Haïti : Country Finance Manager, Haïti

Description

Département : Finance

Contrat : CDD

Pays : Haïti

Durée 12 mois

Ville : Port-Au-Prince

Date de démarrage : 01/03/2018

Présentation d’ACTED

Depuis 1993, l’ONG ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en oeuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme. ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable. Nous oeuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire : notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. Chaque année, nous mettons en oeuvre plus de 450 projets auprès de 11 millions de bénéficiaires dans 35 pays, grâce à une équipe de 4300 employés nationaux et 300 employés internationaux.

Description du pays

Nombre de projets : 6
Nombre de zones : 4
Nombre de salariés nationaux : 300
Budget annuel (EUR) : 5M €
Nbr de salariés internationaux : 143

Contexte du poste et principaux défis

ACTED est présente en Haïti depuis 2004 auprès des populations les plus vulnérables, d’abord dans le centre du pays et, depuis l’intervention d’urgence à la suite du séisme de 2010, à travers l’île et notamment dans le Grand Sud. Haïti reste l’un des pays les plus exposés aux catastrophes naturelles. La sécheresse qui a touché le pays en 2015 a exacerbé les problématiques liées à l’eau et à la sécurité alimentaire. À cette exposition aux aléas climatiques s’ajoutent l’épidémie de choléra qui sévit depuis octobre 2010 ainsi que des problèmes d’ordre environnemental, politique et socioéconomique. Alors que le pays s’engage dans une phase de développement, ACTED continue d’accompagner le renforcement de la société civile, de lutter contre le choléra et d’améliorer la gestion de l’eau, tout en développant des initiatives innovantes dans le domaine de l’assainissement.

Mise à jour novembre 2016 | Urgence Matthew – L’ONG ACTED est notamment présente dans les départements du Sud et de Grand’Anse, touchés de plein fouet par l’ouragan Matthew le 4 octobre 2016. Aujourd’hui ce sont plus de 150 personnes qui sont mobilisées auprès des populations touchées par le passage dévastateur de l’ouragan Matthew en Haïti, avec une réponse d’urgence multi-sectorielle : distributions de rations alimentaires familiales, traitement et accès à l’eau potable et aux services essentiels, distributions de biens de première nécessité, lutte contre le choléra, renforcement de l’habitat.

Description du poste

1. Comptabilité et gestion de la trésorerie
1.1 Gestion de la Comptabilité-superviser le cycle comptable pour la mission
a) Inscrire dans les délais et avec des données précises les entrées dans le livre de caisse, le compte banquaire en suivant SAGA et les descriptions standards définies dans le manuel de procédures financières globales d’ACTED.
b) Vérifier et coordonner la compilation mensuelle des comptes de chaque zone
c) Superviser le cash et l’équilibre financier en vérifiant les procédures lors de la clôture des comptes mensuels.
d) Communiquer les comptes à un rythme mensuel au siège, en respectant les procédures et les délais SAGA en ligne avec l’agenda de comptabilité mensuel comme pour les procédures finances d’ACTED.
e) Gérer la présentation, la circulation le remplissage des bons de commande et l’archivage des documents comptables et financiers en conformité avec les procédures FLAT et finances (maintenir un suivi du remplissage à jour : A8.01_Red Cell Game) ; Vérifier sur une base aléatoire, la qualité et la conformité des documents en provenance des zones quand ils sont centralisés.
f) Superviser les clôtures comptables semestrielles et annuelles à la fois sous les aspects de comptabilité générale et analytique ( V1 et V2)
1.2 Gestion de la trésorerie –assurer un contrôle et une gestion fluide de la trésorerie
a) Garantir des procédures justifiées de choix des banques, ouvrir/clôturer les comptes bancaires sous l’autorité du CEO
b) Superviser la gestion des comptes bancaires : contrôler, suivre et s’assurer que les flux sont correctement retranscrits (avances, transferts etc…) vérifier les soldes et les justificatifs, les visas autorisés; Faire remonter au siège via les outils de reporting A1_PRATIC ;
c) Superviser la gestion de l’épargne et des espèces : montant disponible, les soldes, instructions de sécurité;
d) Evaluer les besoins mensuels de trésorerie pour les projets et les zones, remplir et partager le formulaire A4.01_Cash Request le quinzième jour de chaque mois.
e) Gérer les transferts d’argent, les apports de cash aux zones et les montants en circulation, tout en définissant les procédures de paiement (virements bancaires, chèques, espèces etc…)
f) S’assurer que les bailleurs sont facturés à temps et le faire remonter via l’outil A4.04_ATROCE, en conformité avec les bonnes pratiques décrites dans le plan MIAHOU.

2. Engagement des dépenses, contrôle du budget, & gestion financière
2.1 Engagement des dépenses –garantie de la disponibilité du budget et de la conformité avec les procédures d’ACTED et des bailleurs avant les ordres de paiement
a) Recueillir les visas des membres du staff autorisés, mettre en place les plafonds d’engagement en monnaies locales, définir les méthodes et les échéances de paiement;
b) Avant d’engager/de payer une dépense vérifier les niveaux d’autorisation, la disponibilité du budget, la ligne budgétaire sur laquelle la dépense doit être faite, en s’assurant de la complète conformité avec les procédures d’ACTED et des bailleurs :
– En étroite coordination avec le responsable logistique pays (CLM) ou son équivalent, négocier les termes des contrats notamment le calendrier des paiements & les obligations fiscales ; s’assurer que les procédures d’achat sont respectées, ; suivre les engagements et les paiements via l’outil A7.02_Contract Follow-Up (CFU) ; s’assurer du contrôle des points financiers, de la conformité, du budget durant les réunions du comité d’achats ; vérifier la cohérence entre les bons de commande, les offres/commandes, les ordres d’achat, les documents d’appels d’offre, les documents de passation des marchés, les contrats, les factures, les reçus, les attestations de service faits ; vérifier la légitimité du receveur à encaisser le paiement.
– En étroite coordination avec l’équipe Administration, s’assurer que les contrats du staff sont en ligne avec la grille des salaires standards d’ACTED, de la disponibilité des budgets, et des réglementations ; proposer des révisions salariales en se fondant sur du benchmarking, la législation du pays et la contrainte budgétaire ; vérifier et valider la paye chaque 25 du mois.
– Vérifier l’exactitude et la conformité des documents comptables des partenaires avant paiement.
2.2 Suivi du budget du projet, contrôle des coûts de la mission, audits internes et externes-anticiper et atténuer les risques financiers en s’assurant que les opérations sont conduites de façon conforme et efficiente
a) Piloter le suivi du budget (A7.01) et le processus de consolidation via les Allocation Tables (A5).
b) Analyser et faire remonter les écarts entre les budgets planifiés et l’actualité des dépenses ; se conformer à la règle de flexibilité ;
c) Anticiper les risques financiers, présenter les budgets à jour et les propositions d’atténuation des risques durant les réunions FLAT
d) Analyser et faire remonter mensuellement les coûts de fonctionnement, de la flotte et de communication de chaque zone
e) Prévenir et faire remonter tout préjudice financier ou opérationnel (A6.01ACT follow-up).
f) Soumettre au siège toutes les annexes des outils de reporting financier interne (TITANIC) le 15 de chaque mois.
g) Suivre les formulaires de fin d’activité pour le staff international et s’assurer qu’ils sont envoyés au siège une fois validés.
h) Prendre le pilotage de la préparation de l’audit externe en soutien aux équipes conformité pays si elles existent ; participer aux réunions d’ouverture et de clôtures, contribuer aux réponses aux rapports d’audit, aux plans de mise en oeuvre des recommandations.

3. Gestion du cycle financier du projet
3.1 Elaborer les budgets des projets et les rapports –s’assurer de la faisabilité financière des projets, en respectant les règles d’ACTED et des bailleurs, ainsi que les délais
a) Recueillir les informations des départements compétents pour consolider les budgets des propositions de projets en accord avec les besoins du projet/de la mission et les contraintes des bailleurs ; proposer un programme adapté et soutenir des budgets de mission incluant des plans d’investissement en lien étroit avec la coordination pays.
b) Vérifier et négocier les termes des contrats de subvention avant signature (calendrier de paiement et de reporting financier, utilisation des systèmes de gestion centrale de trésorerie du siège etc…)
c) Planifier, consolider, ébaucher & vérifier de façon transversale avec le département de développement de porjet les rapports financiers lorsque demandés (ad’hoc, mi parcours, et finaux), en respectant les délaiscontractuels et les règles de flexibilité, éligibilité, périodes de liquidation etc…
d) Suivre les paiements des bailleurs et la clôture des projets financiers (liquidation contractuelle)

4. Management d’équipes et autres tâches
a) Mettre à jour l’organigramme et les termes de référence des dépatements finance et administration (si faisable) en accord avec le développement de la mission
b) Superviser l’équipe, planifier et mener les recrutements du staff finance, mener les évaluations, suivre la gestion des carrières, repérer le staff à potentiel et contribuer à la politique interne de mobilité d’ACTED ; assurer la formation et la montée en compétences des membres de l’équipe finance d’ACTED et des partenaires en sorte d’élever le niveau des capacités techniques et des compétences.
c) Promouvoir activiement des articulations fortes & structurées avec toutes les équipes (notamment logistique et PDD) ; représenter ACTED au sein d’un travail financier et administratif en réseau au niveau pays ;
d) Améliorer la circulation de l’information au sein du département et avec les autres départements
e) Planifier des missions de contrôles sur le terrain
f) Réaliser toute autre activité demandée par le manager immédiat.

VillePort-Au-Prince
Expériences / Formation du candidat

Niveau Master en Finance ou tout autre sujet en lien avec la mission
3 ans d’expérience en gestion financière, de préférence sur de grands programmes de développement
Excellentes compétences financières et analytiques
Excellentes compétences rédactionnelles et de communication pour toute la partie reporting, rédaction de rapports
Capacité à manager des équipes
Capacité à évaluer les compétences en finance du staff et à le former.
Capacité à travailler dans un milieu interculturel et à faire preuve de flexibilité
La connaissance de la zone d’affectation est un plus
Maîtrise totale du Pack Office

Langues parlées

Français

FonctionsAnimation, Formation, Assistance, Secrétariat, Traduction, Autre, Communication, Coordination, Gestion de projet, Encadrement, Direction, Etudes, Recherche, Organisation, Administration, Ressources Humaines, Technicien spécialiste
ActivitésAgriculture, Environnement, Animation, Formation, Education, Appui institutionnel, Décentralisation, Autre, Droit, Economie, Finance, Administration, Génie civil, Hydraulique, Informatique, Communication, Logistique, Mécanique, Ressources Humaines, Santé, Social
PaysAmérique latine, Haïti
ContratCDD
Durée du contrat

12 mois

Salaire / Indemnité

Salaire défini en fonction de la grille des salaires ACTED
Allocation de frais de vie de 300 USD
Logement et nourriture pris en charge par ACTED : Logement en guesthouse ou housing allowance (en fonction de la durée du contrat et du pays)
Billets d’avion pris en charge par ACTED
Sécurité sociale, mutuelle et rapatriement pris en charge par ACTED

Documents à envoyer

Envoyez votre candidature (CV + lettre de motivation) à jobs@acted.org avec pour objet Ref: CFM/HAI

Email de la personne contactjobs@acted.org
Date de fin de validité 14/04/2018