APPEL A DEVIS

 

DATE ET HEURE LIMITES DE REMISE DES DEVIS : 15 octobre 2024 à 23 :00 (GMT+01:00 Paris, Bruxelles, Copenhague, Madrid). Envoi par e-mail à l’adresse suivante : chloe.laskar@cfi.fr avec impérativement en objet « Terra Asia – Conception et mise en œuvre du dispositif de suivi-évaluation-redevabilité-apprentissage (SERA) du projet »

1. CONTEXTE

1.1. Présentation de CFI

Canal France International : une agence publique d’appui aux médias

CFI agit pour favoriser le développement des médias partout dans le monde et en particulier en Afrique subsaharienne, dans le monde arabe et dans les pays du voisinage de l’Union européenne. Au cœur de notre action : la lutte contre la désinformation, la promotion de l’égalité entre les femmes et les hommes, la protection de l’environnement, la promotion de la démocratie et de l’engagement citoyen. CFI est un opérateur du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères et une filiale du Groupe France Médias Monde.

1.2. Contexte de l’Appel à devis

Le projet Terra Asia, doté d’un budget de 906 691 € et s’étalant sur 31 mois (de mai 2024 à novembre 2026), est une initiative ambitieuse pilotée par CFI avec le soutien du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères français. Ce projet a pour objectif de renforcer les capacités des médias publics dans la région indopacifique, une zone particulièrement exposée aux enjeux environnementaux et climatiques. Les pays impliqués dans ce projet sont l’Indonésie, les Philippines, la Papouasie-Nouvelle-Guinée, le Timor Oriental et les Fidji.

L’Asia Pacific Institute for Broadcasting Development (AIBD), partenaire principal de CFI pour le projet Terra Asia, est une organisation régionale intergouvernementale qui œuvre pour le soutien et la promotion du développement médiatique. L’AIBD joue un rôle clé en influençant les décideurs médiatiques de la région. Lors de la conférence annuelle de 2023, qui a réuni tous les médias membres de l’organisation, un accent particulier a été mis sur les enjeux environnementaux et la lutte contre la désinformation. Ainsi, le projet Terra Asia se concentrera spécifiquement sur le soutien de quatre médias publics locaux par la formation et le renforcement des compétences journalistiques.

En parallèle, Terra Asia aligne ses objectifs avec les stratégies de la France dans la région indopacifique, en accentuant le renforcement des capacités des médias publics pour aborder des questions cruciales telles que le changement climatique, la biodiversité, et la gestion durable des océans. Cette initiative s’inscrit dans un contexte de reconnaissance accrue de l’importance stratégique de l’Indopacifique, mise en lumière par des visites de haut niveau, notamment celle du Président de la République française en Papouasie-Nouvelle-Guinée et au Vanuatu en 2023

L’objectif Général du projet :

Contribuer à renforcer les connaissances et les compétences des médias de l’AIBD dans la production et la diffusion d’informations relatives aux enjeux environnementaux et en luttant contre la désinformation.

Les objectifs Spécifiques :

1. OS 1 : Accroître les connaissances des médias sur les enjeux environnementaux pour toucher un large public sur les enjeux globaux de la région.
2. OS 2 : Renforcer les capacités des médias pour traiter des enjeux environnementaux et faire face à la désinformation propre aux réseaux sociaux.
3. OS 3 : Appuyer la production de contenus numériques axés sur les enjeux environnementaux et favoriser leur diffusion.

Le présent Appel à devis a pour objet la définition des termes contractuels du futur contrat, ci-après désigné « contrat », ultérieurement conclu entre CFI et le prestataire sélectionné. Les termes du contrat énoncés dans le présent Appel à devis ont valeur prévisionnelle / informative et pourront faire l’objet de modification unilatérale de la part de CFI préalablement à sa conclusion.

2. OBJET DU PRÉSENT APPEL A DEVIS

2.1. Objet

Le présent appel à devis a pour objectif d’identifier un prestataire pour concevoir et mettre en place un dispositif de suivi-évaluation-redevabilité-apprentissage (SERA) permettant de mesurer la réalisation des objectifs du projet Terra Asia. Cet appel à devis ne constitue en aucune manière une promesse d’attribution du futur contrat pour les sociétés candidates.

Le contrat conclu entre CFI et le prestataire choisi sera un contrat de prestation de services^[1] soumis aux dispositions du Code de la commande publique.

2.2. Prestations prévisionnelles du contrat

2.2.1.Description des prestations

Les prestations confiées au prestataire seront :

1. Conception du dispositif SERA :

• Evaluer les besoins, pratiques et capacités de l’équipe projet et des partenaires en termes d’outils, de collecte, de consolidation et d’analyse des informations.
• Élaborer un plan complet de suivi et évaluation co-construit qui aligne les indicateurs de performance avec les objectifs spécifiques du projet Terra Asia (indicateurs, cibles, sources de vérification). Cette stratégie doit également tenir compte de la stratégie genre de CFI, assurant ainsi que les questions de genre sont adéquatement adressées et mesurées tout au long du projet.
• Définir des mécanismes de redevabilité clairs pour toutes les parties prenantes impliquées dans le projet, assurant la transparence et la responsabilité.
• Intégrer une approche d’apprentissage continu pour permettre l’adaptation et l’amélioration des activités du projet basées sur les données recueillies et les leçons apprises.

 

1. Mise en place du dispositif :

• Déployer des outils et technologies adaptés pour la collecte et l’analyse des données. Cela peut inclure l’utilisation de logiciels de gestion de données, de plateformes en ligne pour réaliser des enquêtes. Le prestataire devra être proactif et innovant, proposant des solutions qui optimisent l’efficacité et la performance des processus.
• Former les équipes du projet et éventuellement les partenaires locaux à l’utilisation efficace du dispositif SERA, en assurant que tous les utilisateurs comprennent leur rôle dans le processus de suivi et d’évaluation.

 

1. Gestion et suivi :

• Coordonner la collecte et la gestion des données en collaboration avec le responsable du projet et en s’appuyant sur le coordinateur régional et l’assistante de projet.
• Réaliser des entretiens à distance avec les bénéficiaires et les partenaires du projet pour évaluer la qualité des activités menées, en mettant un accent particulier sur les sessions de formation et les programmes d’accompagnement destinés aux médias bénéficiaires.
• Produire des rapports périodiques de suivi et d’évaluation qui documentent les résultats, les impacts et les défis rencontrés, en fournissant des recommandations basées sur les analyses effectuées. Le format des rapports est à définir en concertation avec le responsable du projet dès le démarrage de la prestation.
• Maintenir et mettre à jour régulièrement un tableau de bord de suivi accessible à l’équipe projet, permettant un accès en temps réel aux progrès et aux résultats du projet.

 

1. Évaluation des résultats et redevabilité :

• Organiser des revues de projet périodiques avec l’équipe de mise en œuvre ainsi que les parties prenantes pour évaluer les résultats et ajuster les stratégies si nécessaire.
• Identifier les opportunités d’amélioration basées sur les données et les feedbacks recueillis à travers le dispositif SERA (en particulier les sessions de formation et d’accompagnement des médias bénéficiaires).
• Mettre en place des ateliers et des sessions de retour d’expérience pour intégrer les apprentissages dans les pratiques courantes et futures du projet. Format à définir en concertation avec le responsable du projet.

 

1. Communication des résultats et production des rapports.

• Préparer des rapports flash périodiques qui mettent en lumière les avancées du projet, ses succès et les leçons apprises.
• Produire des rapports annuels et un rapport final de capitalisation qui dressent un état des lieux complet de la mise en œuvre des activités du projet et de l’atteinte des objectifs fixés. Ces documents capitaliseront également les enseignements tirés tout au long du projet pour enrichir la phase suivante et/ou d’autres initiatives similaires, assurant ainsi la transmission des connaissances et l’amélioration continue des pratiques.
• Effectuer un examen détaillé à mi-parcours pour regrouper et analyser les informations pertinentes. Ce processus inclut l’assistance dans l’évaluation interne préparatoire à l’évaluation externe et l’intégration des résultats de cet examen pour affiner et si nécessaire, adapter le dispositif SERA.

 

2.2.2.Livrables et échéances prévisionnelles

LIVRABLES PERIODIQUES
Type de livrables	Echéances
Note de cadrage avec diagnostic initial et stratégie pour le dispositif SERA (limitée à 15 pages), accompagnée d’une présentation PowerPoint	Au plus tard le 15 novembre 2024
Dispositif de suivi, évaluation, apprentissage et redevabilité (SERA) présenté sous forme de document écrit (limité à 30 pages), incluant les outils associés (applications, formulaires, tableaux Excel), avec une réunion de présentation du dispositif utilisant PowerPoint	Au plus tard le 30 novembre 2024
Révision à mi-parcours du dispositif SERA, accompagnée d’une note synthétique des mises à jour potentielles à apporter au dispositif (limitée à 5 pages)	Au plus tard en juillet 2025
Quatre rapports semestriels de suivi et d’évaluation des avancées du projet, chacun accompagné d’un tableau de bord récapitulatif des indicateurs et présenté lors d’une réunion avec PowerPoint	Tous les (6) six mois à partir de la date d’entrée en vigueur du contrat

LIVRABLES FINAUX
Type de livrables	Echéances
Rapport final de capitalisation	Au plus tard 20 jours avant l’échéance du contrat
Archive finale de toutes les données et rapports générés par le projet	Au plus tard le 10 jours avant l’échéance du contrat

 

Note de cadrage avec diagnostic initial et stratégie pour le dispositif SERA :

• Cette note comprendra une analyse détaillée des besoins, des capacités actuelles de l’équipe projet et des partenaires, ainsi qu’une évaluation des outils et pratiques existants en termes de collecte et d’analyse de données.
• Elle proposera également un plan détaillé qui décrit les étapes à suivre pour la conception et la mise en place du dispositif SERA, incluant les indicateurs, les sources de vérification, et les mécanismes de redevabilité adaptés aux objectifs du projet Terra Asia et à la stratégie genre de CFI.

Dispositif de suivi, évaluation, apprentissage et redevabilité (SERA) présenté sous forme de document écrit, incluant les outils associés (applications, formulaires, tableaux Excel), avec une réunion de présentation du dispositif utilisant PowerPoint

• Ce livrable comprendra le cadre détaillé du dispositif SERA avec les outils spécifiques requis pour sa mise en œuvre, tels que les applications de collecte de données, les formulaires pour la saisie et l’analyse, et les tableaux Excel pour le suivi des indicateurs.
• Une réunion de lancement sera organisée pour présenter le dispositif aux utilisateurs finaux, accompagnée d’une présentation PowerPoint détaillant le fonctionnement et l’utilisation des outils, afin d’assurer une mise en œuvre efficace.

Atelier de formation pour les équipes du projet sur l’utilisation des outils de collecte de données relatifs au dispositif SERA

• Cet atelier vise à former les membres de l’équipe du projet sur la manière d’utiliser efficacement les outils et technologies impliqués dans le dispositif SERA. L’accent sera mis sur les meilleures pratiques pour la collecte, la gestion et l’analyse des données.
• La formation comprendra des sessions interactives, des démonstrations pratiques et des exercices de mise en situation pour garantir que tous les participants acquièrent les compétences nécessaires.

Révision à mi-parcours du dispositif SERA

• Cette révision évaluera l’efficacité du dispositif SERA, identifiera les problèmes et défis rencontrés et proposera des ajustements pour améliorer la collecte de données et le suivi des résultats.
• Impliquer les parties prenantes dans cette révision pour recueillir leurs feedbacks et suggestions, renforçant ainsi la redevabilité et l’apprentissage continu du projet.

 

Quatre rapports semestriels de suivi et d’évaluation des avancées du projet, chacun accompagné d’un tableau de bord récapitulatif des indicateurs et présenté lors d’une réunion avec PowerPoint

• Chaque rapport semestriel fournira une analyse complète des progrès réalisés par rapport aux objectifs du projet, une évaluation de l’impact des activités et une synthèse des leçons apprises.
• Un tableau de bord récapitulatif des indicateurs sera mis à jour à chaque période de reporting pour offrir une vue d’ensemble des performances du projet.
• Les résultats seront présentés lors d’une réunion structurée avec les parties prenantes, utilisant une présentation PowerPoint pour faciliter la discussion et la prise de décision.

 

Entretiens aléatoires à réaliser à l’issue des activités du projet (séminaires, formations, visites de terrain, etc.) pour enrichir les rapports d’apprentissage :

• Ces entretiens permettront de recueillir des retours directs et variés sur les expériences des participants et leur perception des initiatives.
• Les idées recueillies contribueront à l’amélioration continue du projet et à l’ajustement des stratégies en fonction des retours sur le terrain.

 

Les livrables devront être rédigés en français ou en anglais. De plus, certaines réunion et ateliers de travail avec les partenaires/bénéficiaires du projet dans les pays d’intervention auront lieux en anglais.

Ainsi, la langue de communication utilisée dans le cadre de cette Prestation, sera le français ou l’anglais.

Tout livrable non-rédigé en français ou en anglais fera l’objet d’un refus par CFI, le Prestataire devra effectuer les modifications afin de se conformer à la langue imposée dans un délai qui lui sera transmis par CFI sans que cela ne fasse l’objet d’une rémunération ou compensation de quelque nature ou montant qu’elle soit.

3. DUREE PREVISIONNELLE DU CONTRAT

La durée du Contrat sera de dix (10) mois à compter de la date de signature par la dernière des deux parties.

Le futur contrat fera l’objet d’une (1) reconduction de dix-sept (17) mois chacune dans les modalités définies au sein de cet article. La durée totale maximale du contrat, reconduction comprise, ne pourra excéder vingt-sept (27) mois.

La reconduction est tacite.

En cas d’absence de reconduction, aucune compensation ni indemnité de nature quelle qu’elle soit ne pourra être demandée par le Prestataire

Le Prestataire ne peut pas refuser la reconduction[2].

  4. LIEU D’EXECUTION DES PRESTATIONS

Les prestations seront exécutées au lieu de travail habituel du Prestataire. Des réunions de travail et d’échanges pourront être organisées en visio-conférence.

5. VALEUR TOTALE ESTIMEE

5.1.  Montant et forme des prix

L’enveloppe financière maximale allouée à la réalisation des prestations dans le cadre du contrat s’élève à seize mille cinq cents euros hors taxes (16 500 € HT).

Les prestations du contrat sont réglées par un prix global et forfaitaire fixé dans le devis estimatif daté et signé par la société candidate.

5.2. Prix en cas de sous-traitance

En cas de sous-traitance, les prix du contrat sont réputés couvrir les frais de coordination et de contrôle, par le prestataire, de ses sous-traitants ainsi que les conséquences de leurs défaillances éventuelles.

6. CONDITIONS D’ENVOI DES PROPOSITIONS

6.1. Contenu des propositions

Toute proposition incomplète fera l’objet d’un refus de la part de CFI sans que la société candidate n’ait la possibilité de la compléter.

Chaque société candidate doit produire une proposition complète comprenant l’ensemble des pièces et informations énumérées ci-après, sous peine d’être éliminée par CFI :

• Une proposition technique (20 pages maximum recto A4 hors annexes) décrivant la méthodologie proposée pour conduire les prestations, au regard notamment, de la propre expérience de l’équipe ou la personne dédiée au contrat au sein de la société candidate (détail des expériences en lien avec le contrat) ;
• Le CV de chaque personne membre de l’équipe ou la personne en charge de l’exécution des prestations au sein de la société candidate ;
• Un devis, indiquant hors frais de mission, le prix global et forfaitaire hors taxe (HT).

Dans son devis, la société candidate indique le montant global et forfaitaire qu’elle propose au titre de son offre. Ce montant a valeur contractuelle.

L’ensemble de ces documents devra être rédigé en langue française ou anglaise par la société candidate sous peine de voir sa proposition éliminée par CFI.

6.2. Conditions d’envoi des propositions

La société candidate devra remettre sa proposition à l’adresse indiquée en page de garde du présent Appel à devis.

 

Les propositions complètes devront impérativement parvenir à CFI avant la date limite indiquée en page de garde du présent Appel à devis.

Seuls seront reçues les propositions qui ont été reçues au plus tard à la date et à l’heure limites mentionnées en page de garde du présent Appel à devis. Les propositions qui sont reçues ou remises après ces date et heure ne seront pas ouvertes.

Une fois sélectionné le prestataire devra fournir à CFI des documents complémentaires[3].

6.3. Délai de validité des propositions

Le délai de validité des propositions est fixé à soixante (60) jours calendaires à compter de la date limite de remise des offres.

En répondant au présent Appel à devis la société candidate a accepté sans réserve les conditions. Sa candidature et son offre l’engagent pour toute la durée prévue au présent article.

La société candidate ne peut se désengager avant expiration ce délai.

7. SELECTION DES PROPOSITIONS

Critères		Pondération
Critère 1	Valeur technique	80%
Sous-critère 1.1	Compréhension des enjeux et des attentes de l’Appel à devis	20
Sous-critère 1.2	Qualité de la méthodologie et des processus proposés pour la conception et le suivi du dispositif SERA	20
Sous-critère 1.3	Compétences et références de l’équipe proposée par le prestataire en suivi et évaluation, spécifiquement pour la conception et le suivi de dispositifs SERA	30
Sous-critère 1.4	Expériences professionnelles pertinentes de l’équipe proposée dans le cadre de projets d’accompagnement et de renforcement des capacités des médias	10
Critère 2	Valeur du prix	20%
Sous-critère 2.1	Évaluation du coût total de la prestation	20

 

FIN DE L’APPEL A DEVIS

[1] En application de l’Article L. 1111-4 du Code de la commande publique

[2] Conformément à l’article R2112-4 du Code de la commande publique.

[3] Une fois sélectionné, le Prestataire devra fournir à CFI l’intégralité des documents mentionnés dans le courrier d’attribution.