Sélection d’une agence web spécialisée dans le cadre de la mise en œuvre d’une Bibliothèque Numérique pour le programme C’est La Vie!

Table des Matières

  1. INTRODUCTION 5

1.1.    L’ONG RAES 5

1.2.    Le programme C’est La Vie + 5

1.3.    La série télévisée C’est La Vie! 6

1.4.    Des contenus et outils additionnels 6

  1. ENJEUX : UNE BIBLIOTHÈQUE DES RESSOURCES CLV 7
  2. MISSION 7

3.1.    LOT_1 – Bibliothèque Numérique 7

3.1.    LOT_2 – Digitalisation De La Formation 7

  1. DATE DE LIVRAISON DE LA BIBLIOTHÈQUE NUMÉRIQUE 8
  2. DÉFINITIONS 8
  3. ABRÉVIATIONS 17
  4. LIVRABLES 18

7.1.    Plateforme Technique Opérationnelle 18

7.1.1……………………………………………………. Choix de Conception 18

7.1.2…………………………………………. Hébergement et Opérations 19

7.1.3………………………………………………….. Choix de l’Hébergeur 19

7.1.4……………………………………………………….. Contrat Hébergeur 19

7.1.5…………………………. Choix de Service ‘Cloud-Computing’ 20

7.1.6…………………………………………… Coûts des Services Tiers 20

7.2.    Périmètre Initial et Futur 20

7.3.    Acteurs 21

7.4.    Rôles 21

7.5.    Contenus 21

7.6.    Droits d’Accès et Extensibilité 22

7.7.    Enregistrement et Gestion des Utilisateurs 23

7.7.1……………………………………….. Processus d’Enregistrement 24

7.7.2………………………………………………….. Ouverture de Demande 24

7.7.3………………………………………………… Validation de Demande 24

7.7.4.   Activation du Compte 25

7.7.5.   Espace Compte et ‘Self-Service’ 25

7.7.6.   Blocage et Suppression de Comptes 26

7.7.7………………….. Exploitation de la base d’Utilisateurs 26

7.8.    Recherche (‘Search’) 26

7.8.1………………………………………………………………….. Thématiques 27

7.8.2.   Dimensions Additionnels 28

7.9.    Interface Utilisateur 29

7.9.1…………………………………………………………… Clients Desktop 29

7.9.2.   Clients Mobiles 30

7.9.3.   Utilisation en Mode Déconnecté (‘Off-Line’) 30

7.9.4.   Aide En Ligne 31

7.9.4.1……………………………………………. Réflexions ‘Chatbot’ 31

7.9.5.   Formation pour les Acteurs Administration 32

7.10. Surveillance d’Utilisation de la BN 32

7.10.1. Rapports d’Utilisation 32

7.10.1. Feedback Utilisateur 33

7.11. Dépôt De Données (Data Repository) 33

7.11.1……………………………………….. Indications de Volumétrie 34

7.11.1.1…….. Paramètres de Référence pour l’Estimation 34

7.11.1.2…… Volumétrie Indicative Actuelle (Partielle) 36

7.12. Fonctionnalités d’Intégration (Support API’s) 38

7.13. Opérations de la Bibliothèque Numérique 38

  1. MACRO-PLANNING PRÉVISIONNEL 38
  2. MÉTHODOLOGIE PROJET 39

9.1.    Sponsor Exécutive 39

9.1.    Chef De Projet – Single Point Of Contact (SPOC) 40

9.1.    Equipe Projet 40

  1. MODE D’EXECUTION 40

10.1. Approche Collaborative 40

10.2. Propriété de la Bibliothèque Numérique 41

10.1. Non Exclusivité 41

10.1. Environnement de Développement / Customisation 41

10.1. Documentation 41

  1. INSTRUCTIONS 42

11.1. Confidentialité 42

11.2. Proposition En Mode ‘Forfait’ 43

11.3. Profil Recherché 43

11.4. Comment Postuler 43

11.5. Date Limite d’Envoi des Dossiers 43

 

 

1. INTRODUCTION

1.1.       L’ONG RAES

Créée en 2004, RAES est une ONG sénégalaise qui croit essentiel de mettre le potentiel démocratique des médias, classiques ou numériques, au service des acteurs de terrain et des communautés pour que ceux-ci puissent s’informer, se mobiliser et agir sur leur avenir, individuellement et collectivement.

L’ONG RAES partage ainsi ses connaissances et son savoir-faire en matière de communication sociale avec les acteurs de terrain et les communautés qui travaillent sur les grands enjeux sociaux du continent.

Elle formule et exécute deux grands types d’activités :

  • Des activités de production média (télévision, radio, presse et édition, internet et téléphonie mobile) ;
  • Des activités communautaires (création de messages, diffusion communautaire, mobilisation sociale, formation).

1.2.       Le programme C’est La Vie +

C’est La Vie + est une campagne multimédia pour le changement social et de comportement en matière de santé maternelle et infantile, de santé sexuelle et reproductive et de violences de genre. Elle s’adresse en priorité aux jeunes hommes et jeunes femmes entre 15 et 34 ans des 9 pays cibles.

En utilisant les médias de masse, elle a pour objectif de diffuser auprès d’un large public en Afrique de l’Ouest et du Centre une information de qualité, de susciter réflexions personnelles et débats collectifs sur les normes en place et d’inciter à l’adoption de comportements sains et responsables.

Afin d’agir à l’échelle individuelle et communautaire le programme C’est la vie + comprend la série télévisée, un feuilleton radiophonique, un écosystème digital dédié, ainsi que des actions communautaires, avec notamment la mobilisation de réseaux de jeunes porte-paroles et influenceurs : le Ratanga Club.

C’est La Vie + est déployé dans 9 pays de la sous-région – Bénin, Burkina Faso, Côte d’Ivoire, Guinée, Mali, Niger, Sénégal, Tchad, Togo – grâce au soutien de la Fondation Bill et Melinda Gates, de l’Agence Française de Développement, et des Agences des Nations-Unies bénéficiaires des fonds français Muskoka que sont l’UNICEF, l’UNFPA, l’OMS et ONU Femmes.

1.3.       La série télévisée C’est La Vie!

Produit phare autour duquel se construit la campagne, la série télévisée C’est La Vie! est une télénovela produite au Sénégal par l’ONG RAES et Keewu Production. Elle raconte la vie d’un centre de santé qui essaie tant bien que mal de gérer les difficultés du quotidien pour soigner les habitant·e·s du quartier fictif de Ratanga où l’existence oscille entre joies, malheurs, travail, vie amoureuse et familiale…

Des messages en matière de santé sexuelle et reproductive, de santé maternelle et infantile ou de violences de genre sont disséminés tout au long de la série. Ainsi les personnages vont y vivre des histoires de santé, de famille, de couple, qui vont amener la/le téléspectateur·rice à réfléchir, à débattre et à se positionner sur ces sujets qu’elles/ils vivent eux-mêmes au quotidien.

1.4.       Des contenus et outils additionnels

Autour de la série, pour faciliter son appropriation mais aussi pour aller toucher d’autres cibles, l’ONG RAES développe tout un panel d’outils dans l’univers de la série.

  • Des adaptations en langues locales : les saisons 1 et 2 de la série sont doublées en anglais, wolof, haoussa, peulh, malinké et dioula et la saison 3 en anglais et wolof.
  • Un feuilleton radiophonique : les saisons 1 et 2 ont été adaptées pour la radio en un feuilleton radio de 31 épisodes de 20 minutes. Pour accompagner ce feuilleton, un guide par épisode a été conçu pour organiser des émissions débats post-diffusion. Les feuilletons en langue locale sont également en cours d’enregistrement.
  • Des webséries : plusieurs webséries ont été produites, dont les histoires et personnages sont un peu éloignés de l’univers de la série.
  • Un kit pédagogique : pour accompagner la projection d’épisodes de la série en milieu rural et communautaire, un kit pédagogique a été conçu pour organiser des ateliers éducatifs, ludiques et participatifs (par thématique et par épisode) au sein des communautés et faciliter l’appropriation des messages et susciter débats et prises de conscience.
  • Un réseau de jeunes : l’ONG fédère également les réseaux de jeunes déjà mobilisés sur le terrain ou sur le web sur les thématiques de santé sexuelle et reproductive et de violences de genre. Elle les outille et les forme à l’utilisation de C’est la vie pour accompagner leurs actions vers leurs jeunes pairs.

2. ENJEUX : UNE BIBLIOTHÈQUE DES RESSOURCES CLV

Ces différents contenus sont disponibles dans un écosystème digital dont les supports varient selon leur finalité, leur format et/ou les populations auxquelles ils sont destinés: YouTube, SoundCloud, site CLV, site partenaires comme TV5Monde, les médias sociaux du projet CLV)

Cette multiplicité de supports peut s’avérer nécessaire pour bien cibler les publics visés; elle rend néanmoins impossible l’existence d’un outil de recherche opérationnel et facile d’utilisation pour les partenaires du projet. Enfin, la multiplication des supports complexifie l’évaluation concernant l’accès aux différents supports de CLV ! (ex : monitoring d’audience).

  1. MISSION

3.1.     LOT_1 – Bibliothèque Numérique

Dans ce contexte, le RAES souhaite rendre accessible, sous la forme d’une Bibliothèque Numérique (ci-après BN),  l’ensemble des ressources d’edutainment et pédagogiques produites depuis 2017 dans le cadre de C’est la vie : épisodes tv, épisodes radio, extraits thématiques, infographies, guides tv, guides radio, ateliers éducatifs), modules de formation pour l’utilisation des outils, vidéos de présentation des outils, etc.

Ces contenus, ainsi que des nouveaux contenus futurs, seront accessibles gratuitement à l’ensemble des partenaires autorisés selon des profils de contrôle définis.

Pour cela, RAES est à la recherche d’une agence web spécialisée dans la création de plateformes légères, intuitives et simples d’utilisation, adaptées aux usages en Afrique de l’Ouest et du Centre.

Le RAES invite les répondants à présenter une proposition technique et financière détaillée qui réponde pertinemment aux besoins exprimés dans le présent Cahier des Charges.

3.1.       LOT_2 – Digitalisation De La Formation

Parmi l’ensemble de ses outils, C’est la Vie + dispose d’un coffret du Kit Pédagogique à destination notamment des animateurs communautaires (les Acteurs Formateurs) . Afin d’aider les animateurs communautaires dans l’appropriation et l’utilisation du Coffret du Kit Pédagogique, le RAES a conçu une formation théorique et pratique se focalisant sur l’animation de causerie éducative.

 

Le RAES souhaite digitaliser le volet théorique de la formation (sous la forme d’un PDF simple ou d’un module plus élaboré) mais aussi le volet pratique (sous la forme de courts tutoriels vidéos par exemple et de quiz). C’est sur cet aspect que le RAES ouvre un lot additionnel et souhaite un appui à la digitalisation.

Description de la formation actuelle (en présentiel) :

  • 1 formation
  • 2 formateurs
  • 20 participants (et animateurs communautaires formés in fine)
  • 3 jours
  • 1 jour de théorie permettant de revenir sur les principes de l’edutainment, du changement de comportement, présentant les techniques d’animation proposée, le kit pédagogique et en particulier le coffret et ses ateliers thématiques
  • 2 jours de pratique : les 20 participants sont répartis en deux demi groupes (10 personnes) et s’entraînent à animer tour à tour les différentes activités que composent un atelier thématique.
  1. DATE DE LIVRAISON DE LA BIBLIOTHÈQUE NUMÉRIQUE

Le RAES demande la livraison définitive et opérationnelle de la BN pour le 31 mai 2021 au plus tard.

Cette date limite représente un engagement ferme pris par le RAES avec les bailleurs de ce projet.

Le répondant sélectionné s’engage à mettre en œuvre de suite les équipes et moyens nécessaires afin de respecter strictement cette date limite de livraison opérationnelle des livrables.

5. DÉFINITIONS

Dans le présent document, les termes et abréviations ci-après ont la signification définie dans la présente section sauf si le contexte venait à imposer une signification différente:

Ces termes et abréviations constituent une référence constante et nécessaire pour la bonne compréhension et les réponses attendues par le RAES au présent document.

TERME DÉFINITION
Accord de Niveau de Service Accord de Niveau de Service désigne un document contractuel détaillé qui spécifie la performance ou qualité de service accordée entre le fournisseur et le RAES, en fonction d’un ensemble d’Indicateurs de Performance
Acteur Acteur désigne une personne ou une organisation qui réalise une action en conformité avec un Rôle assigné dans le contexte d’interactions avec la Bibliothèque Numérique
Acteurs Académiques Acteurs Académiques désigne les personnes et/ou  institutions à caractère universitaire et/ou de recherche, par exemple UCLA, Drexel University, UCAD, etc. (liste non exhaustive)
Acteurs Administrateurs Acteurs Administrateurs désigne la/les personne(s) dont les tâches principales seront celles d’Administration de la Bibliothèque Numérique.

 

Il est actuellement anticipé que les activités des Acteurs Administrateurs seront exercées au sein du RAES, et demanderont une formation spécifique à la Bibliothèque Numérique.

Acteurs Bailleurs Acteurs Bailleurs désigne les personnes et/ou  organisations qui maintiennent une relation de partenariat ou collaboration particulièrement étroite avec le RAES, et qui de par leur fonctions peuvent avoir:

●     un certain droit de regard sur les Contenus

●     un besoin plus large d’y accéder dans leur totalité

●     un besoin de pouvoir les récupérer pour les réutiliser;

par exemple UNFPA, UNICEF, ONU FEMMES, OMS, AFD, etc.

(liste non exhaustive)

Acteurs Formateurs Acteurs Formateurs désigne les personnes et/ou  organisations qui mènent des actions d’animation  et de formation communautaire autour des Thématiques mis en avant par C’est La Vie + et qui s’appuient sur les Contenus Formation de la Bibliothèque Numérique.
Acteurs OSC Acteurs OSC (Organisations de la Société Civile) désigne les personnes et/ou organisations dont le statut et le fonctionnement relèvent du droit civil, contrairement à des organisations commerciales ou des organismes publics. En conséquence, il s’agit en général d’organisations à but non lucratif et de caractère non-gouvernemental.
Acteurs Presse Acteurs Presse désigne les personnes et/ou organisations qui exercent des activités dans la presse écrite, le journalisme au sens large, et la diffusion publique dans les médias indépendamment du support.
Acteurs RAES Acteurs RAES désigne principalement les personnes au sein du RAES qui auront une interaction fréquente et/ou intense avec la Bibliothèque Numérique, mais sans exercer des tâches d’Administration, comme par exemple les personnes qui intègrent l’équipe C’est La Vie +, ou l’équipe dirigeante RAES.
Administration Administration désigne de manière générale les tâches cumulatives de Curation et celles de gestion technique des Contenus et des Ressources de la de la Bibliothèque Numérique, comme par exemple la gestion des comptes utilisateur, l’ajout et catégorisation des Contenus, etc. (liste non exhaustive).

Ces tâches excluent explicitement les Opérations, dont la responsabilité et l’exécution seront déléguées par le RAES sous forme de service ‘clé en main’.

Application Programming Interface Application Programming Interface désigne les interfaces de programmation applicative, c’est-à-dire des mécanismes natifs qui permettent la communication directe entre des applications différentes avec l’objectif de permettre l’échange de données et/ou de services.

Les API se matérialisent par un ensemble de fonctions documentées accessibles à travers un ou plusieurs langages de programmation.

Bibliothèque Numérique Bibliothèque Numérique désigne la solution informatique sous forme d’une plateforme intégrée objet du présent Cahier Des Charges et qui permettra de stocker, d’organiser, de rechercher et de présenter des Contenus de différente nature à l’ensemble des personnes autorisées à y accéder en fonction de leur Rôle
Cahier des Charges Cahier des Charges désigne le présent document avec ses éventuels annexes, et/ou avenants
C’est La Vie + C’est La Vie + désigne un des programmes d’action phare du RAES. Il s’agit d’un programme à caractère éducatif mené par une équipe projet dédiée, et dont l’élément principal et plus visible est une série TV éponyme C’est La Vie!, à grand succès médiatique.

L’équipe projet génère aussi tout un ensemble de Contenus dérivés avec plusieurs objectifs, qui devront constituer le cœur de la Bibliothèque Numérique

Conception Conception désigne la définition d’une architecture système qui représente et rend visible l’ensemble des choix et des composants techniques proposés par les répondants pour implémenter la Bibliothèque Numérique, avec leur interrelation et dépendances:

·       fonctionnels (e.g. couche de stockage/base de données, couche de gestion administrative, couche ‘middleware’, couche d’intégration/APIs, couche de présentation, couche clients…-liste non exhaustive-)

·       opérationnelles

·       performances et sécurité

·       design (e.g. modélisation des données, mais aussi interface utilisateur, administration, etc.)

Contenu Contenu désigne un élément de propriété intellectuelle finalisé et dont le RAES est à l’origine, et qui peut se matérialiser sous différents formats numériques, tels que:

·       enregistrements vidéo,

·       enregistrements audio,

·       documents de texte,

·       dessins graphiques,

·       infographies, etc. (liste non exhaustive)

Il s’agit de l’élément le plus atomique du système, généralement équivalent à un fichier.

 

L’ensemble des Contenus existants et futurs mis à disposition à travers la Bibliothèque Numérique constitue la raison d’être de son existence.

 

Un Contenu sera associé à une ou plusieurs Thématiques

Il peut être souhaitable de pouvoir garder la granularité du niveau d’accès (Droits d’Accès) jusqu’à ce niveau de manière à pouvoir gérer des exceptions.

Contenus Evaluation Contenus Evaluation désigne l’ensemble des Contenus indépendamment du format numérique qui sont créés principalement par des Acteurs Académiques et qui sont conçus principalement pour évaluer et mesurer l’impact des actions des programmes menés par le RAES
Contenus Formation Contenus Formation désigne l’ensemble des Contenus indépendamment du format numérique qui sont destinés principalement aux formateurs et sont conçus pour les accompagner et faciliter la bonne utilisation et compréhension des Contenus Pédagogiques.

 

Les Contenus Formation font l’objet d’un lot séparé de conception et de réalisation, cfr. 3.1 LOT_2 – Digitalisation De La Formation

Contenus Institutionnels Contenus Institutionnels désigne l’ensemble des Contenus indépendamment du format numérique qui ne sont pas associés à des Contenus Pédagogiques, à des Contenus Formation ni à des Contenus Evaluation, comme par exemple des épisodes complets de la série TV CLV sous format vidéo, des épisodes dérivés ‘feuilleton radio’ en format audio, du matériel promotionnel varié tel que des entretiens, ‘making of’, teasers, éléments de graphisme, infographies, dossier de presse, épisodes vidéo dérivés conçus sous forme ‘webseries’, etc.

(liste non exhaustive)

Contenus Pédagogiques Contenus Pédagogiques désigne  l’ensemble des Contenus indépendamment du format numérique qui sont destinés principalement aux Acteurs Formateurs, et sont conçus pour les aider à préparer, faciliter et/ou animer les actions d’éducation qu’ils devront mener auprès des communautés.
Curation Curation désigne l’ensemble des tâches de récupération, d’organisation, de catégorisation et de préparation adaptée des Contenus afin de les rendre disponibles et exploitables (liste non exhaustive).

Il est anticipé que la Curation sera la tâche principal de(s) l’Acteurs Administrateurs de la  Bibliothèque Numérique

Déploiement Déploiement désigne la mise en place opérationnelle de l’ensemble des éléments techniques qui constituent et supportent la Bibliothèque Numérique afin de la rendre disponible et utilisable par les Acteurs. Ceci inclut, notamment, l’Hébergement.
Droits d’Accès Droits d’Accès désigne l’implémentation technique des Rôles dans la Bibliothèque Numérique
Droits d’Accès Niveau_01 Consultation Consultation désigne un Droit d’Accès en lecture au sens large (inclut la visualisation pour les formats vidéo, l’écoute pour les formats audio, etc.). Autant que possible, la Consultation implique le blocage de la possibilité de copier/coller, ainsi que d’imprimer et télécharger tout Contenu
Droits d’Accès Niveau_02 Extraction Extraction désigne un Droit d’Accès cumulatif qui, en plus de la Consultation, confère le droit de récupérer vers le dispositif de l’Acteur qui réalise l’interaction tout Contenu qui soit autorisé pour son Rôle, par exemple à travers des actions de:

·       téléchargement

·       copier/coller

·       impression

Droits d’Accès Niveau_03 Admin Admin désigne un Droit d’Accès totale sur la Bibliothèque Numérique destiné de manière générale à accomplir les tâches cumulatives de Curation et celles de gestion technique de la Bibliothèque Numérique, comme par exemple la gestion des comptes Utilisateur, l’ajout et la catégorisation des Contenus  etc.
Exploitable Exploitable désigne l’ensemble des possibilités d’agir de manière automatique et aussi manuelle sur certaines informations et données collectées, générées et/ou gérées dans la Bibliothèque Numérique.

Ceci inclut –liste non exhaustive-:

·       La génération automatique d’actions (par exemple, l’envoi de notifications ou de communications vers une liste de distribution, comme par exemple de nouveaux Contenus, newsletters, notifications en relation avec le service de la Bibliothèque Numérique, etc.) ;

·       La génération automatique de rapports (par exemple, rapports d’utilisation) ;

·       La mise à disposition de ces informations et données de manière manuelle à travers des fonctionnalités d’export vers de formats de fichiers standard (*.csv, *.xls, etc.)

·       La fourniture d’une fonctionnalité de connectivité programmatique à travers une API standardisée et documentée qui supporte des langages de programmation répandus, notamment python;

Fourniture Fourniture désigne l’ensemble des actions techniques nécessaires pour:

·       procurer (actions d’achat) l’ensemble des composants de l’architecture

·       intégrer l’ensemble des composants de l’architecture dans un système cohérent

·       customiser ces composants

·       développer des fonctionnalités et/ou des interfaces utilisateur ou système au besoin

·       intégrer le système avec d’autres composants à travers des API’s

·       tester le fonctionnement

(liste non exhaustive)

Hébergement Hébergement désigne l’ensemble des actions techniques nécessaires pour installer une infrastructure informatique (serveur, stockage, réseau, accès Internet…) dans un environnement professionnel sécurisé (datacenter) qui inclut:

·       une salle climatisée

·       alimentation électrique ondulée

·       alimentation électrique secourue par groupe électrogène

·       détecteurs et systèmes anti-incendie

·       la modification des capacités en fonction de l’utilisation (augmentation/diminution)

·       le remplacement les éléments défaillants ou obsolètes

·       des services nécessaires associés (réseau local, nom de domaine, DNS…) et prend en charge leur renouvellement administratif dans le temps

(liste non exhaustive)

Indicateurs de Performance Indicateurs de Performance désigne des objectifs de service sous le contrôle et la responsabilité du fournisseur, mesurables, monitorés et rapportés régulièrement par le fournisseur
Key Performance Indicators Key Performance Indicators désigne les Indicateurs de Performance
Kit Pédagogique Kit Pédagogique désigne un outil éducatif qui se présente de manière physique sous forme de documents, guides, fiches thématiques, objets manipulables tels que jeux de cartes-situation et cartons en couleur, etc. Ces éléments sont regroupés dans un coffret qui inclut aussi des clés USB avec une version électronique de ses contenus.

 

le Kit Pédagogique contient les éléments conceptuels et méthodologiques qui, après avoir été adaptés convenablement (formats, organisation, etc.) pour insertion dans la Bibliothèque Numérique, constitueront le cœur initial de ses Contenus Formation.

 

Il est anticipé que les actions d’adaptation du Kit Pédagogique à la Bibliothèque Numérique devront se faire en parallèle pendant ses phases de préparation et de conception, en suivant les indications des répondants sélectionnés.

Maintenance Curative Maintenance Curative désigne l’ensemble des actions techniques récurrentes destinées à corriger les dysfonctionnements techniques survenus dans la Bibliothèque Numérique, comme par exemple:

·       correction de bugs

·       planification et installation de patchs de correction

·       restauration de données à partir des backup en cas de corruption ou perte de données

(liste non exhaustive)

Maintenance Opérationnelle Maintenance Opérationnelle désigne l’ensemble des actions techniques récurrentes destinées à garantir le bon fonctionnement quotidien de la Bibliothèque Numérique, comme par exemple:

·       monitoring du service

·       récolte, suivi et analyse des Indicateurs de Performance

·       planification et installation de mises à jour logiciel

·       planification et installation de patchs de sécurité

·       préparation de rapports de SLA

(liste non exhaustive)

Maintenance Préventive Maintenance Préventive désigne l’ensemble des actions techniques récurrentes destinées à prévenir les possibles dysfonctionnements techniques de la Bibliothèque Numérique, comme par exemple:

●     suivi des paramètres de capacité (disque, mémoire, nombre d’utilisateurs, niveau d’utilisation…)

●     backup des données

(liste non exhaustive)

Opérations Opérations désigne l’ensemble des actions techniques récurrentes destinées à garantir le bon fonctionnement de la Bibliothèque Numérique, et qui peuvent être divisées en Maintenance Opérationnelle, Maintenance Préventive, Maintenance Curative, Support Technique

comme par exemple:

·       monitoring du service

·       mises à jour logiciels

·       installation de patchs de sécurité

·       correction de bugs

(liste non exhaustive)

Optimisation Mobile Optimisation Mobile désigne l’ensemble des techniques appliquées destinées à optimiser l’affichage et l’utilisation des contenus web sur les dispositifs mobiles tels que ‘smartphones’ et tablettes. Certain des éléments et contraintes à tenir en compte sont :

·       optimisation pour la taille de l’écran ;

·       navigation tactile ;

·       débit de connexion plus lent;

·       présence/absence de support pour certaines technologies (Flash, Java…) ;

·       présence/absence de polices ;

·       capacités de reproduction pour certains contenus (vidéo, audio…), disponibilité de codecs, adaptation de la résolution, besoin de rencodage (‘re-encoding’), etc. ;

·       optimisation et compression des images ;

·       animations ;

-liste non exhaustive-

Recherche Recherche (dans le sens de ‘Search’) désigne les fonctionnalités système offertes par la Bibliothèque Numérique pour faciliter aux Utilisateurs la localisation précise des Ressources dont ils ont besoin  dans chaque situation d’usage, et ceci de la manière la plus intuitive, efficace et rapide pour les Utilisateurs.

La vision du RAES pour cette fonctionnalité est équivalente à celle d’un vrai moteur de recherche (e.g. Google Search Engine).

Ressource Ressource désigne la matérialisation d’un Contenu sous forme de fichier informatique et géré dans la Bibliothèque Numérique
Rôle Rôle désigne un ensemble d’attributs logiques qui délimitent le type et le périmètre des actions que les Acteurs peuvent réaliser dans le contexte de leurs interactions avec la Bibliothèque Numérique
Service ‘Cloud’ Niveau_01 Infrastructure as a Service Infrastructure as a Service désigne un modèle de service ‘Cloud’ primaire, et dans lequel un hébergeur propose la fourniture en tant que service des éléments de base d’une infrastructure informatique, notamment des serveur(s), du stockage, et du réseau local et accès Internet. Dans une offre en mode service, l’hébergeur prend la responsabilité générale de la mise à disposition, les opérations et la maintenance des éléments proposés.
Service ‘Cloud’ Niveau_02 Platform as a Service Platform as a Service désigne un modèle de service ‘Cloud’ cumulatif qui inclut IaaS, et dans lequel un hébergeur ajoute la fourniture en tant que service des éléments de niveau supérieur, de type base de données / middleware à une offre d’infrastructure proposée en mode service. Dans une offre en mode service, l’hébergeur prend la responsabilité générale de la mise à disposition, les opérations et la maintenance des éléments proposés.
Service ‘Cloud’ Niveau_03 Software as a Service Software as a Service désigne un modèle de service ‘Cloud’ cumulatif qui inclut IaaS et PaaS,  et dans lequel un éditeur de logiciel propose aussi en tant que service l’utilisation d’un logiciel qu’il commercialise. Dans une offre en mode service, l’hébergeur prend la responsabilité générale de la mise à disposition, les opérations et la maintenance de l’ensemble des éléments proposés.
Service Level Agreement Service Level Agreement désigne l’Accord de Niveau de Service
Support Technique Support Technique désigne le processus de réception, traitement, résolution et clôture de demandes d’assistance ou de correction de dysfonctionnements concernant la Bibliothèque Numérique
Thématiques Thématiques désigne l’ensemble des sujets d’intérêt identifiés par le RAES  (présents et futurs) et qui constituent l’objet des actions d’éducation menées par l’organisation.

 

Il est anticipé que les Thématiques constitueront un des points d’entrée principaux pour la recherche des Contenus, ainsi qu’un des liens de relation entre eux indépendamment du format numérique

Utilisateur Utilisateur désigne l’implémentation technique des Acteurs dans le(s) mécanisme(s) de contrôle spécifiques de la Bibliothèque Numérique

 

6. ABRÉVIATIONS

ABRÉVIATION DÉFINITION
BN Bibliothèque Numérique
CdC Cahier des Charges
CLV C’est La Vie +
SLA Service Level Agreement
ANS Accord de Niveau de Service
KPI Key Performance Indicators
IaaS Infrastructure as a Service
PaaS Platform as a Service
SaaS Software as a Service
API Application Programming Interface

 

  1. LIVRABLES

Le RAES souhaite contracter un service ‘clé en main’ pour la Conception, FournitureDéploiement, Maintenance Opérationnelle (Maintenance Préventive et Maintenance Curative) et Support Technique d’une BN.

A cet effet, le RAES invite les répondants à présenter une proposition technique et financière détaillée qui réponde pertinemment aux besoins exprimés dans le présent CdC.

7.1.       Plateforme Technique Opérationnelle

Le RAES souhaite s’affranchir des tâches d’Hébergement et d’Opérations, et demande aux répondants de prendre en charge l’ensemble des éléments techniques nécessaires pour héberger et pour opérer tous les composants de la BN, et ceci en totale conformité avec les exigences décrites dans les sections 7.1.3 Choix de l’Hébergeur et 7.1.4 Contrat Hébergeur.

Le RAES portera directement le contrat d’hébergement.

7.1.1.        Choix de Conception

Le RAES anticipe que la Conception de la BN comportera l’intégration de plusieurs composants fonctionnels, ou couches de gestion, comme par exemple –liste non exhaustive-:

Le RAES demande aux répondants de baser la Conception de leur solution sur des outils et/ou de services du marché, et ceci explicitement avec l’objectif d’éviter les développements spécifiques.

Le RAES établi une préférence dans le choix de ces outils selon le classement suivant:

  1. Produits Open Source proposés sous forme de plans commerciaux (support, hébergement, etc.)
  2. Produits propriétaires commerciaux

Le choix de produits Open Source sous forme de support communautaire peut être envisageable sous condition d’approbation du RAES.

7.1.2.        Hébergement et Opérations

Le RAES demande que les répondants s’appuient sur des services d’hébergement commerciaux proposés par des hébergeurs professionnels afin de concevoir une architecture technique, en évitant ainsi d’hébergeur eux-mêmes tout élément opérationnel de la BN.

Le RAES demande que les plateformes nécessaires pour la customisation / développement et tests de la BN soient aussi, dans la mesure du techniquement possible, hébergées chez un hébergeur professionnel et inscrites dans le même contrat d’hébergement.

7.1.3.        Choix de l’Hébergeur

Les répondants exposeront de manière explicite leur choix d’hébergement et des solutions du marché, avec les noms, la localisation géographique et le site web de présentation des hébergeurs et des éditeurs préconisés.

Les répondants exposeront les raisons justifiées des choix d’hébergeurs et d’éditeurs proposés, notamment avec des références issues de leur propre expérience dans le Déploiement et les Opérations d’autres solutions pour d’autres clients.

7.1.4.        Contrat Hébergeur

Le RAES gardera le droit de:

  • porter le contrat de service d’hébergement directement ;
  • sélectionner l’hébergeur préconisé par les répondants ou bien de demander aux répondants de considérer l’adoption d’un hébergeur du choix du RAES ;

Le RAES gardera en tout cas la propriété directe des éléments qu’il estime clés, comme par exemple le nom de domaine choisi pour la BN.

7.1.5.        Choix de Service ‘Cloud-Computing’

La demande d’hébergement implique l’utilisation de services dits de ‘Cloud Computing’, qui peuvent proposer plusieurs niveaux d’engagement de la part de l’hébergeur (parfois même d’un éditeur de logiciel).

Dans le contexte de ce CdC, le RAES établi une préférence dans le choix de services ‘Cloud Computing’ selon le classement suivant:

  1. SaaS
  2. PaaS
  3. IaaS

Les répondants essaieront, en fonction de la Conception qu’ils proposent, de privilégier ce classement préférentiel dans leurs choix technologiques.

7.1.6.        Coûts des Services Tiers

Les répondants exposeront de manière détaillée leur choix d’outils (e.g. serveur de base de données, serveur de gestion de contenus, moteur de recherche, etc.) et/ou services (e ;g. d’hébergement et de services ‘Cloud-Computing’, SaaS, etc.) nécessaires pour la fourniture de la BN avec les coûts estimés et les options de contrats qui y sont associées en fonction des besoins qu’ils estiment nécessaires pour supporter la solution technique proposée.

Au minimum, l’estimation de coûts fera mention détaillée:

  • des éléments facturables (licence, plan de souscription, type de serveur, mémoire, stockage, réseau, services associés…) avec leur coût unitaire et les quantités estimées;
  • de la nature des coûts (coûts ‘one shot’, coûts récurrents avec leur périodicité, coûts variables et nature de l’unité de mesure –par exemple, espace de stockage par GB, coût par utilisateur nommé, volume du trafic réseau, etc.)
  • des éléments additionnels nécessaires et non fournis par l’hébergeur, avec une estimation des coûts unitaires et des quantités (par exemple, licences logiciels non fournies par l’hébergeur)
  • des engagements contractuels demandés par l’hébergeur (durée des contrats)
  • des éventuelles pénalités (e.g. résiliation anticipée)

7.2.       Périmètre Initial et Futur

La BN couvrira, dans un premier temps, les Contenus issus du périmètre du programme CLV.

Néanmoins, le RAES demande que la Conception de la BN soit extensible pour y inscrire et rendre disponibles les Contenus d’autres projets du RAES en suivant la même méthodologie conçue et déployée pour CLV, et donc sans avoir recours à des développements additionnels.

7.3.       Acteurs

Une multitude d’Acteurs pourront être intéressés dans les Contenus proposés par la BN.

Ces Acteurs devront pouvoir être définis dans une liste de contrôle d’Utilisateurs gérée dans la BN, avec un ensemble d’attributs paramétrables et extensibles (e.g. nom, prénom, organisation, adresse email, etc. -liste non exhaustive-) en conformité avec les besoins décrits dans la section 7.7 Enregistrement et Gestion des Utilisateurs.

7.4.       Rôles

Le RAES a identifié jusqu’à présent  les Rôles suivants:

D’autres Rôles ont déjà été identifiés, pour lesquels le RAES n’anticipe pas à ce stade des interactions avec la BN. Aussi, d’autres Rôles pourraient être identifiés dans le futur.

Tous ces Rôles, ainsi que d’autres possibles Rôles futurs, devront pouvoir être matérialisés dans la BN à travers de Droits d’Accès qui délimitent le type d’actions et le périmètre des Contenus autorisés pour chaque Rôle.

Le RAES demande que le mécanisme de définition de Rôles dans la BN soit extensible à des nouveaux Rôles sans avoir recours à des développements additionnels.

7.5.       Contenus

Le RAES a identifié jusqu’à présent les types de Contenus suivants :

Les Contenus se matérialisent sous forme de Ressources, qui sont stockées, gérées et accessibles à travers la BN.

Cette catégorisation des Contenus répond à une perspective conceptuelle ; elle est donc indépendante du format numérique (fichier numérique) utilisé pour chaque Ressource spécifique.

Ces catégories devront servir à délimiter le périmètre des données accessibles et les actions y associées pour chacun des Rôles. En conséquence, l’implémentation de la BN devra permettre d’associer chacune des Ressources à un type de Contenu.

Il est possible que des nouveaux types de Contenus soient identifiés dans le futur. Le RAES demande que le mécanisme de catégorisation de Contenus et d’association de Ressources soit extensible à des nouvelles catégories sans avoir recours à des développements additionnels.

7.6.        Droits d’Accès et Extensibilité

Le RAES a identifié les Droits d’Accès suivants :

Ces Droits d’Accès permettront de délimiter le périmètre d’accès aux Ressources et les actions y associés qui est disponible pour chacun des Rôles.

Le tableau ci-dessous montre l’état de réflexion actuel du RAES concernant l’assignation des Droits d’Accès aux différents Rôles identifiés.

Naturellement, ce tableau est proposé sous réserve de modifications, et doit être utilisé comme un guide conceptuel qui indique le type de mécanisme à implémenter dans la BN.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Compte tenu de la nature variable des Acteurs, des Rôles, des Contenus et des Droits d’Accès, Le RAES demande que la BN soit extensible pour y inscrire des nouvelles instances de tous ces éléments en appliquant les mêmes mécanismes méthodologiques de contrôle, et donc sans avoir recours à des développements additionnels.

Le RAES demande aussi que la BN soit extensible pour rendre disponibles les Contenus d’autres projets du RAES en suivant la même méthodologie conçue et déployée pour CLV, et donc sans avoir recours à des développements additionnels.

7.7.       Enregistrement et Gestion des Utilisateurs

L’accès anonyme aux Ressources de la BN sera interdit, et nécessitera un enregistrement préalable.

Néanmoins, la BN proposera une page d’accueil avec des exemples de Contenus. Ce faisant, les visiteurs auront un aperçu de ce qui est disponible sur la plateforme, et pourront ainsi décider de s’enregistrer.

7.7.1.        Processus d’Enregistrement

D’une manière générale, le processus d’enregistrement d’Utilisateurs se déroulera en trois étapes :

  1. Ouverture de demande
  2. Validation de demande
  3. Activation du compte

7.7.2.        Ouverture de Demande

Le RAES anticipe deux circuits possibles pour initier l’enregistrement des Utilisateurs de la BN :

  1. La demande d’accès est initiée directement par l’Acteur concerné ; dans ce cas, l’Acteur remplit un formulaire en ligne proposé sur la BN. Le formulaire sera à définir, et inclura des informations personnelles (telles que nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, organisation d’appartenance, localisation géographique, type de Rôle souhaité, choix de mot de passe, etc. –liste non exhaustive-)
  2. Les Acteurs Administrateurs peuvent disposer déjà d’une liste d’Acteurs Dans ce cas, les Acteurs Administrateurs doivent pouvoir alimenter la table d’accès de la BN en mode ‘batch’ sans avoir à demander aux Acteurs d’aller remplir le formulaire de demande en ligne eux-mêmes.

7.7.3.        Validation de Demande

Les Acteurs Administrateurs doivent être notifiés automatiquement (au minimum par email, mais idéalement aussi à travers leur environnement d’Administration de la BN)  de la réception des demandes d’accès. Les Acteurs Administrateurs devront pouvoir examiner et traiter dans leur environnement d’Admin les demandes d’accès, notamment:

  • modifier les informations, notamment en ce qui concerne le Rôle demandé par l’Acteur;
  • valider les demandes par une simple action ‘point and click’ ; dans ce cas, la fonctionnalité de gestion d’Utilisateurs devra prendre en charge :
    • les actions techniques nécessaires pour définir le nouveau compte dans la table de contrôle d’accès de la BN;
    • la génération et l’envoi d’un lien d’activation par email à l’Acteur, afin de vérifier l’exactitude de son adresse email ;
  • rejeter la demande, après en avoir en spécifier les raison, par une simple action ‘point and click’ ; dans ce cas, la fonctionnalité de gestion d’Utilisateurs devra envoyer au demandeur un email pour l’informer de ce rejet.

7.7.4.        Activation du Compte

Après validation de la demande, les Acteurs devront recevoir une notification automatique par email avec un lien d’activation qu’ils devront cliquer afin de vérifier l’exactitude de son adresse email.

7.7.5.        Espace Compte et ‘Self-Service’

Les Utilisateurs disposeront sur la BN d’un espace ‘Mon Compte’ où ils pourront consulter et tenir à jour leurs informations personnelles et de contact (adresse email, numéro de téléphone, etc.)

Toute modification concernant leur adresse email devra être confirmée par un mécanisme de lien d’activation avant d’être validée dans la table de contrôle d’accès de la BN, et ceci afin de garantir l’exactitude de l’information.

Les Utilisateurs pourront aussi gérer dans l’espace ‘Mon Compte’ d’autres paramètres, comme par exemple la souscription à des notifications ou communications proposées par la BN (par exemple ‘Nouveaux Contenus’, Newsletters, etc. –liste non exhaustive-).

L’espace ‘Mon Compte’ permettra aussi aux Utilisateurs de gérer leur mot de passe de manière autonome comme suit :

  • modification volontaire
  • restauration en cas d’oubli, à travers de mécanismes d’envoi de lien de restauration par email et/ou par message SMS

L’espace ‘Mon Compte’ permettra aussi aux Utilisateurs de gérer leur mot de passe de manière comme suit :

Le RAES est conscient que le processus tel que décrit ci-dessus est général et principalement orienté vers des clients de type ordinateur, et demande aux répondants de l’adapter à l’usage de dispositifs type ‘smartphone’ de la manière la plus pertinente.

7.7.6.        Blocage et Suppression de Comptes

La fonctionnalité de gestion de comptes devra permettre aux Acteurs Administrateurs de :

  • bloquer temporairement les comptes et les débloquer ;
  • supprimer les comptes de manière permanente

7.7.7.        Exploitation de la base d’Utilisateurs

Le RAES demande que l’ensemble des données des tables de contrôle d’accès de la BN soit Exploitable.

7.8.        Recherche (‘Search’)

La nature et l’objectif de la BN  demande naturellement une fonctionnalité de Recherche particulièrement performante.

Le RAES anticipe que cette fonctionnalité constituera  le cœur de la BN, et sera déterminante pour son succès auprès des Utilisateurs.

Dans cette vision, le RAES anticipe un fonctionnement et une expérience utilisateur similaire à celle des moteurs de recherche habituels sur Internet, et qui peuvent inclure –liste non exhaustive- :

  • une interface utilisateur spécifique et extrêmement simple qui permette aux Utilisateurs d’initier une requête ;
  • la possibilité, pour les Utilisateurs le plus avertis, d’utiliser des éléments de syntaxe (opérateurs, mots clés, expressions régulières, etc.) avec correction de syntaxe automatique ;
  • la correction automatique de fautes de frappe, prise en compte des acronymes, et des synonymes ;
  • la possibilité de recherche par critères de proximité phonétique
  • des suggestions des mots ou des expressions (‘auto-complete’) au fur et à mesure que les Utilisateurs saisissent leurs requêtes, et ceci basé sur -liste non exhaustive- :
    • des catégories prédéterminées et configurables
    • des requêtes passées réalisées par l’Utilisateur;
    • l’historique de requêtes potentiellement similaires cumulées par le système ;
  • la présentation aux Utilisateurs d’une première liste de résultats, avec des extraits pertinents et des paramètres complémentaires adaptés qui leur permette d’affiner le résultat initial ;
  • une pondération dans la liste des résultats en fonction de leur pertinence, selon une ou plusieurs méthode de classement (historique de requêtes de l’Utilisateur, classement de résultats consultés par d’autres Utilisateurs qui ont fait des requêtes similaires, etc.)

 

Le RAES invite les répondants à privilégier l’intégration d’une technologie de moteur de recherche existant (Open Source ou commercial) afin de fournir cette fonctionnalité. Les répondants devront, dans ce cas, expliciter en détail les possibles impacts financiers de cette approche et chercher à les minimiser.

 

Le RAES anticipe qu’il peut être nécessaire de prévoir des activités récurrentes de la part des Acteurs Administrateurs afin de catégoriser les Ressources et pouvoir ainsi les structurer et les associer à des paramètres qui facilitent la fonctionnalité de Recherche (indexation, taxonomie, assignation de ‘tags’, métadonnées, etc.). Les répondants devront expliquer en détail –liste non exhaustive- :

  • la description des outils qui seront mis à disposition pour l’exécution de ces tâches ;
  • la granularité et niveau de détail supporté par ces outils ;
  • le contenu et la charge estimée de ce type d‘activités en fonction de la solution qu’ils proposent, ainsi

 

Néanmoins, Le RAES estime que cet approche sera nécessairement limitative, et demande aux répondants d’intégrer dans leur Conception le maximum d’automatismes et des fonctionnalités programmatiques pour optimiser la qualité de la Recherche et minimiser la charge d’Admin ; par exemple, des fonctionnalités de type recherche de texte intégral (‘Full Text Search’) sur l’ensemble des Ressources (y-compris pour les formats vidéo et audio, avec indication des passages concernés par la requête).

 

La liste des résultats présentée par la fonctionnalité de Recherche tiendra naturellement compte du Rôle des Utilisateurs, et sera limitée aux Ressources de la BN auxquelles ils peuvent accéder en fonction de ses Droits d’Accès.

 

Le périmètre de Recherche restera limité aux Ressources gérées dans  la BN.

 

Le RAES anticipe aussi d’autres points d’entrée possibles en complément de la Recherche, comme par exemple une navigation purement taxonomique en arborescence à partir de différents points d’entrée, comme ceux indiqués ci-dessous.

7.8.1.                  Thématiques

Le RAES anticipe que les Thématiques constitueront un des points d’entrée naturelles en relation avec la fonctionnalité de Recherche.

La liste suivante –non exhaustive- présente des exemples existants de Thématiques :

  • Relations Personnel De Santé Et Patients
  • Personnel De Santé Et Éthique
  • Les Grossesses Précoces
  • Les Relations Amoureuses Des Jeunes Et Adolescents
  • Les Violences Basées Sur Le Genre
  • L’Alimentation Du Nourrisson
  • Les Médicaments
  • Relations De Couple Et Violence De Genre
  • SSRAJ Et Droit À L’Information
  • Infections Sexuellement Transmissibles (IST)
  • L’Accouchement
  • VIH/Sida
  • Le Corps
  • Droits Du Patient Et Violence Sur Les Patients
  • Le Dialogue Au Sein Du Couple
  • Santé Communautaire
  • Soins Du Nourrisson
  • Le Mariage Des Enfants
  • La Grossesse
  • La Contraception
  • Information Et Protection Des Violences Basées Sur Le Genre
  • La Stérilité
  • Introduction En SSRAJ
  • Les Mutilations Génitales Féminines (MGF)
  • Empowerment Des Jeunes Et Autonomisation Des Filles
  • La Contraception D’Urgence

7.8.2.        Dimensions Additionnels

Le RAES anticipe d’autres dimensions ou paramètres qui viendront en complément des Thématiques pour cibler les requêtes des Utilisateurs dans leurs recherches de Ressources dans la BN, comme par exemple –liste non exhaustive- :

  • Langue du Ressource (e.g. Français, Wolof, etc.)
  • Pays Cible
  • Population / Audience Cible
  • Support / Format
  • Durée
  • Date de référence

7.9.       Interface Utilisateur

Le RAES considère que l’interface utilisateur sera un élément clé dans la Conception de la BN. Il est anticipé que la BN devra aligner de manière simultanée les caractéristiques suivantes -liste non exhaustive- :

  • une interface simple et intuitive à l’usage ;
  • légèreté, économie et performance dans l’utilisation des ressources (e.g. temps de réponse des recherches, réseau) ;
  • basée sur l’utilisation d’un nombre limité d’éléments récurrents (‘templates’) qui minimisent les charges de développement et permettent de générer dynamiquement les moyens d’accès aux Ressources;
  • conçue en gardant à l’esprit les usages et les défis propres à des Utilisateurs avec des moyens de connectivité parfois limités ou inexistants par endroits, et qui auront besoin des fonctionnalités pour un mode d’usage ‘off-line’ efficace ;

Le RAES attend des répondants qu’ils apportent toute leur expérience pour exprimer leur meilleure vision dans ce domaine.

7.9.1.        Clients Desktop

Le RAES demande que la BN soit accessible à travers une plateforme client de type ordinateur.

Le RAES souhaite que les Utilisateurs qui accéderont à la BN par ce moyen puissent le faire de la  manière la plus transparente et standard possible avec leurs outils habituels.

Le RAES demande que la méthode d’accès à la BN à partir d’un client de type ordinateur se fasse à travers un navigateur, et donc sans avoir besoin d’installer aucune application spécifique.

Ceci permettra de s’affranchir des problématiques liées :

  • aux différents systèmes d’exploitation (Windows, MacOS, Linux…)
  • à la distribution, installation et support d’applications spécifiques

Le RAES demande un support transversal à iso-fonctionnalité des navigateurs les plus répandus du marché :

  • Chrome
  • Safari
  • Firefox
  • Opera
  • Edge (Windows)

Il est souhaitable qu’un navigateur standard soit suffisant pour l’utilisation de la BN, c’est-à-dire, sans besoin non plus d’installations dans les navigateurs de ‘plug-ins’ ou d’extensions spécifiques (e.g. Flash, Java, etc.), et ceci afin de faciliter aussi le support à iso-fonctionnalité pour des navigateurs mobiles (‘smartphone’, tablettes, etc.)

Il est néanmoins acceptable que les tâches d’Admin de la BN demandent des exceptions à ces exigences, comme par exemple :

  • l’usage d’une application spécifique ;
  • l’usage de plug-ins ou d’extensions navigateur ;

qui seraient à déployer et supporter exceptionnellement pour les Acteurs Administrateurs.

7.9.2.        Clients Mobiles

Le RAES demande que la BN soit accessible à travers des plateformes client de type mobile, comme par exemple des ‘smartphones’ et des tablettes.

Dans le contexte de l’accès mobile à la BN, le RAES établi ses préférences selon le classement suivant:

  1. au minimum, la BN offrira un accès en mode Optimisation Mobile à travers le navigateur natif du dispositif mobile ;
  2. idéalement, il est souhaitable que la BN puisse offrir un accès mobile à travers une application déjà disponible, pour android et iOS (dans cette ordre de priorité compte tenu des parts de marché de ces systèmes d’exploitation dans le périmètre géographique cible).
  3. En principe, le RAES ne souhaite pas s’engager dans le développement d’une application mobile spécifique pour la BN.

7.9.3.        Utilisation en Mode Déconnecté (‘Off-Line’)

Le RAES anticipe que certains Acteurs auront besoin de pouvoir accéder aux Ressources en mode déconnecté en raison des difficultés et/ou limitations de connectivité, notamment dans le périmètre géographique de l’Afrique de l’Ouest.

Le RAES demande aux répondants d’intégrer dans la BN un mode de fonctionnement dit ‘déconnecté’ qui permette aux Acteurs concernés d’accéder à certaines Ressources choisies en situation de déconnexion Internet.

Le RAES anticipe que ce mode de fonctionnement implique une étape nécessaire et préalable de connexion, de manière à pouvoir garder des copies locales (‘cache’) des Ressources dans les dispositifs des Utilisateurs qu’ils pourront consulter ultérieurement sans avoir besoin de connexion Internet.

Ceci pourra être le cas, par exemple, des Acteurs Formateurs, qui devront pouvoir utiliser la BN en mode connecté pour préparer à l’avance le choix de Ressources nécessaires pour leurs interventions communautaires, et puis en situation de déconnexion pour les utiliser au moment de l’exécution sur place d’une animation communautaire. Il est anticipé que les Ressources choisies peuvent être de tout type de format (texte, vidéo, audio, etc.)

Indépendamment des choix techniques, le RAES demande que ce mode de fonctionnement déconnecté soit :

  • simple d’utilisation (par exemple, activation / désactivation aisée, identification visible du mode de fonctionnement, etc.)
  • transparent pour les Utilisateurs (dans le sens d’une facilité d’accès aux Ressources stockés en local similaire à l’expérience en ligne)
  • autonome dans la gestion de l’espace de stockage des dispositifs des Utilisateurs (peut-être avec des limites configurables de consommation d’espace dans le dispositif ou de ‘durée de vie utile’ des Ressources avant d’être effacés dans le dispositif pour libérer de l’espace, des notifications de rappel aux Utilisateurs concernant la consommation d’espace et les actions suggérés, etc.)

Le RAES demande aux répondants d’exposer en détail l’approche technique et l’expérience utilisateur qu’ils envisagent pour ce mode de fonctionnement.

7.9.4.        Aide En Ligne

Le RAES demande aux répondants d’intégrer dans la BN des informations d’aide en ligne suffisantes pour rendre les Utilisateurs efficaces et autonomes dans leur usage de la BN (Gestion du Compte, Recherche, Rôle, Téléchargement, etc.).

L’aide en ligne devra s’organiser en deux niveaux :

  • usages basique ;
  • usage avancé / expert, par exemple en ce qui concerne la fonction de Recherche

7.9.4.1.        Réflexions ‘Chatbot’

Le RAES est conscient de l’impact dans la société des nouveaux usages technologiques, notamment dans le périmètre de l’Afrique de l’Ouest. Le RAES exploite déjà certains de ces  nouveaux canaux à travers une forte présence dans les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Twitter, etc.)

Le RAES demande aux répondants d’apporter dans leur proposition une réflexion au sujet des possibilités d’intégration dans la BN des technologies du type ‘chatbot’ qui puissent apporter des fonctions de guide virtuel interactif pour les Utilisateurs de la BN, et de présenter des options d’implémentation avec des indications de coût.

Dans le cadre de l’utilisation de clients mobiles, le RAES demande aussi aux répondants d’étendre cette réflexion à l’intégration de cette technologie dans des applications de messagerie mobile, comme par exemple WhatsApp, qui pourraient constituer un futur canal de communication additionnel vers la BN.

7.9.5.        Formation pour les Acteurs Administration

Le RAES anticipe l’existence des tâches de d’Administration qui seront nécessaires pour le bon fonctionnement de la BN.

Le RAES anticipe d’exercer ces fonctions au sein de ses équipes, et demande aux répondants d’anticiper une formation spécifique destinée aux Acteurs Administrateurs.

7.10.      Surveillance d’Utilisation de la BN

Le RAES demande de pouvoir suivre et analyser l’usage de la BN ainsi que la pertinence des Contenus y proposés.

7.10.1.      Rapports d’Utilisation

Le RAES demande aux répondants de prévoir des mécanismes automatiques de collecte de données de surveillance et d’analyse d’utilisation de la BN, comme par exemple -liste non exhaustive-:

  • Nombre, fréquence des connexions Utilisateurs
  • Historique et classement des recherches réalisées (type ‘word map’, par exemple) ;
  • Historique et classement des pages et/ou Ressources visitées ;
  • Historique et classement des Ressources téléchargées ;

Dans la mesure du possible, ces données seront croisées automatiquement à travers les identificateurs des Utilisateurs et enrichies avec les informations disponibles dans la table de contrôle d’accès à la BN, notamment: Rôle, organisation d’appartenance, localisation géographique, etc.

Le RAES demande que l’ensemble des données de surveillance d‘utilisation de la BN soit Exploitable.

7.10.1.      Feedback Utilisateur

Le RAES demande aux répondants de prévoir dans la BN des mécanismes destinés à recueillir les avis des Utilisateurs concernant les Ressources y proposées.

Le RAES anticipe que les avis de Utilisateurs seront associés aux Ressources proposées, et que toute Ressource pourra être potentiellement évaluée par les Utilisateurs de manière volontaire, en suivant une méthodologie simple, comme par exemple:

  • en proposant une évaluation globale en mode ‘point and click’ de type échelle Likert (1 à 5 étoiles, par exemple) ;
  • éventuellement, accompagnée de :
    • quelques questions à répondre en mode ‘point and click’ avec des catégories classiques, comme par exemple –liste non exhaustive- : réponses exclusives type ‘radio button’, non exclusives type ‘checkbox’, en mode sélection à partir d’une liste fermée, etc.)
    • un champ de type ‘commentaires en texte libre’ à remplir

Après avoir reçu une évaluation, la BN devra envoyer les notifications suivantes de manière automatique :

  • un accusé de bonne réception par email  destiné à l’Utilisateur qui a laissé l’évaluation;
  • une notification par email pour lecture et action destinée aux Acteurs RAES désignés dans une liste de distribution gérée dans la BN;

Le RAES demande que l’ensemble des données concernant le feedback des Utilisateurs de la BN soit Exploitable.

7.11.     Dépôt De Données (Data Repository)

Le RAES anticipe aussi le dépôt de données (Data Repository) comme un des éléments clés de la BN, et ceci à plusieurs titres :

  • performance pour les Utilisateurs (affichage et/ou téléchargement des Ressources) ;
  • facilité de gestion des Ressources (par exemple, en apportant un niveau d’abstraction nécessaire par rapport aux problématiques de nommage des Ressources);

Le RAES invite les répondants à décrire en détail leur vision concernant le stockage des Ressources et sa relation avec le moteur de Recherche.

7.11.1.      Indications de Volumétrie

Le RAES fournit à titre estimatif la présente indication de volumétrie sous les conditions et limitations suivantes :

  1. Cette estimation est extrêmement partielle, dans la mesure où elle ne tient compte que des Ressources dans l’état et formats actuels en relation avec le Kit Pédagogique, qui fait partie des Contenus Pédagogiques.
  2. Les paramètres de référence sont nécessairement évolutifs ; ainsi, par exemple, des nouvelle saisons TV ou le doublage vers de langues additionnelles sont en cours de production et/ou à prévoir ;
  3. Le format et l’organisation des fichiers analysés sont basés sur le format ‘coffret physique’. Ils sont susceptibles de varier, même de se multiplier, profondément suite à l’adaptation de ces Contenus aux formats et usage de la Bibliothèque Numérique;
    • ainsi, par exemple, le guide de discussion pour les épisodes TV ou radio pourrait se présenter de manière ‘complète en format livre’ comme aujourd’hui et destiné à pouvoir être imprimé, mais au même temps chacun de ses chapitres / épisodes pourraient être atomisés de différentes façons pour accompagner des références isolés à partir des éléments thématiques ou de guides spécifiques par atelier;
    • il est aussi possible d’anticiper la multiplicité de formats d’encodage pour un même Contenu, de manière à fournir des options de Ressources de moindre qualité des Ressources mais aussi moins lourdes à télécharger; ainsi, l’estimation inclut des exemples pour des différents encodages audio.

7.11.1.1.       Paramètres de Référence pour l’Estimation

 

 

 

 

 

 

 

 

* Une saison 4 est en cours de production

** Des langues additionnelles peuvent être prévues ou sont en cours de production

*** Un même épisode est matérialisé plusieurs fois en fonction du nombre de langues dans lesquelles il est doublé, ainsi, de manière générale :

 =(Nombre_Episodes_TV_Saison_01*Nombre_Langues_Episodes_TV_Saison_01) +

(Nombre_Episodes_TV_Saison_02*Nombre_Langues_Episodes_TV_Saison_02) +

(Nombre_Episodes_TV_Saison_03*Nombre_Langues_Episodes_TV_Saison_03)

 

 

 

 

 

 

 

* Un même épisode est matérialisé plusieurs fois en fonction du nombre de langues dans lesquelles il est doublé

7.11.1.2.       Volumétrie Indicative Actuelle (Partielle)

En fonction des paramètres de référence retenus, et compte tenu du périmètre et des limitations exprimées ci-dessus, la volumétrie actuelle estimée des fichiers analysés serait autour de 341 GB, comme suit :

 

 

 

7.12.     Fonctionnalités d’Intégration (Support API’s)

Le RAES demande aux répondants de prévoir dans leur Conception la fourniture d’une API de type ‘RESTful’ complète et documentée qui expose l’ensemble des fonctions et des données de la BN à travers des langages de programmation répandus, notamment python.

7.13.     Opérations de la Bibliothèque Numérique

Le RAES demande aux répondants de prévoir dans leur réponse une description détaillée du service d’Opérations qu’ils proposent afin de garantir le bon fonctionnement de la BN après la phase de Déploiement.

D’une manière générale, les Opérations devront couvrir au minimum :

Le RAES anticipe que l’étendu du service d’Opérations rendu directement par les répondants sera naturellement déterminé par l’étendu des services proposés par les tiers (hébergeurs, éditeurs) sur lesquels les répondants bâtiront leur Conception.

Néanmoins, le répondant sélectionné se portera en ’Single Point Of Contact’, coordonnera l’ensemble des éléments de service et agira en tant que mandaté du RAES au besoin, afin d’assurer le bon fonctionnement de la BN de manière transparente pour le RAES et pour les Utilisateurs de la BN.

La description du service d’Opérations devra comporter une proposition d’Accord de Niveau de Service basé sur des KPI’s identifiés qui serviront à évaluer la performance de la prestation.

8. MACRO-PLANNING PRÉVISIONNEL

Le RAES demande aux répondants d’apporter dans leur réponse un macro-planning prévisionnel qui adresse les étapes et jalons majeurs du projet jusqu’à la livraison et le Déploiement de la BN.

Ce macro-planning sera développé en détail dans le plan projet, qui devra être cohérent avec les éléments majeurs présentés dans le macro-planning.

Il est rappelé que la livraison définitive et opérationnelle de la BN est demandée pour le 31 mai 2021 au plus tard.

9. MÉTHODOLOGIE PROJET

Le RAES demandera au répondant sélectionné de mettre en place une structure de gestion et de suivi de projet afin de garantir sa bonne exécution en fonction des critères suivants :

  • le respect du périmètre ;
  • le respect des délais ;
  • la qualité de la prestation ;

Au minimum, le RAES anticipe chez le répondant sélectionné une structure qui inclut un Exécutive Sponsor, un Chef de Projet et une Equipe Projet.

Le RAES demandera au répondant sélectionné de présenter les CV de tous les intervenants choisis pour le projet.

Le RAES demandera au répondant sélectionné de tout mettre en œuvre pour garantir la participation des mêmes intervenants tout au long du projet BN selon le plan projet prévu.

Notamment, le répondant sélectionné s’engagera à ne pas re-allouer des ressources prévues pour le projet BN à d’autres projets pour des raisons autres que celles indépendantes de sa volonté, en dehors de son contrôle ou de performance.

9.1.       Sponsor Exécutive

Le RAES demandera au répondant sélectionné de désigner un sponsor exécutive dans son organisation.

Le rôle du sponsor exécutive correspond à celui de garant, autorité d’approbation ou responsable (dans le sens ‘Accountable’ dans la matrice de responsabilité classique de type ‘RACI’). Ceci inclut les activités suivantes –liste non exhaustive- :

  1. liaison avec l’équipe dirigeante du RAES;
  2. support interne au chef de projet dans des arbitrages ou la résolution de problèmes dans son organisation;
  3. point d’escalade pour le RAES en cas de problèmes ou de risques perçus;
  4. validation et garantie des livrables fournis par l’équipe projet;

9.1.       Chef De Projet – Single Point Of Contact (SPOC)

Le RAES demandera au répondant sélectionné de désigner dans son organisation un chef de projet. Le rôle du chef de projet correspond à la coordination de l’ensemble des tâches de réalisation du projet. Ceci inclut les activités suivantes –liste non exhaustive- :

  • prise en charge du projet ‘de bout en bout’ : du cahier de charges jusqu’à la recette du RAES et le déploiement
  • mise en place du plan projet, comme par exemple –liste non exhaustive- : besoin client, spécification technique fonctionnelle, identification des ressources internes, préparation du planning, répartition coordonnée des lots de travail par compétences, suivi des livrables, critères de réception, etc.
  • présentation du le plan projet au RAES en assurant sa validation ;
  • pilotage quotidien interne du projet, en coordonnant et animant l’équipe projet en fonction de l’organisation de travail définie;
  • préparation et conduite d’une réunion hebdomadaire de suivi projet avec le RAES en abordant les jalons accomplis, les problèmes et/ou risques identifiés et le plan d’action à suivre ;
  • tenue et mise à jour du plan projet ;
  • livrer le projet selon les critères de périmètre, délais et qualité attendus par le RAES ;

9.1.       Equipe Projet

Le RAES demandera au répondant sélectionné de désigner dans son organisation une équipe projet qui assure les compétences techniques nécessaires pour réaliser l’ensemble des activités définies dans le plan projet (dans le sens ‘Responsible’ dans la matrice de responsabilité classique de type ‘RACI’).

L’équipe projet sera coordonnée par le chef de projet.

10.   MODE D’EXECUTION

10.1.     Approche Collaborative

Le RAES demandera au répondant sélectionné de travailler avec l’équipe RAES d’une manière collaborative, particulièrement sur tout ce qui concerne la phase de Conception de la BN.

Le répondant sélectionné devra prévoir de travailler avec des maquettes fonctionnelles collaboratives (technologie ‘wireframe’) et d’organiser au besoin des ateliers de co-création avec les équipe RAES afin d’obtenir leur validation avant de s’engager dans des activités lourdes de customisation et/ou développement.

10.2.     Propriété de la Bibliothèque Numérique

L’ensemble des livrables et de tout autre élément technique fournis dans le cadre de cette prestation (Conception, Fourniture, Déploiement, intégrations, développements, documentation, matériaux de formation, etc. –liste non exhaustive-) demeurera propriété exclusive du RAES.

10.1.     Non Exclusivité

Rien dans ce document ne sera interprété comme un droit exclusif de la part du répondant sélectionné à exécuter les activités décrites.

Le RAES gardera à tout moment le droit d’assigner et de réassigner le ou les prestataires de son choix pour exécuter une ou certaines parties des activités décrites dans ce CdC.

10.1.     Environnement de Développement / Customisation

En conséquence, le RAES demandera au répondant sélectionné de prévoir la réalisation des tâches du plan projet, comme par exemple la customisation et/ou le développement –liste non exhaustive- sur des plateformes hébergées, accessibles et contrôlées par le RAES.

10.1.     Documentation

Le RAES demandera au répondant sélectionné de fournir une documentation exhaustive qui couvre l’ensemble des activités de –liste non exhaustive-:

Le contenu de cette documentation devra permettre à tout prestataire différent du répondant sélectionné de comprendre l’ensemble des éléments de la BN et d’exécuter les tâches y décrites de manière suffisante et optimale.

  1. INSTRUCTIONS

Le RAES invite les répondants à ce document à suivre attentivement les instructions et à s’ajuster dans ses réponses aux exigences décrites dans le présent CdC de la manière la plus précise possible.

Le RAES analysera les réponses reçues en utilisant une grille d’évaluation qui couvrira individuellement et point par point l’ensemble des exigences et demandes exprimées dans ce CdC.

Les réponses incomplètes ou manquantes pénaliseront la notation des répondants.

Le RAES demande aux répondants de confirmer, infirmer ou expliciter des limitations à toute attente exprimée dans le présent CdC.

D’une manière générale, l’évaluation des réponses suivra les considérations suivantes:

  • qualité, contenu et vision technique : 60%
  • expérience et références : 20%
  • proposition financière : 20%

Par ailleurs, le RAES évaluera la qualité des livrables selon les critères suivants :

  • La clarté, la lisibilité du livrable et la capacité à être appropriés par le.les Acteur.s cible.s
  • Le respect des délais ;
  • Le respect du périmètre de la prestation demandée ;

11.1.     Confidentialité

Le RAES demandera au répondant sélectionné de :

  • signer un accord de non-divulgation ;
  • s’engager à protéger, dans la mesure des attentes raisonnables, les informations et documents objets de la prestation ;
  • se conformer aux lois et réglementations en vigueur, notamment en matière d’hébergement et protection de données (par exemple, règlementation GDPR européenne ou similaires)
  • appliquer les meilleures pratiques professionnelles sur la sécurité des informations lorsqu’ils recueillent, stockent, traitent, transmettent et partagent des données, notamment des informations personnelles ;

11.2.     Proposition En Mode ‘Forfait’

Le RAES demande aux répondants de soumettre une proposition financière détaillée, et selon un mode ‘forfait’ avec garantie de résultats.

11.3.     Profil Recherché

Au vu du contexte de la plateforme à mettre en œuvre, le RAES cherche une agence qui a déjà une expérience concrète et réussie dans la création et l’opération de plateformes légères, intuitives et simples d’utilisation, adaptées aux usages en Afrique de l’Ouest et du Centre.

11.4.     Comment Postuler

Les agences intéressées enverront leur proposition soit par e-mail, soit par courrier physique, comme suit :

Par e-mail : A : dieynaba@ongraes.org
EN COPIE : contact@ongraes.org
SUJET : Nom + Proposition pour le cahier des charges du projet C’est la Vie !
     
Par Courrier Physique DOSSIERS : Dossiers sous enveloppe scellée avec comme mention :

ONG RAES

Madame Dieynaba GUEMES

Nom du prestataire

Proposition pour le cahier des charges du projet C’est la Vie !

ADRESSE : 18 Rue Loulou,

Fann-Hock

Dakar (Sénégal)

 

11.5.     Date Limite d’Envoi des Dossiers

Les dossiers complets doivent être envoyés au plus tard le 18 janvier 2021 à 12:00h (heure de Dakar).

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