Fonctions

Services généraux et Logistique

Secteurs d’activité

Date de validité

19/08/2022

Coordinateur.trice Logistique – Tous Pays – H/F

ALIMA, l’ONG médicale internationale à visage humain, qui met au cœur de son modèle la co-construction des projets et des parcours professionnels

PRÉSENTATION ALIMA

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle et de notre environnement. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action inscrits au sein de notre CHARTE :

  1. Le patient d’abord
  2. Révolutionner la médecine humanitaire
  3. Responsabilité et liberté
  4. Améliorer la qualité de nos actions
  5. Faire confiance
  6. L’intelligence collective
  7. Limiter notre impact environnemental

ALIMA promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA a une approche de tolérance zéro envers les personnes coupables d’actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu’envers l’inaction face à des faits de violence supposés ou avérés. La protection des personnes bénéficiant et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :

  • Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;
  • Signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à une supérieure, un supérieur, une référente, un référent.

SOIGNER – INNOVER – ENSEMBLE : Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 7 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 13 pays d’Afrique. En 2020, nous avons développé 67 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 357 structures de santé (dont 45 hôpitaux et 312 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques, notamment pour lutter contre la malnutrition et les fièvres hémorragiques virales.

L’ÉQUIPE ALIMA : Plus de 2 000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, Alerte Santé, SOS Médecins, KEOOGO, AMCP-SP, les organismes de recherche PAC-CI, Inserm, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Burkina Faso, Cameroun, Guinée, Mali, Mauritanie, Niger, Nigeria, République Centrafricaine, République Démocratique du Congo, Soudan, Soudan du Sud, Tchad, Ethiopie, Ukraine.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Coronavirus, Fièvre de Lassa), Recherche, Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, vaccinations, santé mentale, …

LIEU DU POSTE : Un pays d’intervention d’ALIMA

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : Dans le cadre de ses fonctions, le ou la titulaire du poste sera amené·e à visiter les programmes et être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

Typologie du poste

Il/Elle a pour mission de garantir le support technique et logistique aux missions, la pertinence et la cohérence des programmes logistiques et de bonne connaissance en Eau, Hygiène et Assainissement en situation précaire ainsi que l’adéquation des moyens. Bien que généralement basé en capitale, le Coordinateur Logistique est avant tout un acteur de terrain sur lesquels il passera au moins 40% de son temps afin de former et d’encadrer les Responsables logistiques des projets, de veiller à l’application des politiques ainsi qu’à l’utilisation des techniques, des outils et des équipements les plus appropriés.

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Rend compte au : Chef de mission,

Référent technique : Référent LOG Desk 2 basé à Dakar

Collabore avec : tout le monde

Supervision directe : Responsable Approvisionnement

Supervision fonctionnelle : Tous les Responsables Logistiques Programme

Collabore avec : tout le monde (Chefs des projets, Coordinateur Ressources Humaines et Finances, Responsable Pharmacie Pays et les autres acteurs sur les projets)

MISSION ET ACTIVITE PRINCIPALE

1- Suivi de l’activité et définition des objectifs

1.1.       Sécurité :

– Fournit un support pour assurer une bonne gestion de la sécurité dans un contexte instable en collaboration avec le chef de mission :

–   Participe à l’évaluation sécuritaire des localités des projets d’intervention de la mission ALIMA.

– Responsable directe de la sécurité passive de la mission et en collaboration avec le CDM pour les mises à jour régulières de la situation sécuritaire de la mission.

1.2.       Décrit et analyse son activité dans son environnement :

Compile les données logistiques et les analyse.

– Participe à la mise en place des outils permettant au desk et aux équipes de participer au suivi de la mission et aux prises de décisions (Outils de gestion logistiques, sitreps, rapports d’activité, rapports de visites, etc…).

1.3.       Participe aux discussions sur la conduite du projet et la définition des objectifs :

– Se déplace pour assurer la supervision et le suivi des activités logistiques sur les projets.

2- Mise en œuvre des programmes

2.1.       Organise et encadre le fonctionnement logistique de la base de coordination :

–   Organigramme, profils de poste, encadrement, formation, procédures de contrôle, etc…

2.2.       Gestion des activités logistiques et suivi des outils :

–  Met à jour les outils de suivi et d’archives de l’historique de la mission

– Supervise la gestion des déplacements de la mission

2.3        Organise et contrôle l’approvisionnement des projets :

–  Commandes internationales et locales, stockage, réception, livraison, transport, etc…

–  Appui des équipes dans le suivi des procédures et les respects de délai d’approvisionnement

–  S’assure de la réalisation et du suivi des plans d’approvisionnement pour tous les projets.

2.4.       Planifie et assure le suivi des programmes logistiques des divers projets en adéquation avec les besoins médicaux

–   Etat des lieux, priorités, budget, choix techniques, supervision avancée des projets.

2.5.       Organise et encadre le fonctionnement de la logistique des missions :

–   Réunion avec son équipe, briefing des personnels en visites, appui au log terrain.

– PAI (plan d’action individuel) réalisé tous les 15 jours avec les RLP.

2.6.       Garantit l’adéquation des équipements, leur entretien et leur renouvellement :

–   Équipement et besoins, procédures, gestion parc, anticipé, planifié, renouveler, etc…

2.7.       Supervise l’application des mesures d’hygiène dans les structures de santé avec le Coordinateur médical :

–   Evaluation/ eau, hygiène, assainissement, lutte antivectorielle,

–  Mise en œuvre des activités logistiques en fonction des demandes et des besoins, tels que la construction et la réparation des structures de santé, des hôpitaux, du circuit des patients, du WASH, des équipements biomédicaux, du transport, de la chaîne du froid, de l’approvisionnement, de l’énergie, de la réponse à épidémies et de la gestion du parc thermique.

2.8.       Limite les risques pris par les équipes, en veillant à la présence, la fiabilité et la bonne utilisation des moyens et méthodes utilisés pour la sécurité :

–   Mise à jour guide sécu, Informations, équipements, briefing, formation, etc…

2.9.      Assure la gestion financière logistique du programme :

– Elabore le budget logistique et assure les révisés budgétaires en fonction des travaux en cours et planifie les activités à venir

– Garantit la qualité des dossiers d’approvisionnement sur la base du TVE des différents sites de la mission.

– Veille à l’application des procédures et outils adéquat dans l’exécution de tous les dossiers techniques suivant les procédures ALIMA

– Définit des implications logistiques dans les « proposals » (besoin, coût, planning, procédures, dérogation éventuelle).

3- Gestion des ressources humaines

3.1.       Composition des équipes :

–   Organise le recrutement du personnel dans son activité (avec l’appui du Coordinateur RH ou du coordinateur des Ressources Finances RH).

–   Organise avec les superviseurs le remplacement du personnel absent.

3.2.       Encadrement des équipes :

–  Anime et organise les réunions régulières de son équipe et réalise des comptes rendus de réunion partagé

–   Organise la circulation de l’information au sein de son équipe et avec les projets

3.3.       Bilans individuels et POP :

–   Réalise les bilans individuels des responsables d’activité dont il a la charge et délègue la réalisation des bilans des autres personnels suivant les politiques ALIMA

–   Identifie les potentiels au sein du personnel de son activité.

Formation continue :

– Définit les besoins en formation de son équipe en adéquation avec les objectifs du projet.

– Participe à la formation des membres de son équipe par l’accompagnement dans le travail.

4- Mise en œuvre des mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles: 

– Participe aux formations et séances de sensibilisation.

– Applique les standards relatifs à la prévention des abus.

– S’assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les standards relatifs à la prévention des abus.

– Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur.

5- Responsabilité environnementale au sein du département logistique et de la mission

– Met en œuvre les moyens pertinents.

– S’imprègne de la charge environnemental ALIMA pour mener ces activités logistiques.

6- Assure le reporting du département logistique et de la mission

– Est le garant du suivi des packs logistiques sur la mission, de leurs analyses et de leur archivage sur le drive

– Assure le reporting de logistique bailleur pour tous les bailleurs et sur tous les projets de la mission.

Cette description de poste n’est pas exhaustive. Le coordinateur logistique peut être amené à assumer d’autres responsabilités et occuper d’autres postes en fonction des besoins RH et des opérations réalisées.

Expériences / Formation

Expériences 

  • Expérience réussie d’au moins 2 ans sur un même poste similaire (avec un gros volume d’activités).
  • Expérience reconnue dans la mise en place et le suivi des schémas de gestion logistiques et sécurités ONG
  • Expérience dans un contexte d’intervention de prise en charge de la malnutrition.
  • Expérience en gestion d’équipe.

Qualités du candidat 

  • Leadership
  • Vision stratégique
  • Sens de la diplomatie
  • Flexibilité et gestion du stress
  • Travail d’équipe et coopération
  • Capacité d’analyse et de synthèse
  • Capacité d’organisation
  • Autonomie, curiosité et sens critique
  • Flexibilité et gestion du stress
  • Patience et maturité professionnelle
  • Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels
  • Bonne condition physique
  • Connaissances informatiques de base (Word, Excel et internet).

Langues 

  • Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable
  • L’anglais est un atout.

Qualités requises/compétences comportementales

  • Sens de l’analyse
  • Autonomie dans le travail, dynamisme, capacité d’initiative, motivation, esprit d’initiative et réactivité
  • Bonne écoute
  • Flexibilité et capacité à travailler sous pression
  • Capacités de communication et de formateur
  • Capacité de travailler en équipe dans un contexte multiculturel et sous pression
  • Capacités relationnelles bienveillantes, de travail en équipe et de représentation

Salaire

Durée et type de contrat : 6 mois avec possibilité de renouvellement ;

Prise de poste : Immédiatement

Salaire : selon grille ALIMA + expérience + per diem

ALIMA prend en charge :

  • les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission
  • les frais d’hébergement
  • 2,08 jours de congés par mois
  • per diem journalier
  • la couverture médicale du premier jour de contrat à un mois après la date de départ du pays de mission pour l’employé et ses ayants droit.
  • la politique de break tous les 3 mois (pour 6 mois de mission)
  • L’évacuation pour l’employé.

Comment postuler

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et Lettre de Motivation en ligne avant le terme indiqué.

Les candidatures sont traitées suivant l’ordre d’arrivée. ALIMA se réserve le droit de fermer l’offre avant le terme initialement indiqué si une candidature est retenue.

Seules les candidatures complètes (CV en format PDF + Lettre de Motivation) seront étudiées.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

À TÉLÉCHARGER

Le programme de formations de Coordination SUD