Proposition de Termes de références pour le Recrutement d’un Auditeur Externe Unique pour les Audits Financiers des projets RCA, Mali et Tchad financés par l’AFD

Généralités :

Entité : ALIMA

Objet : Audit des Projets :

  • MALI : CML 1451 01 U : “La prise en charge et la prévention de la malnutrition aiguë dans la commune 1 de Bamako”
  • République Centrafricaine : CCF 1193 01 E : “Renforcement des capacités des acteurs centrafricains dans la prise en charge maternelle, infantile et du paludisme dans le district de BODA”
  • Tchad : CTD 1200 01 J : “Ecole de formation des professionnels de santé tchadiens à la prise en charge de la MAS, N’Djamena”

Période à auditer :

  • MALI : CML1451 01 U : 01/05/2019 – 30/04/2021
  • République Centrafricaine : CCF 1193 01 E : 01/07/2018 – 31/12/2020
  • Tchad : CTD 1200 01 J : 01/03/2017 – 29/02/2020

Date limite de dépôts des offres : 15/09/2020

Date estimée de démarrage de chaque mission d’audit :

  • MALI : CML1451 01 U : 31/07/2021
  • République Centrafricaine : CCF 1193 01 E : 31/03/2021
  • Tchad : CTD 1200 01 J : 01/08/2020
Lieux de l’audit :

Siège ALIMA Paris, cependant l’audit pourra être très probablement effectué à distance depuis notre Siège de Dakar avec une méthode de revue de pièces en version électronique qu’ALIMA mettra à disposition.

Table des matières

  1. Avant-propos                                  3
  2. Description du projet                    3

III.         Objectif de l’audit                      4

  1. Organisation de l’audit                 5

IV1. Méthodologie et approche de l’audit           5

  1. Déroulement et Etendue de l’audit     5

V1. Réunion de cadrage avec l’auditeur        5

V2. La réalisation et la restitution de l’audit financier       6

  1. Rapports à fournir   6

VII.        Documents de référence    7

VIII.      Proposition technique et financière   7

  1. Traitements des applications     7

VIII.1 Evaluation des applications      7

VIII.2 Budget   8

  1. Envoi des offres       8
  2. Annexes     9

X.1 Budget du Projet      9

X.2 Questionnaire à remplir par l’auditeur et à remettre à l’Agence Française de Développement    9

X.3 Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social  15

I.  Avant-propos

The Alliance for International Medical Action (ALIMA) est une organisation médicale internationale fondée en 2009. ALIMA a pour objectif de produire des secours médicaux de qualité dans des zones de forte mortalité et d’améliorer la pratique de la médecine humanitaire en développant des projets innovants associés à de la recherche médicale. ALIMA travaille aujourd’hui dans 11 pays de l’Afrique de l’Ouest et du centre.

Description des projets

  • MALI : CML 1451 01 U : “La prise en charge et la prévention de la malnutrition aiguë dans la commune 1 de Bamako” :
  • République Centrafricaine : CCF 1193 01 E : “Renforcement des capacités des acteurs centrafricains dans la prise en charge maternelle, infantile et du paludisme dans le district de BODA” :
  • Tchad : CTD 1200 01 J : “Ecole de formation des professionnels de santé tchadiens à la prise en charge de la MAS, N’Djamena” : Mise en place d’une école de formation au sein de l’hôpital de l’Amitié Tchad-Chine à N’Djamena, dans l’objectif de renforcer les capacités du personnel soignant en matière de prise en charge intégrée de la Malnutrition Aigüe Sévère. Les sessions de formations, tenant compte des directives et des protocoles nationaux, permettront de transmettre l’expérience acquise en PCIMA en ambulatoire et en hospitalier.

II.  Description des projets

Le tableau décrit les projets financés par l’AFD :

  • MALI : CML 1451 01 U : “La prise en charge et la prévention de la malnutrition aiguë dans la commune 1 de Bamako” :
Durée
2 ans
Budget total contractuel
2.200.000 €
Lieux
BAMAKO – MALI
Objectifs de l’action
Objectif Global : Contribuer à la réduction de la la morbidité et la mortalité liées à la malnutrition aiguë chez les enfants de moins de 5 ans de la Commune I de Bamako
Objectifs Spécifiques :
Objectif Spécifique 1 : Améliorer l’accès aux soins et la qualité de la prise en charge de la malnutrition aigüe à travers la mise en place du protocole simplifié OPTIMA.
Objectif Spécifique 2 : Renforcer le système de santé afin d’intégrer le programme de prise en charge de la malnutrition aiguë nutritionnel et de délivrer des activités de prévention et de prise en charge de qualité.
Bénéficiaires directs
90 193 bénéficiaires ciblés, dont :
– 2661 enfants de moins de 5 ans pris en charge
– 87 392 femmes en âge de procréer formées au dépistage de la MA par le PB et à la détection des œdèmes
Bénéficiaires indirects
–        4 membres de l’ECD formés au protocole OPTIMA
–        4 membres de la DRS formés au protocole OPTIMA
–        52 relais communautaires formés
–        36 staff de CSCom formés (soit 3 par CSCom)
–        20 staff de CSRef formés (sur les 2 ans)
Résultats attendus
OS1.R1 : La prise en charge gratuite et de qualité de la Malnutrition Aigüe (MA au PB <125 mm) est assurée en ambulatoire aux enfants de moins de 5 ans sur les CSCom appuyés pendant toute la durée de l’intervention.
OS1.R.2 : La prise en charge en hospitalisation des complications de la malnutrition aigüe est renforcée au niveau du CSRéf de la Commune 1.
OS2.R.1 : La prévention communautaire de la malnutrition et des pathologies de l’enfant est renforcée à travers le dépistage précoce par les mères (PB mères), le renforcement des activités ANJE, et le renforcement de l’implication communautaire.
OS2.R2 : Les acteurs locaux sont renforcés dans la planification et la mise en place de la prise en charge de la MA.
Activités principales
OS1.R1.
–        Appui à la prise en charge de qualité de la Malnutrition Aigüe (MA) en ambulatoire des enfants de 6 à 59 mois et mise ne place du protocole OPTIMA
–        Appui à la prise en charge du ticket modérateur pour l’accès à la consultation pour les soins de santé primaires pour les enfants de moins de 5 ans sur les CSCom appuyés
–        Renforcement du système de référence et évacuations des cas graves
OS1.R.2.
–        Appui à l’organisation de l’URENI et à la prise en charge de la malnutrition aiguë avec complication
–        Renforcement de l’hygiène hospitalière
OS2.R.1
–        Formation des mères au dépistage de la malnutrition aigüe et référencement précoce – PB mères et sensibilisation à l’ANJE
–        Appui aux activités communautaires de prévention de la malnutrition
–        Appui à la mise en place des GSAN
OS2.R2
–        Formation du personnel de santé et autorités sanitaires au nouveau protocole OPTIMA
–        Accompagnement des CSCom et CSRef dans la gestion et l’approvisionnement des intrants nutritionnels
–        Organisations de supervisions conjointes avec l’ECD et la DRS
  • République Centrafricaine : CCF 1193 01 E : “Renforcement des capacités des acteurs centrafricains dans la prise en charge maternelle, infantile et du paludisme dans le district de BODA” :
Durée
2 ans et demi
Budget total contractuel
2.000.000 €
Lieux
BODA – République Centrafricaine
Objectifs de l’action
Objectif Global : Contribuer à la réduction de la morbidité et la mortalité infantile, maternelle et liées au paludisme
Objectifs Spécifiques
Objectif Spécifique 1 : Renforcer les capacités des acteurs sanitaires locaux du DS de Boda dans l’amélioration de l’offre et de l’accès aux soins de santé maternelle et infantile et dans la prise en charge communautaire du paludisme.
Objectif Spécifique 2 : Améliorer la qualité des soins obstétricaux et néonataux délivrés par les sage-femmes et assistants accoucheurs de trois Régions Sanitaires de la RCA.
Bénéficiaires directs
–        24 725 consultations curatives d’enfants de moins de 5 ans
–        4083 femmes vues en CPN1
–        3828 accouchements assistés
–        669 cas de MAS pris en charge
–        5382 hospitalisations dans les services pédiatrie, maternité et l’UNT de l’hôpital de Boda
–        32 sage-femmes et assistants accoucheurs provenant des Régions Sanitaires n°1, 2 et 3
–        16 points focaux Santé Reproductive (SR), dont trois au niveau des Régions Sanitaire n°1, 2 et 3, et treize au niveaux des districts sanitaires de provenance des stagiaires
Les bénéficiaires directs du volet de prise en charge communautaire à domicile du paludisme (PECADOM) seront :
–        13 969 personnes, soit  6427 pour l’aire de santé de Ngotto, 5747 pour celle de Boganangone, 602 pour celle de Boganda et 1193 pour celle de Yawa.
–        19 Agents de Santé Communautaires formés sur le diagnostic et la prise en charge des cas simples de paludisme
–        10 Relais Communautaires formés aux techniques de sensibilisation
Bénéficiaires indirects
–        Les matrones en poste dans les structures sanitaires de provenance des sage-femmes formées (la supervision formative des matrones figurant parmi les attributions des sage-femmes)
–        Les femmes enceintes des districts sanitaires d’origine des agents de santé formés qui seront prises en charge après la formation de ces derniers à Boda.
–        Les 51 043 habitants des 5 aires de santé du district sanitaire de Boda couvertes par le projet
Résultats attendus
OS1.R.1 : Les populations les plus vulnérables (enfants de moins de 5 ans, femmes enceintes et allaitantes) ont accès à des soins de santé gratuits et de qualité et les compétences du district sanitaire de Boda sont renforcées
OS1.R2 : Le nombre de cas de paludisme grave et de décès dus au paludisme sont réduits, le réseau d’agents communautaires est efficace pour l’identification et la prise en charge communautaire des cas de paludisme simple
OS2.R3 : Les capacités du personnel de santé du Ministère de la Santé sont renforcées par le biais de formations pratiques sur les soins obstétricaux et néonataux d’urgence
Activités principales
OS1.R1.
–        Appui à l’organisation de consultations préventives et curatives gratuites de qualité au sein des FOSA appuyées
–        Dépistage et prise en charge des cas de MAS en UNTA et à l’UNT
–        Appui au système d’évacuation des cas graves des FOSA vers l’Hôpital
–        Appui à la prise en charge des complications gynéco-obstétriques, pédiatriques et urgences vitales
–        Renforcement des capacités de l’ECD et du personnel de santé dans les FOSA appuyées
OS1.R2 :
–        Communication et implication des communautés dans la sélection des Agents de Santé Communautaires
–        Formation et suivi des Agents de Santé Communautaires
–        Sensibilisation continue des populations par les relais communautaires
–        Prise en charge communautaire du paludisme par les agents de santé communautaires formés
OS2.R3 :
–        Formation du personnel soignant de la maternité de l’hôpital de Boda aux techniques de transfert de compétences
–        Organisation de sessions de formations théoriques sur les soins obstétricaux et néonataux d’urgence et pratiques au sein du service de maternité de l’hôpital de Boda
–        Formation des Points Focaux Santé Reproductive régionaux et de district sanitaire et organisation de visites de suivi post-formation dans les structures de provenance des stagiaires formés
  • Tchad : CTD 1200 01 J : “Ecole de formation des professionnels de santé tchadiens à la prise en charge de la MAS, N’Djamena” :
Durée
3 ans
Budget total contractuel
1 053 496
Lieux
N’Djamena – Tchad
Objectifs de l’action
Objectif Global : Contribuer à la réduction de la mortalité infantile au Tchad par la prise en charge de la
Malnutrition Aigüe Sévère des enfants de moins de 5 ans.
Objectifs Spécifiques
Objectif Spécifique 1 : Renforcer les capacités des acteurs de santé dans le domaine de la prise en charge de la MAS en ambulatoire
(UNA) et en milieu hospitalier (UNT) dans les régions sanitaires du Tchad.
Objectif Spécifique 2 : Assurer une prise en charge médico-nutritionnelle de qualité des enfants MAS à Ndjamena, au sein des structures de santé appuyées.
Bénéficiaires directs
360 professionnels de santé formés
10 800 enfants MAS pris en charge
Bénéficiaires indirects
Résultats attendus
R.1. : Les professionnels de santé tchadiens sont formés et maîtrisent le Protocole de prise en charge intégrée de la malnutrition aiguë
R 2.Les structures sanitaires partenaires de l’UNT Ecole sont accompagnées dans la mise en œuvre de la prise en charge de la MAS.
R 3 :Les enfants MAS bénéficient d’une prise en charge de qualité dans l’UNT de HATC accueillant des stagiaires à N’Djamena
Activités principales
A.1R1. Formation des formateurs de la DNTA aux techniques de facilitation en PCIMA
A.2.R.1 Appui à la DNTA sur l’organisation des formations théoriques des professionnels de santé
A.3.R1 Organisation des formations pratiques (stages) des professionnels de santé, au sein des unités nutritionnelles appuyées par ALIMA
A.1R2 Dotation des kits de sortie du stage aux professionnels formés
A.2.R2. Organisation des visites de suivi post-formation des stagiaires sortis de l’UNT Ecole
A3R2 Appui à l’organisation des missions conjointes (DNTA-ALIMA-Délégation sanitaire) de suivi de la qualité de prise MAS dans les unités nutritionnelles partenaires
A1R3. Assurer les moyens, logistiques, matériels et RH, d’une prise en charge de qualité à l’UNT de HATC
A2R3 Appuyer les références et contre-références afin d’assurer la continuité des soins des enfants MAS pris en charge

III.            Objectif des audits

Les projets mis en œuvre par ALIMA, financés en partie par l’AFD, doivent faire l’objet d’un audit financier externe pour les dépenses réalisées dans le cadre des projets. La recrutement d’un auditeur externe est l’objectif des termes de référence ici présents.

L’auditeur sélectionné devra exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur le rapport financier établi par ALIMA pour les dépenses mises en œuvre dans le cadre des projets. L’auditeur devra :

  • Respecter la liste des vérifications à accomplir, présentée en annexe 2,
  • S’assurer de la conformité des rapports financiers au modèle requis par l’AFD,
  • S’assurer de l’éligibilité des dépenses effectuées durant les projets et reportées dans les rapports financiers
  • Se prononcer sur le respect des procédures listées dans la Convention de financement avec l’AFD et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD (https://www.afd.fr/fr/les-organisations-de-la-societe-civile)
  • Certifier les rapports financiers à présenter à l’AFD
  • Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur.

IV.   Organisation des audits

IV1. Méthodologie et approche des audits

Le consultant proposera une note méthodologique pour la réalisation de chacun des audits. Celle-ci devra notamment préciser la méthodologie d’échantillonnage permettant d’assurer la représentativité des dépenses à contrôler au niveau global et pour chaque rubrique budgétaire.

S’agissant de 3 projets différents, chaque audit fera l’objet d’un bon de commande de l’OSC vis à vis de l’auditeur. ll est entendu que le consultant sélectionné présentera une méthodologie qu’il devra adapter à chaque commande d’ALIMA, prenant compte des spécificités de chaque projet et des contextes des pays dans lequel les activités sont réalisées ou vont se dérouler les travaux d’audit. Celle celle-ci sera présentée sous forme de note méthodologique.

IV2. Lieu d’Intervention

Les interventions se dérouleront principalement :

– au siège de ALIMA, situé 15 rue des immeubles industriels 75011 Paris, cependant l’audit pourra être très probablement effectué à distance depuis notre Siège de Dakar avec une méthode de revue de pièces en version électronique que ALIMA mettra à disposition.

– auprès des partenaires de l’OSC bénéficiaires de rétrocession dans le(s) pays suivants :

  • TCHAD : ALERTE Santé quartier rue de 40m, avenue François Tombalbaye, Ndjaména. L’audit du bénéficiaire pourra également s’effectuer à distance avec un scannage des pièces sur présentation de l’échantillon de l’auditeur
V.  Déroulement et étendue des audits

Les audits se dérouleront en deux temps

V1. Réunion de cadrage avec l’auditeur

Cette réunion devra se tenir suite au choix de l’auditeur. L’objectif principal de cette réunion est une bonne compréhension par l’OSC du périmètre et des modalités de contrôle de l’audit. Elle se tiendra pour chaque projet c’est à dire à chaque commande. Elle permettra entre autres de s’entendre sur le timing de l’audit en lien avec nos disponibilités et celle des équipes terrain.

Par ailleurs, concernant le projet au Mali, la réunion de cadrage doit se dérouler le plus tôt possible après l’attribution du présent marché à une date qui sera fixée conjointement par les deux parties ; elle permettre à l’OSC de renforcer les procédures internes indispensables au respect de ses obligations contractuelles afin, à terme, de faciliter le travail de contrôle de l’auditeur et de limiter au maximum le taux de dépenses inéligibles constatées en fin d’exécution de projet. Cette réunion peut également permettre à l’auditeur d’émettre des recommandations à l’OSC.

V2. La réalisation et la restitution des audits financiers

L’examen comprendra comme tâches principales de :

  • S’assurer que toutes les dépenses ont été encourues conformément aux dispositions prévues dans la Convention de financement et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD, avec une vigilance particulière sur les engagements relatifs à la passation des marchés.
  • Vérifier les critères d’éligibilité des dépenses reportées dans le rapport financier
  • Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur.

Les critères d’éligibilité des dépenses sont principalement les suivants :

  • Les dépenses ont été réellement encourues et ce pendant la période couverte par la Convention de financement
  • Les dépenses encourues étaient prévues au budget et sont classées dans la bonne catégorie budgétaire.
  • Les dépenses encourues étaient nécessaires à la mise en œuvre du projet
  • Les dépenses encourues et reportées dans le rapport financier ont été enregistrées et allouées au projet dans le système comptable de « Nom de l’OSC » ou dans celui de ses partenaires conformément aux normes de comptabilité applicables dans le pays d’établissement de ces derniers et aux pratiques comptables habituelles.

L’auditeur devra réaliser l’ensemble des vérifications mentionnées dans la liste de vérification en Annexe 2. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.

VI.           Rapports à fournir

A l’issue de la réunion de cadrage décrite dans la partie V1 l’auditeur devra rédiger, en toute indépendance, une note de cadrage qui consignera ses principales recommandations pour la mise en œuvre de l’audit financier.

La réalisation de l’audit financier décrite dans la partie V2 devra avoir lieu après la fin du projet (Mali : 30/04/2021, RCA : 31/12/2020, Tchad : 31/05/2020). Les rapports d’audit devront être fournis dans les six mois qui suivent la fin du projet. Il doit impérativement justifier la vérification des dépenses, apporter des commentaires sur chacun des contrôles. Il doit indiquer le montant des dépenses déclarées inéligibles (également commenté pour chaque dépense concernée).  Les procédures de mise en concurrence, les rétrocessions et les valorisations doivent également être évaluées et commentées.

La liste de vérification (cf annexe 2) doit être annexée aux rapports d’audit.

Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérification des dépenses et formulant les principales recommandations.

VII.         Documents de référence

  • Les Conventions de financement des projets entre ALIMA et l’AFD
  • le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD (https://www.afd.fr/sites/afd/files/2017-12/guide-demande-de-financement-initiative-OSC-AFD.pdf)
  • Conventions entre ALIMA et chaque partenaire des projets
  • Les rapports narratifs des projets
  • Les rapports financiers des projets.
  • Les budgets détaillés des projets
  • Les pièces justificatives nécessaires aux vérifications

VIII- Proposition technique et Financière

Le consultant invité à soumissionner devra fournir les éléments suivants à « ALIMA »

Une proposition technique qui devra indiquer :

  • La méthodologie proposée pour la conduite de l’audit
  • Les références et expériences du consultant (3 pages maximum) ;
  • Le CV du ou des intervenants et la répartition des responsabilités ;
  • Le calendrier prévisionnel d’intervention ainsi qu’une estimation des charges en hommes/jours ;

Une proposition financière qui devra indiquer :

  • Les coûts totaux des audits en EUR TTC
  • Les modalités de paiement (échéancier)

Le profil du consultant :

  • L’associé signataire du rapport doit être un expert-comptable diplômé et membre des associations professionnelles des Experts Comptables.
  • Les personnels associés devront avoir une expérience dans les audits projets financés par les bailleurs publics français.
  • Application de standards professionnels reconnus (IFAC, IDEAS, …)

La Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social complétée et signée par la personne habilitée, si le marché est supérieur ou égal à 20 000 euros (cf. Annexe X.3).

IX.   Traitements des applications

IX.1 Évaluation des applications

Le Consultant sera choisi par la méthode de sélection fondée sur la qualité et le coût :

  • Offre technique : compréhension des TDR, méthodologie, expériences du ou des consultants
  • Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés par projet, frais annexes, offre globale correspondant au budget disponible

L’évaluation technique suivra la grille d’évaluation suivante :

Critères
OFFRE TECHNIQUE
60%
Compréhension des TDR/Présentation de la méthodologie utilisée
10%
Références et expériences du consultant
30%
Expériences d’audit de structures ONG
10%
Expériences d’audit de projets internationaux
10%
Expérience dans l’audit de financement public
10%
CV du ou des intervenants/partage des responsabilités
10%
Calendrier prévisionnel d’intervention/estimation des charges en jour/homme
10%
OFFRE FINANCIÈRE
40%
TOTAL
100%

Une fois les offres reçues et analysées, les demandeurs se réservent le droit de négocier les propositions avec les candidats présélectionnés.

Le demandeur se réserve également le droit de ne sélectionner aucun candidat si aucune offre n’était jugée satisfaisante.

Toute information concernant les projets et incluse dans les documents de cet appel d’offres ou fournie séparément doit être traitée de façon strictement confidentielle par le prestataire. Les demandeurs acceptent de ne divulguer ou publier aucune information relative à cet appel à d’offres.

De la même façon, tout document fourni par le prestataire sera considéré comme confidentiel.

IX.2 Budget

Le budget maximum pour chaque audit par projet est de 10.000 euros toutes taxes comprises et toutes missions sur le terrain incluses. L’auditeur présentera un budget par projets.

X.  Envoi des offres

Les offres, sont à envoyer, par mail, en langue française, avec en objet la référence : “Audit Commun AFD 2020, impérativement aux adresses suivantes : thomas.bounameaux@alima.ngo et guillaume.ancellin@alima.ngo et avec demande d’accusé de réception.

Date limite d’envoi des candidatures : le « 15/09/2020 »

XI. Annexes

X.1 Budget des Projets

(Insérer le fichier)

X.2 Questionnaire à remplir par l’auditeur et à remettre à l’Agence Française de Développement

ANNEXE 2 : LISTE DE VÉRIFICATION AUDIT FINANCIER

L’auditeur retenu au titre de l’appel d’offre s’engage à réaliser l’ensemble des vérifications suivantes, et à annexer cette liste complétée et signée au rapport d’audit final. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.

Auditeur (nom/statut/adresse) :
Certification/qualification :
OSC ou partenaire audité :
Dates de l’audit :
N° convention AFD
Montant audité :
Tranches :
1.        QUESTIONS DE CONTRÔLE
Oui, le point a été vérifié
Rajouter un commentaire si le point n’a pas pu être vérifié
1.1.      Modalités du contrôle
 
 
Une réunion de cadrage entre l’auditeur et l’OSC a-t-elle été tenue dans les 12 premiers mois de mise en œuvre du projet ?
L’échantillonnage des dépenses à vérifier a-t-il été défini de façon indépendante par l’auditeur ?
L’échantillon de dépenses à vérifier est-il supérieur à 50% du montant total des dépenses du projet ?
Chaque rubrique du budget a-t-elle fait l’objet de vérifications pour un montant significatif ?
Le contrôle des dépenses gérées localement a-t-il été effectué par l’auditeur ? Si cela est le cas, veuillez expliciter la méthode de contrôle (déplacement sur le terrain, association avec un cabinet d’audit local, remontée des pièces locales au niveau du siège, etc.) ?
1.2.    Obligations contractuelles
Les documents contractuels (formulaire de candidature, convention de financement, accord de partenariat) existent-ils ; sont-ils signés et datés ?
Existe-t-il un système clair de gestion comptable et financier ? Les responsabilités de l’OSC, de la coordination du projet, de la gestion et des contrôles financiers ont-elles étés clairement définies ?
Les dispositions incluses dans la convention ainsi que celles prévues par le guide méthodologique en vigueur au moment de l’octroi ont-elles été respectées ?
1.3.     Analyse du plan de financement
Le plafond appliqué aux valorisations de 25 % maximum du budget total du projet a-t-il bien été respecté ?  Point d’attention, les valorisations ne peuvent pas apparaître dans les contributions de l’AFD et des ministères français.
Les modalités de calcul des valorisations explicitées dans le guide méthodologique ont-elles bien été respectées ?
Le budget convenu contractuellement a-t-il été globalement respecté, dans la limite des règles définies par rubrique budgétaire et partenaire?
Si vous avez constaté une variation supérieure à 20% du total de chacune des rubriques budgétaires, a-t-elle fait l’objet d’un avis de non objection de la part de l’AFD ?
Dans le tableau des dépenses, les plafonds prévus par le guide méthodologique ont-ils bien été respectés :
– La rubrique « divers et imprévus » est plafonnée à 5 % du total des coûts directs du projet (hors frais administratifs et de structure)
– Si l’OSC a prévu une ligne spécifique « personnel du siège dédié au projet » dans la rubrique budgétaire « Ressources Humaines », les frais administratifs sont plafonnés à 10% des coûts directs du projet
– Si l’OSC a déclaré des frais administratifs à concurrence de 12% des coûts directs du projet, a-t-on vérifié que la rubrique « Frais de voyages et déplacement et de mission» n’inclue que les frais de mission du personnel du siège (perdiems et frais de transport) ?
Les partenaires et parties prenantes bénéficiaires de rétrocessions supérieures à 5 000 € ont-ils été systématiquement signalés à l’AFD ?
1.4.     Vérification du système comptable
Dans la comptabilité de l’OSC, existe-t-il un code analytique dédié aux recettes et dépenses induites par le projet ?
Le montant indiqué dans le rapport d’exécution peut-il être réconcilié avec une liste de dépenses extraite du système comptable ?
Le système d’enregistrement permet-il d’attribuer à chaque dépense une facture ou une pièce comptable d’une valeur probante équivalente ?
Le système d’enregistrement permet-il d’attribuer à chaque dépense un justificatif de paiement (généralement un relevé bancaire, une confirmation de virement bancaire, un ticket de caisse) ?
1.5.     Contrôle des dépenses
Conformité à la législation applicable
– Les règles communautaires et nationales ont-elles été respectées ?
– Le processus de passation de marché public est-il conforme concernant :
▪        Les règles de passation de marché public européennes et nationales/ internes et celles stipulées dans la convention.
▪        La documentation sur le respect de la procédure retenue (candidatures, lettres de rejet, notification, contrat).
▪        Les principes de transparence, de non-discrimination, de traitement équitable et de respect de la concurrence ont-ils été respectés ?
Contrôle de l’éligibilité des dépenses
– Les dépenses sont-elles conformes aux critères d’éligibilité explicités dans le guide méthodologique ?
– A-t-on obtenu l’assurance que la dépense n’a pas déjà été subventionnée par un autre financement (UE, régional, local ou autre) non déclaré au plan de financement ? Des contrôles existent-ils afin d’éviter le double-financement ?
Dépenses de personnel
– Les dépenses sont-elles bien liées aux employés de l’OSC ou autrement justifiés au titres des actions prévues dans la convention ?
– Les charges de personnel sont-elles justifiées par des documents tels que les contrats de travail, les bulletins de paie (ou tout autre document de valeur probante équivalente), justificatifs de paiement, détail des calculs pour la détermination du coût unitaire du personnel (jour, semaine, mois), fiches de pointage, feuilles de temps spécifiques au projet ?
– Le calcul repose-t-il sur les coûts réels (salaires bruts + obligations contractuelles de l’employeur pour l’employé ayant effectivement travaillé sur le projet) ?
– Lorsque le personnel ne travaille pas à temps plein sur le projet, le calcul du prorata est-il basé sur une méthode tracée et vérifiable ?
Voyage et hébergement
– Les dépenses de déplacement, perdiem et d’hébergement ont-elles été déclarées conformément à une réglementation interne établie par l’OSC ?
– Les voyages auxquels ces dépenses se rapportent sont-ils justifiés par les objectifs du projet tels qu’ils étaient prévus dans la demande initiale ?
– Les déplacements sont ils circonscrits aux zones géographiques couvertes dans le projet ? Si extérieurs, ont-ils été explicitement validés avec l’AFD ?
– Les dépenses de déplacement et d’hébergement sont elles-exclusivement liées à des voyages effectués par des intervenants du projet identifiés par l’OSC ou ses partenaires ?
Les dépenses d’équipement
– Le matériel acheté a-t-il été prévu initialement dans la demande de financement ? Si ce n’est pas le cas, y a-t-il une validation de l’AFD par ANO conformément aux dispositions du guide méthodologique (seuil de matérialité > 10 000 € pour les projets de terrain et > 5 000 € pour ceux d’intérêt général) ?
– Dans le cas où un bien matériel est valorisé, la méthode d’amortissement est-elle conforme aux règles de la comptabilité générale ?
– Si le matériel n’a pas uniquement été utilisé pour le Projet, seule une part des coûts réels est-elle allouée au projet ? Cette part est-elle calculée selon une méthode équitable et justifiée ?
Expertises externes
– Les dépenses sont-elles liées aux éléments prévus sur cette ligne budgétaire d’après les caractéristiques mentionnées dans la demande de financement ?
– Le recours à l’expertise externe a-t-il été réalisé en conformité avec les règles de mise en concurrence et de passation stipulées dans la convention?
Taux de change
– La méthode de conversion appliquée par l’OSC a-t-elle été expliquée et le taux vérifié?
– Cette méthode est-elle conforme aux dispositions de l’Article 3.2.3 de la convention ?
– Le Bénéficiaire a-t-il spécifié la manière dont il utilisera les sommes générées par les gains de change et compensera les pertes de change pendant la durée de mise en œuvre du projet ?
2.      LIVRABLES ATTENDUS
Oui, transmis à l’AFD
Non, pourquoi ?
Un rapport de vérification des dépenses, apportant des commentaires sur chacun des contrôles ainsi que le montant des dépenses déclarées inéligibles et incluant notamment une évaluation sur les appels d’offre, les rétrocessions et les valorisations réalisées au cours du projet.
Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérification des dépenses  et formulant les principales recommandations.
   

X.3 Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social

Intitulé de l’appel d’offres : ______________________________________________ (le “Marché“)

A : _________________________________________________________(le “Maître d’Ouvrage“)

  1. Nous reconnaissons et acceptons que l’Agence Française de Développement (l'”AFD“) ne finance les projets du Maître d’Ouvrage qu’à ses propres conditions qui sont déterminées par la Convention de financement qui la lie au Maître d’Ouvrage. En conséquence, il ne peut exister de lien de droit entre l’AFD et notre entreprise, notre groupement et nos sous-traitants. Le Maître d’Ouvrage conserve la responsabilité exclusive de la préparation et de la mise en œuvre du processus de passation de ses marchés et de leur exécution ultérieure.
  2. Nous attestons que nous ne sommes pas, et qu’aucun des membres de notre groupement et de nos sous-traitants n’est, dans l’un des cas suivants :

2.1) être en état ou avoir fait l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire, de sauvegarde, de cessation d’activité ou être dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature ;

2.2) avoir fait l’objet d’une condamnation prononcée depuis moins de cinq ans par un jugement ayant force de chose jugée dans le pays de réalisation du Projet pour l’un des actes visés aux articles 6.1 à 6.4 ci-après ou pour tout délit commis dans le cadre de la passation ou de l’exécution d’un marché[1];

2.3) figurer sur les Listes de Sanctions Financières adoptées par les Nations Unies, l’Union européenne et/ou la France, notamment au titre de la lutte contre le financement du terrorisme et contre les atteintes à la paix et à la sécurité internationales ;

2.4) en matière professionnelle, avoir commis au cours des cinq dernières années une faute grave à l’occasion de la passation ou de l’exécution d’un marché ;

2.5) n’avoir pas rempli nos obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou nos obligations relatives au paiement de nos impôts selon les dispositions légales du pays où nous sommes établis ou celles du pays du Maître d’Ouvrage ;

2.6) avoir fait l’objet depuis moins de cinq ans d’une condamnation par un jugement ayant force de chose jugée pour l’un des actes visés aux articles 6.1 à 6.4 ci-après ou pour tout délit commis dans le cadre de la passation ou l’exécution d’un marché financé par l’AFD ;

2.7) être sous le coup d’une décision d’exclusion prononcée par la Banque mondiale, à compter du 30 mai 2012, et figurer à ce titre sur la liste publiée à l’adresse électronique http://www.worldbank.org/debarr[2];

2.8) s’être rendu coupable de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés dans le cadre du processus de passation du Marché.

  1. Nous attestons que nous ne sommes pas, et qu’aucun des membres de notre groupement et de nos sous-traitants n’est, dans l’une des situations de conflit d’intérêt suivantes :

3.1) actionnaire contrôlant le Maître d’Ouvrage ou filiale contrôlée par le Maître d’Ouvrage, à moins que le conflit en découlant ait été porté à la connaissance de l’AFD et résolu à sa satisfaction.

3.2) avoir des relations d’affaires ou familiales avec un membre des services du Maître d’Ouvrage impliqué dans le processus de sélection ou le contrôle du marché en résultant, à moins que le conflit en découlant ait été porté à la connaissance de l’AFD et résolu à sa satisfaction ;

3.3) contrôler ou être contrôlé par un autre soumissionnaire, être placé sous le contrôle de la même entreprise qu’un autre soumissionnaire, recevoir d’un autre soumissionnaire ou attribuer à un autre soumissionnaire directement ou indirectement des subventions, avoir le même représentant légal qu’un autre soumissionnaire, entretenir directement ou indirectement des contacts avec un autre soumissionnaire nous permettant d’avoir et de donner accès aux informations contenues dans nos offres respectives, de les influencer, ou d’influencer les décisions du Maître d’Ouvrage ;

3.4) être engagé pour une mission de conseil qui, par sa nature, risque de s’avérer incompatible avec nos missions pour le compte du Maître d’Ouvrage ;

3.5) dans le cas d’une procédure ayant pour objet la passation d’un marché de travaux ou de fournitures :

  • avoir préparé nous-mêmes ou avoir été associés à un consultant qui a préparé des spécifications, plans, calculs et autres documents utilisés dans le cadre du processus de mise en concurrence considéré ;
  • être nous-mêmes, ou l’une des firmes auxquelles nous sommes affiliées, recrutés, ou devant l’être, par le Maître d’Ouvrage pour effectuer la supervision ou le contrôle des travaux dans le cadre du Marché.

4) Si nous sommes un établissement public ou une entreprise publique, nous attestons que nous jouissons d’une autonomie juridique et financière et que nous sommes gérés selon les règles du droit commercial[3].

5) Nous nous engageons à communiquer sans délai au Maître d’Ouvrage, qui en informera l’AFD, tout changement de situation au regard des points 2 à 4 qui précèdent.

6) Dans le cadre de la passation et de l’exécution du Marché :

6.1) Nous n’avons pas commis et nous ne commettrons pas de manœuvre déloyale (action ou omission) destinée à tromper délibérément autrui, à lui dissimuler intentionnellement des éléments, à surprendre ou vicier son consentement ou à lui faire contourner des obligations légales ou réglementaires et/ou violer ses règles internes afin d’obtenir un bénéfice illégitime.

6.2) Nous n’avons pas commis et nous ne commettrons pas de manœuvre déloyale (action ou omission) contraire à nos obligations légales ou réglementaires et/ou nos règles internes afin d’obtenir un bénéfice illégitime.

6.3) Nous n’avons pas promis, offert ou accordé et nous ne promettrons, offrirons ou accorderons pas, directement ou indirectement, à (i) toute personne détenant un mandat législatif, exécutif, administratif ou judiciaire au sein de l’Etat du Maître d’Ouvrage, qu’elle ait été nommée ou élue, à titre permanent ou non, qu’elle soit rémunérée ou non et quel que soit son niveau hiérarchique, (ii) toute autre personne qui exerce une fonction publique, y compris pour un organisme public ou une entreprise publique, ou qui fournit un service public, ou (iii) toute autre personne définie comme agent public dans l’Etat du Maître d’Ouvrage, un avantage indu de toute nature, pour lui-même ou pour une autre personne ou entité, afin qu’il accomplisse ou s’abstienne d’accomplir un acte dans l’exercice de ses fonctions officielles.

6.4) Nous n’avons pas promis, offert ou accordé et nous ne promettrons, offrirons ou accorderons pas, directement ou indirectement, à toute personne qui dirige une entité du secteur privé ou travaille pour une telle entité, en quelque qualité que se soit, un avantage indu de toute nature, pour elle-même ou pour une autre personne ou entité, afin qu’elle accomplisse ou s’abstienne d’accomplir un acte en violation de ses obligations légales, contractuelles ou professionnelles.

6.5) Nous n’avons pas commis et nous ne commettrons pas d’acte susceptible d’influencer le processus de passation du Marché au détriment du Maître d’Ouvrage et, notamment, aucune Pratique Anticoncurrentielle ayant pour objet ou pour effet d’empêcher, de restreindre ou de fausser le jeu de la concurrence, notamment en tendant à limiter l’accès au Marché ou le libre exercice de la concurrence par d’autres entreprises.

6.6) Nous-mêmes, ou l’un des membres de notre groupement, ou l’un des sous-traitants n’allons pas acquérir ou fournir de matériel et n’allons pas intervenir dans des secteurs sous Embargo des Nations Unies, de l’Union européenne ou de la France.

6.7) Nous nous engageons à respecter et à faire respecter par l’ensemble de nos sous-traitants les normes environnementales et sociales reconnues par la communauté internationale parmi lesquelles figurent les conventions fondamentales de l’Organisation Internationale du travail (OIT) et les conventions internationales pour la protection de l’environnement, en cohérence avec les lois et règlements applicables au pays de réalisation du Marché. En outre, nous nous engageons également à mettre en œuvre les mesures d’atténuation des risques environnementaux et sociaux telles que définies dans le plan de gestion environnementale et sociale ou, le cas échéant, dans la notice d’impact environnemental et social fournie par le Maître d’Ouvrage.

7) Nous-mêmes, les membres de notre groupement et nos sous-traitants autorisons l’AFD à examiner les documents et pièces comptables relatifs à la passation et à l’exécution du Marché et à les soumettre pour vérification à des auditeurs désignés par l’AFD.

Nom :                                                                                         En tant que :

Signature :

Dûment habilité à signer l’offre pour et au nom de[4]                                                                                 

En date du :                                                                              jour de :

 

[1] Dans l’hypothèse d’une telle condamnation, vous pouvez joindre à cette Déclaration d’Intégrité les informations complémentaires qui permettront d’estimer que cette condamnation n’est pas pertinente dans le cadre du marché financé par l’AFD.

[2] Dans l’hypothèse d’une telle décision d’exclusion, vous pouvez joindre à cette Déclaration d’Intégrité les informations complémentaires qui permettront d’estimer que cette décision exclusion n’est pas pertinente dans le cadre du marché financé par l’AFD.

[3] Article à supprimer le cas échéant en cas de marché conclu avec une entreprise publique sans mise en concurrence.

[4] En cas de groupement, inscrire le nom du Groupement. La personne signant l’offre au nom du Soumissionnaire joindra à l’Offre le Pouvoir confié par le Soumissionnaire.

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