Cet appel à candidatures est ouvert à tous les prestataires éligibles, en accord avec les procédures et principes de hulo. 

Contexte : 

La Coopérative hulo, Humanitarian Logistics Cooperative, est la première Société Coopérative Européenne (SCE) humanitaire créée en juin 2021. En juin 2025, hulo compte 15 organisations membres : ACTED, Action contre la Faim (ACF), Bioport, la Croix-Rouge française (CRF), Fleet Forum, Handicap International / Humanity & Inclusion (HI), International Rescue Committee (IRC), INTERSOS, Médecins du Monde (MDM), Norwegian Refugee Council (NRC), Oxfam Intermón, Plan International, Première Urgence International (PUI), Solidarités International (SI), et Welthungerhilfe (WHH).  

Son objectif est d’accroître l’impact de l’aide humanitaire en renforçant les liens et la solidarité entre les acteurs de la logistique humanitaire et en améliorant les performances grâce à la mise en commun des ressources et de l’expertise en matière de logistique et de chaîne d’approvisionnement. Les « initiatives mutualisées » de Hulo sont déjà en cours dans 7 pays (Burkina Faso, République centrafricaine, République démocratique du Congo, Tchad, Liban, Irak, et Colombie). Les activités sur le terrain sont composées d’achats mutualisés, de ressources humaines partagées, d’une plateforme web permettant la mise en commun de ressources, et d’initiatives environnementales mutualisées. Ces initiatives permettent d’économiser du temps et de l’argent, d’améliorer la qualité des biens et des services fournis et, par conséquent, d’apporter une aide plus efficace à ceux qui en ont le plus besoin. Pour en savoir plus, www.hulo.coop 

En tant que coopérative, hulo peut compter sur le réseau et l’expertise de ses membres (toutes les organisations humanitaires établies). Hulo emploie actuellement une quarantaine de personnes et se développe rapidement.   

Caracteristique du SIRH attendu 

Must have :  

• Saisie des éléments variables de paie ( absences, congés, prime, remboursements de frais, télétravail, tickets restaurants…) 

• Suivi des dossiers des collaborateurs (informations personnelles, historique) 

• Gestion des congés et absences (demandes, approbations, soldes, planification) 

• Gestion du temps de travail (suivi des horaires,d es heures supplémentaires – forfait jour et heures annualisées) 

• Gestion remboursements frais professionnels (abonnements transports) 

• Archivage des documents (contrats, avenants, fiches de paie…) 

• Suivi réglementaire (conformité avec les évolutions du droit du travail et les conventions collectives) 

• Sécurisation des données personnelles (respect du RGPD) 

• Gestion des recrutements (publication et gestion des offres d’emploi, réception et suivi des candidatures, automatisation des réponses, programmation des entretiens) 

• Onboarding (centralisation des documents nécessaires, checklist d’intégration, suivi des étapes de prise de poste) 

• Suivi des indicateurs clef (turnover, masse salariale, ETP, H/F, absenteisme, recrutement, temps de travail…) 

• Tableaux de bord RH (analyse de données, gestion prévisionnelle et orientation de la stratégie RH) 

• Portail collaborateur avec un accès simplifié 

• Diffusion des informations RH (partage de documents et annonces internes) 

Nice to Have :  

• Gestion des déplacements (France et étranger. Demandes, approbation et planification) 

• Signature électronique des documents contractuels 

• Automatisation de la rédaction des contrats et avenants 

• Suivi des compétences (identification des compétences et suivi des évolutions individuelles) 

• Gestion des formations (identification des besoins, planification, suivi des formations effectuées) 

• Evaluation des performances (suivi et planification des entretiens annuels et professionnels (centralisation des données et suivi des objectifs)) 

Extra : 

• Import des salariés mis à disposition, qui sont exclus de la paie (suivi RH, effectif, équipe…) 

• Organigramme 

• Analyse du climat social à partir des données du SIRH 

• Réseau social de la coopérative 

• Suivi admin et obligations légales Santé et Sécurité au Travail 

Critères de sélection  

• Fonctionnalités 
  • Reponse aux fonctionalités décrites ci-dessus.  
• Accessibilité & disponibilité 
  • Accessibilité en ligne 
  • Accès permanent même en mobilité 
• Deploiement & integration 
  • Facilité d’intégration : compatibilité avec les systèmes déjà en place ( (SILAE, SWILE) 
  • Temps de déploiement : rapidité et simplicité d’installation t de mise en œuvre 
  • Migration des données : outils et support pour transférer les données existantes vers le SIRH 
• Adaptabilité & evolutivité 
  • Capacité à évoluer avec la croissance de la coopérative, l’augmentation des effectifs 
  • Adaptabilité aux spécificités de la coopérative (télétravail, salariés mis à disposition, etc.) 
• Expertise et experience 
  • Expérience et expertise du prestataire : nombre d’années d’activité et expertise dans le domaine des solutions RH /saas, notamment auprès d’entreprises de taille similaire ou dans le même secteur d’activité 
• References & fiabilité 
  • Réputation sur le marché et retours des utilisateurs (d’organisation similaire ou secteur similaire)
    pérennité : stabilité financière et longévité du prestataire 
  • Plan de continuité : garanties en cas de panne technique ou de rupture de contrat 
• Securité et conformité 
  • Conformité RGPD, mise à jour  et nouvelles versions, sécurité/sauvegarde/ protection et recupération des données 
• Cout/budget 
  • Tarification compétitive et en adéquation avec les capacités financières de la coopérative 
  • Transparence des coûts : frais d’installation, abonnement, mises à jour et support technique 
• Support client 
  • Formation des utilisateurs : formation initiale et support continu pour les équipes 
  • Documentation : guides utilisateurs, FAQ, et ressources accessibles 
  • Disponibilité et qualité du service d’assistance (maintenance, paramétrage) 
• Ethique 
  • Confidentialité et respect de la déontologie

Calendrier 

• 01/07/2025 – 31/07/2025 : Réception des offres
• 01/08/2025 – 15/08/2025 : Pré-sélection des offres les plus pertinentes
• 15/08/2025 – 31/08/2025 : Organisation de démo
• Fin aout – début septembre : Sélection finale
• Septembre – Octobre : déploiement

Candidature et processus de contractualisation

La prestation est estimée entre 30,000 et 40,000 euros TTC. 

Hulo appelle à candidater pour la totalité des services décrits ci-dessus. Les Prestataires intéressé.e.s devront soumettre leurs candidatures incluant :  

• Proposition financière détaillée (coût d’installation et coût d’utilisation) 
• Couverture fonctionnelle détaillée 
• Proposition d’une stratégie de déploiement avec calendrier prévisionnel

Date de clôture et contact

Les prestataires intéressé.e.s devront soumettre leur candidature avant le 31/01/2025, en envoyant un email à procurement@hulo.coop mentionnant ​“​HULO_RH_HQ_2025_001​ ”​​. 

Une première sélection sera effectuée en fonction de la qualité des offres reçues avant d’entame un cycle de sélection incluant notamment la présentation de la solution proposée à l’équipe projet en accord avec les règles et procédures de la coopérative hulo.  

N.B. l’intérêt manifesté par un.e consultant.e n’implique aucune obligation de la part de hulo pour son inclusion dans la sélection finale.