COORDINATION SUD, HORIZON 2030 :

ANALYSER, APPUYER, INFLUENCER ET STRUCTURER

POUR DES OSC DE SOLIDARITE INTERNATIONALE MOBILISATRICES & ACTRICES DE CHANGEMENTS

 

I. Avant-propos

Coordination SUD est le collectif des ONG françaises de Solidarité Internationale.

Elle assure une double mission d’appui à la professionnalisation des ONG françaises et de représentation de leurs positions auprès des institutions publiques et privées, en France et à l’internationale.
Le Secrétariat exécutif de Coordination SUD est au service du projet collectif de ses membres.
Il met en oeuvre les orientations stratégiques validées par les instances de Coordination SUD.

Ces orientations se déclinent sous forme d’activités dans un plan triennal (2023-2027) pour un budget approximatif de 2 millions€ par an.

 

II. Description du projet

Partant des évolutions constatées dans la mise en oeuvre et l’expression de la solidarité internationale, Coordination SUD entend adapter ses modalités d’action pour des réponses ciblées au plus près des besoins des OSC de SI et pour un dialogue renforcé avec les pouvoirs publics sur les politiques de développement et d’action humanitaire.

Pour ce faire, Coordination SUD confortera ses actions de veille et prospective au service des fonctions d’accompagnement, de plaidoyer et vie associative et tout en contribuant à nourrir orientations et mises en oeuvre de la solidarité internationale par les OSC.

Elle fera évoluer son offre d’appui et de renforcement pour l’ajuster au plus près des besoins des OSC de solidarité internationale et en s’engageant vers la mise place d’un dispositif FRIO élargi en direction des OSC des pays partenaires.

Enfin, centrée ses plus-values, Coordination SUD engagera des actions de plaidoyer ciblées et appuyées sur une approche transversale des enjeux de genre, des jeunesses et d’ECSI.

 

III. Objectif de l’audit

Le projet mis en œuvre par Coordination SUD, financé à hauteur de 65% par l’AFD, doit faire l’objet d’un audit financier externe pour les dépenses réalisées au sein du projet. La recherche de l’auditeur externe est l’objectif des termes de référence ici présents.
L’auditeur sélectionné devra exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur le rapport financier établi par Coordination SUD pour les dépenses mises en oeuvre dans le cadre du projet. L’auditeur devra :

▪ Respecter la liste des vérifications à accomplir, présentée en annexe 2,

▪ S’assurer de la conformité du rapport financier au modèle requis par l’AFD,

▪ S’assurer de l’éligibilité des dépenses effectuées durant le projet et reportées dans le rapport financier

▪ Se prononcer sur le respect des procédures listées dans la Convention de financement avec l’AFD et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD (https://www.afd.fr/fr/les-organisations-de-la-societe-civile)

▪ Certifier le rapport financier à présenter à l’AFD

 

IV. Organisation de l’audit

IV1. Méthodologie et approche de l’audit
Le consultant proposera une note méthodologique pour la réalisation de cet audit. Celle-ci devra notamment préciser la méthodologie d’échantillonnage permettant d’assurer la représentativité des dépenses à contrôler au niveau global et pour chaque rubrique budgétaire.

IV2. Lieu d’Intervention
Les interventions se dérouleront principalement :
– au siège de « Coordination SUD », situé 14 passage Dubail 75 010 Paris.

 

V. Déroulement et Etendue de l’audit

L’audit se déroulera en deux temps : un premier audit (dit intermédiaire) sur les dépenses et le rapport financier de la tranche 1 du projet (01/01/2023-30/06/2024), à réaliser avant le 30 septembre 2024, et un audit final du projet à réaliser avant le 30 mars 2026.

V1. Réunion de cadrage avec l’auditeur
Cette réunion devra se tenir dans le mois suivant la signature du contrat. L’objectif principal de cette réunion est une bonne compréhension par l’OSC du périmètre et des modalités de contrôle de l’audit. Elle doit lui permettre de renforcer les procédures internes indispensables au respect de ses obligations contractuelles afin, à terme, de faciliter le travail de contrôle de l’auditeur et de limiter au maximum le taux de dépenses inéligibles constatées en fin d’exécution de projet. Cette réunion peut également permettre à l’auditeur d’émettre des recommandations à l’OSC en début de projet.

V2. La réalisation et la restitution de l’audit financier
L’examen comprendra comme tâches principales de :

▪ S’assurer que toutes les dépenses ont été encourues conformément aux dispositions prévues dans la Convention de financement et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD, avec une vigilance particulière sur les engagements relatifs à la passation des marchés.

▪ Vérifier les critères d’éligibilité des dépenses reportées dans le rapport financier

▪ Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur.

▪ Vérifier également les critères d’éligibilité des dépenses liées plus spécifiquement aux soutiens FRIO : en effet certains soutiens FRIO n’ont pas pu être réalisés en totalité sur un même projet mais peuvent se chevaucher sur 2 phases de projet : les soutiens FRIO qui n’auront pu être audités pour le triennal 2020/22 doivent l’être sur le triennal 2023/25 ici concerné.

Les critères d’éligibilité des dépenses sont principalement les suivants :

▪ Les dépenses ont été réellement encourues et ce pendant la période couverte par la Convention de financement

▪ Les dépenses encourues étaient prévues au budget et sont classées dans la bonne catégorie budgétaire.

▪ Les dépenses encourues étaient nécessaires à la mise en oeuvre du projet

▪ Les dépenses encourues et reportées dans le rapport financier ont été enregistrées et allouées au projet dans le système comptable de « Coordination SUD » ou dans celui de ses partenaires conformément aux normes de comptabilité applicables dans le pays d’établissement de ces derniers et aux pratiques comptables habituelles.
L’auditeur réalisera l’ensemble des vérifications mentionnées dans la liste de vérification en Annexe 2. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.

 

VI. Rapports à fournir

A l’issue de la réunion de cadrage décrite dans la partie V1 l’auditeur rédigera, en toute indépendance, une note de cadrage qui consignera ses principales recommandations pour la mise en oeuvre de l’audit financier.
L’audit financier portera sur l’intégralité de la convention, citée en objet et se décomposera en 2 vérifications :

• La 1ere vérification se tiendra au cours du 3eme trimestre 2024 et portera sur la tranche 1 qui s’étend du 1er janvier 2023 au 30 juin 2024– 18 mois

• La 2eme vérification se tiendra au cours du 1er trimestre 2026 et portera sur la tranche 2 qui s’étend du 1er juillet 2024 au 31 décembre 2025 – 18 mois.

Le rapport d’audit devra être fourni dans le mois qui suit chaque vérification. Il doit impérativement justifier la vérification des dépenses, apporter des commentaires sur chacun des contrôles. Il doit indiquer le montant des dépenses déclarées inéligibles (également commenté pour chaque dépense concernée). Les procédures de mise en concurrence, les rétrocessions et les valorisations doivent également être évaluées et commentées.

La liste de vérification (cf annexe 2) doit être annexée au rapport d’audit.
Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérification des dépenses et formulant les principales recommandations.

 

VII. Documents de référence

▪ Convention de financement du projet entre « Coordination SUD » et l’AFD

▪ le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD (https://www.afd.fr/sites/afd/files/2017-12/guide-demande-de-financement-initiative-OSC-AFD.pdf)

▪ Conventions entre « Coordination SUD » et chaque partenaire du projet

▪ Les rapports narratifs du projet

▪ Le rapport financier du projet au « 30/06/2024 » puis au « 31/12/2025 ».

▪ Le budget détaillé du projet

▪ Les pièces justificatives nécessaires aux vérifications

 

VIII. Proposition technique et financière

Le consultant invité à soumissionner devra fournir les éléments suivants à « Coordination SUD » :
Une proposition technique qui devra indiquer :

▪ La méthodologie proposée pour la conduite de l’audit

▪ Les références et expériences du cabinet d’audit (3 pages maximum) ;

▪ Le CV du ou des intervenants et la répartition des responsabilités ;

▪ Le calendrier prévisionnel d’intervention ainsi qu’une estimation des charges en hommes/jours ;

Une proposition financière qui devra indiquer :

▪ Les coûts totaux de l’audit en EUR TTC

▪ Les modalités de paiement (échéancier)

Le profil du consultant :

▪ L’associé signataire du rapport doit être un expert-comptable diplômé et membre des associations professionnelles des Experts Comptables.

▪ Les personnels associés devront avoir une expérience dans les audits projets financés par les bailleurs publics français.

▪ Application de standards professionnels reconnus (IFAC, IDEAS, …)

La Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social complétée et signée par la personne habilitée, si le marché est supérieur ou égal à 20 000 euros (cf. Annexe X.3).

 

IX. Traitements des applications

IX.1 Evaluation des applications
Le Consultant sera choisi par la méthode de sélection fondée sur la qualité et le coût :

▪ Offre technique : compréhension des TDR, méthodologie, expériences du ou des consultants

▪ Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés, frais annexes, offre globale correspondant au budget disponible

Une fois les offres reçues et analysées, les demandeurs se réservent le droit de négocier les propositions avec les candidats présélectionnés.
Le demandeur se réserve également le droit de ne sélectionner aucun candidat si aucune offre n’était jugée satisfaisante.
Toute information concernant le projet cité en objet et incluse dans les documents de cet appel d’offres ou fournie séparément doit être traitée de façon strictement confidentielle par le prestataire. Les demandeurs acceptent de ne divulguer ou publier aucune information relative à cet appel à d’offres.
De la même façon, tout document fourni par le prestataire sera considéré comme confidentiel.

IX.2 Budget
Le budget maximum pour l’audit est de 18 000 euros toutes taxes comprises et toutes missions sur le terrain incluses.

 

X. Envoi des offres

Les offres, sont à envoyer, par mail, en langue française, avec en objet la référence : Audit IG, impérativement aux adresses suivantes : antoniw@coordinationsud.org avec demande d’accusé de réception.
Date limite d’envoi des candidatures : le « 15/05/2024 »