English version

Kigali, June 16th, 2025

1. INTRODUCTION

The Wildlife Conservation Society (“WCS”) is a New York not-for-profit corporation and is a tax-exempt organization as described in Section 501(c) (3) of the U.S. Internal Revenue Code. WCS’s charitable purpose is to save wildlife and wild lands through careful science, international conservation, education, and the management of the world’s largest system of urban wildlife parks.

Wildlife Conservation Society (WCS) operates across the world. In Africa, WCS is currently working in Cameroun, Central Africa Republic, Chad, Congo, Democratic Republic of Congo, Kenya, Madagascar, Mozambique, Nigeria, Rwanda, Tanzania, and Uganda.

In order to respond to the needs of those countries, WCS Africa Regional Office wants to constitute a database of vendors for the procurement of goods, services and works; hence this call for the expression of interest which may lead to an umbrella agreement procedure for some categories.

2. CONCERNED CATEGORIES

The following are the categories that vendors are called to express their interest in:

3. REQUIREMENTS AND SELECTION CRITERIA

Interested vendors should submit the required information and documentation through the link provided in section 5. Their bids will be evaluated against the following criteria:

General Criteria

• Eligibility

Have provided all requested administrative documents in order, including:

• Trade Register
• 2024 Tax Clearance Certificate
• Geographic Address
• Contact Person’s Contact Information

• Bonus Criteria
  • Financial statements (two most recent financial statements)

Criteria Specific to Each Category

• Mandatory Criteria
  • Expertise
  • References
  • Certificates of Good Performance
• Bonus Criteria
  • Standardization Certifications
  • Brand Representation
  • Product Catalogs

4. INTENTION TO BID & REQUEST FOR CLARIFICATION

• Intention to bid

Please email confirmation of your intent to submit your expression of interest to africaprocurement@wcs.org no later than Sunday July 6^th, 2025, at 11:59 pm UTC.

• Clarifications

Interested vendors may ask clarifications by sending e-mail to africaprocurement@wcs.org not later than Sunday July 6^th, 2025, at 11:59 pm UTC.

5. SUBMISSION OF EXPRESSION OF INTEREST

To receive consideration, your expression of interest must be submitted as following:

• Fill the online submission form through the following link:

https://forms.office.com/r/eHuCgsYCG3

• Submit all the attachments to the email address africaprocurement@wcs.org according to following instructions:

All documents for a given question must be consolidated into a single PDF file with a maximum file size of 10 MB. The file name should be as follows: <Bidder – Type of document – Category (if applicable)>

(E.g.: the file « ABZ – Completion Certificates – Animal Tracking.pdf » refers to the compilation of completion certificates submitted by company ABZ for the Animal Tracking category).

• The online form and the email attachments must all be submitted no later than Tuesday July 15^th, 2025, at 11:59 pm UTC.

French version 

1. INTRODUCTION

Wildlife Conservation Society (« WCS ») est une organisation à but non lucratif basée à New York, exonérée d’impôts conformément à la section 501(c)(3) du Code fiscal des États-Unis. Sa mission est de protéger la faune et les habitats naturels grâce à la science, à la conservation internationale, à l’éducation et à la gestion du plus grand réseau mondial de parcs urbains dédiés à la vie sauvage.

WCS opère dans le monde entier. En Afrique, WCS est actuellement présente au Cameroun, en République Centrafricaine, au Tchad, au Congo, en République Démocratique du Congo, au Kenya, à Madagascar, au Mozambique, au Nigeria, au Rwanda, en Tanzanie et en Ouganda.

Afin de répondre aux besoins de ces pays, le Bureau Régional Afrique de WCS souhaite constituer une base de données de fournisseurs pour l’acquisition de biens, services et travaux ; d’où cet appel à manifestation d’intérêt qui pourrait déboucher pour certaines catégories sur un processus d’accord-cadre.

2. CATÉGORIES CONCERNÉES

Les catégories suivantes sont celles sur lesquelles les fournisseurs sont invités à manifester leur intérêt :

3. EXIGENCES ET CRITÈRES DE SÉLECTION

Les offres seront évaluées selon les critères suivants :

Critères Généraux

• Admissibilité

Avoir soumis tous les documents administratifs requis, en ordre, notamment :

• Registre de commerce
• Attestation de Régularité Fiscale 2024
• Adresse géographique
• Coordonnées de la personne contact

• Critères à bonus
  • États financiers (les deux états financiers les plus récents)

Critères Spécifiques à chaque Catégorie

• Critères obligatoires
  • Expertise
  • Références
  • Attestations de Bonne Exécution
• Critères à bonus
  • Certifications de standardisation
  • Représentation de marques
  • Catalogues de produits

4. INTENTION DE SOUMISSION & DEMANDE DE CLARIFICATIONS

• Intention de soumission

Veuillez envoyer une confirmation de votre intention de soumissionner à africaprocurement@wcs.org au plus tard le dimanche 06 juillet 2025 à 23h59 UTC.

• Clarifications

Les fournisseurs intéressés peuvent demander des clarifications en écrivant à africaprocurement@wcs.org au plus tard le dimanche 06 juillet 2025 à 23h59 UTC.

5. SOUMISSION DE LA MANIFESTATION D’INTÉRÊT

Pour être considérée, votre manifestation d’intérêt doit être soumise comme suit :

• Renseigner le formulaire de soumission en ligne via le lien suivant :

https://forms.office.com/r/eHuCgsYCG3

• Soumettre toutes les pièces jointes à l’adresse africaprocurement@wcs.org en suivant les instructions suivantes :

Tous les documents d’une question donnée doivent être consolidés en un seul fichier au format pdf avec une taille maximum de 10 MB. Le nom du fichier doit se présenter comme suit : « Soumissionnaire – Type de document – Catégorie (si applicable) »

(Ex: le fichier nommé « ABZ – Attestations de Bonne Exécution – Traçage des animaux.pdf » correspond à la compilation des Attestations de Bonne Exécution soumises par l’entreprise ABZ pour la catégorie Traçage des animaux).

• Soumettre le tout (formulaire en ligne et pièces jointes) au plus tard le mardi 15 juillet 2025 à 23h59 UTC.