Généralités :

 Entité : ESSOR

Objet : Audit du Projet :  Éducation, Expérimentation, Apprentissages (Phase 2)

Période à auditer : 01/07/2024 – 30/06/2027

Date limite de dépôts des offres : 25/04/25

Lieux de l’audit : au siège de l’ONG situé au 92 rue de la Reine Astrid 59700 Marcq en Baroeul

Table des matières

1. Avant-propos (Présenter ici l’OSC et son objet). 3
2. Description du projet (Présenter le projet). 3

III.       Objectif de l’audit. 7

1. Organisation de l’audit. 8

IV1. Méthodologie et approche de l’audit. 8

1. Déroulement et Etendue de l’audit. 8

V1. Réunion de cadrage avec l’auditeur. 8

V2. La réalisation et la restitution de l’audit financier intermédiaire et final 8

1. Rapports à fournir. 9

VII.      Documents de référence. 9

VIII.         Proposition technique et financière. 9

1. Traitements des applications. 10

IX.1 Evaluation des applications. 10

IX.2 Budget. 11

1. Envoi des offres. 11
2. Annexes. 11

XI.1 Budget du Projet. 11

XI.2 Questionnaire à remplir par l’auditeur et à remettre à l’Agence Française de Développement  12

XI.3 Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social Erreur ! Signet non défini.

I.                  Avant-propos

ESSOR est une Association de Solidarité Internationale créée en 1992 dans le but d’aider les populations les plus démunies à acquérir les moyens nécessaires pour améliorer durablement leurs conditions de vie. Sa mission est de faciliter l’appropriation des processus de développement local par les populations elles-mêmes, en concevant et mettant en œuvre des actions concrètes et en favorisant l’exercice de la citoyenneté et de la justice sociale dans les pays concernés. ESSOR mène actuellement une vingtaine de projets répartis entre le Brésil, le Mozambique, la Guinée-Bissau, le Congo Brazzaville et le Tchad. Au Brésil et au Mozambique, ESSOR dispose de coordinations pays reconnues juridiquement au niveau national. Les projets ont pour objectifs de répondre aux besoins des populations, en milieu urbain et rural, en leur donnant accès aux services de base (éducation, formation professionnelle, accès à l’emploi, etc.…) à travers une approche intégrée, impliquant tous les acteurs communautaires, associatifs, privés et publics concernés. Nos projets s’adressent aux populations les plus vulnérables (enfants, adolescents, femmes, paysans, …).

Mission d’ESSOR

La mission / finalité d’ESSOR est d’aider les populations les plus vulnérables à améliorer durablement leurs conditions de vie. Cette mission se mène :

• En trouvant, avec d’autres acteurs des alternatives / pistes d’améliorations portées par des hommes et des femmes engagé(e)s et compétent(e)s.
• En mettant en œuvre avec d’autres des actions (ou dispositifs d’appui) dans 3 domaines spécifiques (Education, FIP, Développement Rural).
• En se retirant de l’action quand autonomie.

Précisions :

En parlant des populations ESSOR précise qu’elle soutient des actions destinées à des groupes cibles (enfants, ados, jeunes et adultes, OCB, familles, services publics…) et non à des individus, même si l’individu est au cœur des préoccupations et des interventions d’ESSOR qui accompagne chaque personne (individu) dans ce parcours d’amélioration de ses conditions de vie.

Par les plus vulnérables ESSOR précise vouloir et chercher à ce que ses projets puissent toucher les plus démunis (en suivant des critères de vulnérabilité socioéconomiques pré établis) et qu’ils soient donc adaptés à leur réalité.

Au travers d’améliorer durablement on peut comprendre le choix d’apprendre à pêcher plutôt que de donner un poisson (principe de responsabilisation cher à ESSOR).

Les conditions de vie sont à la fois matérielles, socioéconomiques mais aussi psychologiques…. Il s’agira, au travers des actions menées dans 3 domaines spécifiques (Education, FIP, Développement Rural), que les personnes touchées perçoivent une amélioration de leur ‘trajectoire de vie’.

Cette mission se mène en :

Trouvant, avec d’autres acteurs au Nord et au Sud (dont les bénéficiaires), des solutions portées par des hommes et des femmes engagé(e)s et compétent(e)s : il s’agira de rechercher et de s’appuyer systématiquement sur d’autres acteurs publics ou privés, notamment les OSC (ONG et OCB au sein des quartiers). Les projets doivent être « co-construits », et la compétence étant un élément clef pour que les actions portent leurs fruits il s’agira aussi de former des hommes et des femmes tant d’un point de vue technique qu’au profit de leur institution. Nous pensons essentiel d’avoir des partenaires de la société civile au sein des quartiers, les OCB.

Mettant en œuvre ces solutions (dans les 3 domaines) avec d’autres. Il s’agira de faire en sorte que les actions concrètes mises en œuvre sur le terrain auprès des populations le soient conjointement avec ces autres acteurs. ESSOR sera à leur côté et s’engage à les renforcer (on se renforce mutuellement et on grandit avec eux) pour assurer une mise en œuvre de qualité. Le « avec » signifie bien qu’ESSOR est présent et actif dans la mise en œuvre. Les « autres acteurs » devraient être « définis et choisis » avec attention : des personnes engagées, des équipes désireuses de progresser, et surtout des valeurs partagées avec celles d’ESSOR. Nous souhaitons que les projets menés conjointement aient une place significative pour le partenaire, comme ils en auront pour nous.

Se retirant de l’action quand autonomie. Ceci signifie que progressivement le relais de l’action est passé aux acteurs locaux qui sont renforcés pour cela et que nous aidons, si nécessaire, à trouver des solutions pour assurer la pérennité des actions et/ou des bénéfices des actions, voir la mise en œuvre de nouvelles. On sait qu’en général ce retrait prend du temps et qu’il faut prévoir généralement au moins 6 à 8 ans, voire plus, pour parvenir à cette pérennisation. Cela n’empêche pas une poursuite d’activité avec le partenaire dans un autre domaine ou une autre zone, ou sous une autre forme, en réseau par exemple….

II.               Description du projet (Présenter le projet)

Le programme Expérimentation, Education, Apprentissages vise à faire de l’éducation inclusive et citoyenne un levier du renforcement du pouvoir d’agir des communautés, de la société civile et des pouvoirs publics. Au cours de cette deuxième phase, 2785 enfants, adolescent·es et jeunes issus de familles vulnérables au Brésil, en Guinée-Bissau, au Mozambique et au Tchad et 1200 jeunes des Hauts-de-France participeront à des programmes d’éducation leur permettant de devenir acteur·rices de changement au sein de leur communauté : les enfants bénéficieront d’un accompagnement intégral alliant accueil préscolaire, parcours de stimulation du développement infantile et appui aux familles, tandis que les Clubs de Jeunes et les ODD Living Labs seront renforcés comme espaces d’opportunité pour les adolescent·es du Parcours Citoyen. Pour soutenir ces activités, ESSOR et ses partenaires misent sur la formation des animateur·rices et éducateur·rices, l’accompagnement des OCB dans la mise en place de méthodologies éducatives pérennes et innovantes, et le renforcement des espaces de concertation réunissant acteurs privés et publics de l’éducation.

Le tableau décrit le projet financé par l’AFD :

III.           Objectif de l’audit

Le projet mis en œuvre par ESSOR, financé à hauteur de 1 062 500 € (56%) par l’AFD, doit faire l’objet d’un audit financier externe (intermédiaire et final) pour les dépenses réalisées au sein du projet. Le terme ici utilisé d’« audit financier » du projet s’apparente précisément à une mission d’exécution de procédures convenues en matière financière, conformément à la norme d’audit ISRS400 de l’IFAC ; il n’est pas attendu un audit financier de projet (qui serait à réaliser selon les normes d’audit ISA). La recherche de l’auditeur externe est l’objectif des termes de référence ici présents.

L’auditeur sélectionné devra exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur le rapport financier établi par ESSOR pour les dépenses mises en œuvre dans le cadre du projet. L’auditeur devra :

• Respecter la liste des vérifications à accomplir, présentée en annexe,
• S’assurer de la conformité du rapport financier au modèle requis par l’AFD,
• S’assurer de l’éligibilité des dépenses effectuées durant le projet et reportées dans le rapport financier
• Se prononcer sur le respect des procédures listées dans la Convention de financement avec l’AFD et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD (https://www.afd.fr/fr/les-organisations-de-la-societe-civile)
• Certifier le rapport financier présenté à l’AFD

IV.            Organisation de l’audit

IV1. Méthodologie et approche de l’audit

Le consultant proposera une note méthodologique pour la réalisation de cet audit. Celle-ci devra notamment préciser la méthodologie d’échantillonnage permettant d’assurer la représentativité des dépenses à contrôler au niveau global et pour chaque rubrique budgétaire.

IV2. Lieu d’Intervention

Les interventions se dérouleront principalement :

– au siège d’ESSOR, situé au 92 rue de la Reine Astriod 59700 Marcq en Baroeul

V.               Déroulement et Etendue de l’audit

L’audit se déroulera en deux temps

V1. Réunion de cadrage avec l’auditeur

Cette réunion devra se tenir dans le mois suivant la signature du contrat. L’objectif principal de cette réunion est une bonne compréhension par l’OSC du périmètre et des modalités de contrôle de l’audit. Elle doit lui permettre de renforcer les procédures internes indispensables au respect de ses obligations contractuelles afin, à terme, de faciliter le travail de contrôle de l’auditeur et de limiter au maximum le taux de dépenses inéligibles constatées en fin d’exécution de projet. Cette réunion peut également permettre à l’auditeur d’émettre des recommandations à l’OSC en début de projet.

V2. La réalisation et la restitution de l’audit financier intermédiaire et final

L’examen comprendra comme tâches principales de :

• S’assurer que toutes les dépenses ont été encourues conformément aux dispositions prévues dans la Convention de financement et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD, avec une vigilance particulière sur les engagements relatifs à la passation des marchés.
• Vérifier les critères d’éligibilité des dépenses reportées dans le rapport financier
• Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur.

Les critères d’éligibilité des dépenses sont principalement les suivants :

• Les dépenses ont été réellement encourues et ce pendant la période couverte par la Convention de financement
• Les dépenses encourues étaient prévues au budget et sont classées dans la bonne catégorie budgétaire.
• Les dépenses encourues étaient nécessaires à la mise en œuvre du projet
• Les dépenses encourues et reportées dans le rapport financier ont été enregistrées et allouées au projet dans le système comptable d’ESSOR ou dans celui de ses partenaires conformément aux normes de comptabilité applicables dans le pays d’établissement de ces derniers et aux pratiques comptables habituelles.

L’audit devra par ailleurs vérifier le respect du corpus procédural tel que présenté au moment de la revue du corpus procédural analysé par le Cabinet désigné et validé par l’AFD (questionnaire conformité OSC) et le respect du corpus procédural tel que décrit et validé dans le questionnaire projet.

L’auditeur réalisera l’ensemble des vérifications mentionnées dans la liste de vérification en Annexe. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.

VI.            Rapports à fournir

A l’issue de la réunion de cadrage décrite dans la partie V1 l’auditeur rédigera, en toute indépendance, une note de cadrage qui consignera ses principales recommandations pour la mise en œuvre de l’audit financier.

La réalisation de l’audit financier décrite dans la partie V2 devra avoir lieu après la fin de chaque tranche du projet (date prévisionnelle de fin Tranche 1 : 31/12/2025 / date de fin prévisionnelle Tranche 2 : 30/06/2027).

Le rapport d’audit de la Tranche 1 devra être fourni dans les trois mois qui suivent la fin de la Tranche et celui de la Tranche 2 dans les 6 mois qui suivent la fin du projet. Il doit impérativement justifier la vérification des dépenses, apporter des commentaires sur chacun des contrôles. Il doit indiquer le montant des dépenses déclarées inéligibles (également commenté pour chaque dépense concernée).  Les procédures de mise en concurrence, les rétrocessions et les valorisations doivent également être évaluées et commentées.

La liste de vérification (cf. annexe) doit être annexée au rapport d’audit.

Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérification des dépenses et formulant les principales recommandations.

VII.        Documents de référence

• Convention de financement du projet entre ESSOR et l’AFD
• Le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD, en fonction de l’AMI auquel le projet a été déposé et sélectionné, est disponible sur le site de l’AFD :

https://www.afd.fr/fr/financements-projets-ong#11154

• Conventions entre ESSOR et chaque partenaire du projet
• Les rapports narratifs du projet
• Le rapport financier du projet au date prévisionnelle de fin Tranche 1 : 31/12/2025 / date de fin prévisionnelle Tranche 2 : 30/06/2027
• Le budget détaillé du projet
• Les pièces justificatives nécessaires aux vérifications

VIII.    Proposition technique et financière

Le consultant invité à soumissionner devra fournir les éléments suivants à ESSOR :

Une proposition technique qui devra indiquer :

• La méthodologie proposée pour la conduite de l’audit
• Les références et expériences du consultant (3 pages maximum) ;
• Le CV du ou des intervenants et la répartition des responsabilités ;
• Le calendrier prévisionnel d’intervention ainsi qu’une estimation des charges en hommes/jours ;

Une proposition financière qui devra indiquer :

• Les coûts totaux de l’audit en EUR TTC
• Les modalités de paiement (échéancier)

Le profil du consultant :

• L’associé signataire du rapport doit être un expert-comptable diplômé et membre des associations professionnelles des Experts Comptables.
• Les personnels associés devront avoir une expérience dans les audits projets financés par les bailleurs publics français.
• Application de standards professionnels reconnus (IFAC, IDEAS, …)

IX.            Traitements des applications

IX.1 Evaluation des applications

Le Consultant sera choisi par la méthode de sélection fondée sur la qualité et le coût :

• Offre technique : compréhension des TDR, méthodologie, expériences du ou des consultants
• Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés, frais annexes, offre globale correspondant au budget disponible

L’évaluation technique suivra la grille d’évaluation suivante (à adapter par l’OSC) :

Une fois les offres reçues et analysées, les demandeurs se réservent le droit de négocier les propositions avec les candidats présélectionnés.

Le demandeur se réserve également le droit de ne sélectionner aucun candidat si aucune offre n’était jugée satisfaisante.

Toute information concernant le projet Éducation, Expérimentation, Apprentissages (Phase 2)

et incluse dans les documents de cet appel d’offres ou fournie séparément doit être traitée de façon strictement confidentielle par le prestataire. Les demandeurs acceptent de ne divulguer ou publier aucune information relative à cet appel à d’offres.

De la même façon, tout document fourni par le prestataire sera considéré comme confidentiel.

 IX.2 Budget

Le budget maximum pour l’audit est de 18 800 euros toutes taxes comprises et toutes missions sur le terrain, incluses.

X.               Envoi des offres

Les offres, sont à envoyer, par mail, en langue française, avec en objet la référence : Audit projet Éducation, Expérimentation, Apprentissages (Phase 2), impérativement à l’adresse suivante : teddy.szostek@essor-ong.org

Date limite d’envoi des candidatures : le « XXX (date) »

XI.            Annexes

XI.1 Budget du Projet

XI.2 Questionnaire à remplir par l’auditeur et à remettre à l’Agence Française de Développement

LISTE DE VERIFICATION AUDIT FINANCIER

L’auditeur retenu au titre de l’appel d’offres s’engage à réaliser l’ensemble des vérifications suivantes, et à annexer cette liste complétée et signée au rapport d’audit intermédiaire ou final. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.