de son activité, le/la Responsable ressources humaines, gestion administrative et moyens généraux
travaille au sein du Pôle administratif et assure sa mission en lien étroit avec les directrices de
programmes et les responsables d’antenne.

Les missions confiées à le/la Responsable ressources humaines, gestion administrative et moyens
généraux sont les suivantes :
• Il/elle assure pour ACINA, les missions de gestion administrative, des Ressources Humaines, et
des moyens généraux.
• Il/elle s’assure de la qualité des pratiques sur ces missions et de leur amélioration, a un rôle de
conseil et est force de proposition dans les matières couvertes par sa fonction.
• Il/elle contribue au bien-être au travail du personnel de l’association et favorise un environnement
professionnel en adéquation avec les besoins des équipes. L’association est aujourd’hui
composée d’une vingtaine de salariés, et dispose de 4 antennes en Île-de-France. Le poste est
amené à évoluer en fonction du développement des projets de l’association, avec l’accord et dans
le cadre d’une réflexion avec le/la salarié.e.

Les activités réalisées dans le cadre de ce poste sont les suivantes :

GESTION ET DEVELOPPEMENT DES RESSOURCES HUMAINES
• Piloter les recrutements du personnel (salarié.e.s, stagiaires, alternants, volontaires, bénévoles)
de l’association en fonction des besoins : conçoit les offres de poste en lien avec le directeur
général et les responsables concerné.e.s, publie et diffuse les annonces, présélectionne les
candidatures, construit les outils de suivi des candidatures, participe au premier entretien, vérifie
les diplômes et contacte les recommandations.
• Organiser, si besoin, les modalités de remplacement du personnel absent (Congé maternité,
congés sans solde, etc.).
• Planifier l’évaluation des salarié.e.s (entretiens annuels et process de suivi des périodes d’essai)
avec les responsables.
• S’assurer de la réalisation des entretiens professionnels et de formation, élaborer le plan de
formation et de développement des compétences en organisant le recueil des besoins, définir les
orientations, et superviser sa réalisation.
• Gérer le développement des parcours professionnels et favoriser la mobilité interne en facilitant
l’identification des talents et l’acquisition de compétences.

ADMINISTRATION DES RESSOURCES HUMAINES

• Superviser l’administration de la paie et la gestion du personnel (gestion des entrées et des
départs, des visites médicales, DUE, affiliations, rédaction des contrats de travail et des avenants,
suivi des périodes d’essai, suivi des préavis, etc.) et garantie l’exactitude des bulletins de paie et
des analyses sociales.
• Gérer les contrats Mutuelle et Prévoyance.
• Constituer et mettre à jour les dossiers du personnel.
• Élaborer et actualiser les tableaux de bord sociaux (rémunération, congés, formation, etc.) et
harmoniser les process et outils.
• Gérer la commande et la distribution des tickets-restaurants et le remboursement des notes de
frais et des frais de transport.
• Garantir l’application de la réglementation sociale et des obligations légales de l’employeur en
matière de protection sociale et de santé (Code du travail, convention collective, accords
collectifs, règlement intérieur).

PARTICIPATION A LA DEFINITION DE LA STRATEGIE RH
• Participer à l’élaboration de la politique RH (formation, évolution de la politique de rémunération,
avantages RH, amélioration des conditions de travail, etc.).
• Proposer un calendrier d’application des projets RH à la direction.
• Organiser les élections des instances représentatives du personnel.
• Animer les relations avec les instances représentatives du personnel (CSE), sous la présidence de
la direction, et communiquer avec le CSE sur l’avancée des actions RH.
• Veiller à la mise en place des accords conclus et en assurer le suivi.
• Être force de proposition pour la mise en place de mesures de prévention (contre le harcèlement,
etc.), d’instances de régulation des conflits internes, etc.
• Recueillir les besoins et attentes des personnels des antennes, synthétiser ces remontées et
proposer des adaptations et des réponses appropriées, notamment dans le cadre de la mise à jour
annuelle du DUER.

SERVICE GENERAUX

• Planifie et encadre les interventions d’installation, d’aménagement, de maintenance et de réparation (locaux, outils informatiques, téléphonie, ventilation, chauffage, climatisation, photocopieurs…), assure la négociation et le suivi des contrats (baux, prestations de moyens généraux, etc.).
• Contrôler les équipements et les locaux afin qu’ils respectent la réglementation en vigueur et
  garantissent la sécurité des personnes et des biens, veiller à l’application des règles d’hygiène et
  d’entretien dans le respect des exigences en matière de responsabilité sociétale et de
  développement durable.
  • Programmer les actions liées à la sécurité (formations incendie, etc.).
  • Préparer les équipements nécessaires à l’accueil des nouveaux salarié.e.s (matériel informatique,
  codes d’accès, etc.).
  • Gérer l’approvisionnement et les stocks nécessaires à chaque salarié.e (mobilier, équipement
  informatique, fournitures, etc.) en lien avec les responsables de chaque antenne, effectuer les
  commandes de matériels, fluides, consommables, etc. et mettre en place des outils de suivi et de
  gestion visant à maitriser les coûts des services généraux.
  • Assurer la gestion du parc automobile, de la téléphonie mobile et du matériel informatique.
  • Superviser le règlement des éventuels contentieux.

ACTIVITES ANNEXES

Participer à la vie associative, au fonctionnement général de la structure (réunions d’équipe,
journées collectives, assemblée générale, etc.) et à son développement
(mutualisation/capitalisation d’expériences) pour améliorer les pratiques.