Expertise France

Agence publique, Expertise France est l’acteur interministériel de la coopération technique internationale, filiale du groupe Agence française de développement (groupe AFD). Deuxième agence par sa taille en Europe, elle conçoit et met en œuvre des projets qui renforcent durablement les politiques publiques dans les pays en développement et émergents. Gouvernance, sécurité, climat, santé, éducation… Elle intervient sur des domaines clés du développement et contribue aux côtés de ses partenaires à la concrétisation des objectifs de développement durable (ODD). Pour un monde en commun. En savoir plus : www.expertisefrance.fr

Contexte

Dans un contexte de forte croissance, la « fonction finance » au siège a connu de nombreuses évolutions ces dernières années avec notamment :

• la réorganisation de la Direction des Affaires Financières- DAF (création des équipes de Contrôle financier et Contrôle de gestion) et la création d’un Pôle Trésorerie (auparavant une unité)
• l’internalisation de certaines fonctions financières au sein de la Direction des Opérations (DO) avec la création de la cellule pilotage
• Le renforcement de certaines Directions Techniques avec en plus d’un ou une Coordinateur Admin Fi par Direction Technique des « Chargé de Projet Admin-Fi »
• Le développement rapide des Unités Support Projet (USP) dans les pays d’intervention avec des responsables administratifs et financiers et leurs équipes

En 2024, en préparation du déploiement de l’outil comptable dans les USP, un dialogue renforcé a été mis en place avec les Responsables Administratifs et Financiers (RAF) des USP et la DAF. Le projet de déploiement de l’outil comptable dans les USP a d’ailleurs permis le diagnostic et la standardisation de la fonction finance au niveau des USP. La Task Force Décentralisation devrait permettre d’approfondir la standardisation et la relation entre les équipes terrain et le siège.

La suite logique est donc de formaliser les relations entre les équipes terrain et les équipes siège que celles-ci soient basées au niveau des Directions Techniques ou bien au niveau de la DAF.

Objectif

• Faire un diagnostic/état des lieux de la fonction finance existante au sein de l’agence Expertise France, entre les départements DAF et DO (pilotage et DT)
  • Identification des zones de doublons ou insuffisance de contrôles entre différents postes
  • Identification des principales difficultés rencontrées par les équipes
• Standardiser les rôles et périmètre de la filière finance d’une Direction technique à une autre
• Co-construire un RACI de la fonction finance sur la base des besoins de pilotage agence mais aussi de pilotage financier des projets.

Livrables (3 mois)

Phase 1 : 4-6 semaines

• RACI actuel (différents scenari existants) pour les tâches finance du cycle de projet et exercice budgétaire et clôture agence incluant une revue du principe de subsidiarité pour chaque process.
• Consolidation, standardisation et capitalisation des bonnes pratiques existantes (Analyse de Rentabilité Interne, Rapport financier, supports de formation…)

Phase 2 : 4-6 semaines

• Recommandations organisationnelles pour simplification, standardisation des process financier du cycle de projet et des exercices agence
• RACI cibles en fonction de la structure des équipes projet (en cohérence avec les travaux de décentralisation)
• Fiche de poste standardisées pour les fonctions finance clés et organigramme de la filière finance avec liens fonctionnels et hiérarchiques