Evaluation stocks de contingence

I. contexte 

 

La PIROI :

La Croix-Rouge française développe depuis 2000 un programme régional de Gestion des Risques de Catastrophes (GRC) à partir de la “Plateforme d’Intervention Régionale de l’Océan Indien” (PIROI: http://piroi.croix-rouge.fr ) basée à l’île de La Réunion. En étroite coordination avec les composantes internationales du Mouvement de la  Croix-Rouge et du Croissant-Rouge[1] , elle vise à réduire l’impact des catastrophes liées aux aléas naturels et sanitaires et aux effets du changement climatique sur les populations de la zone sud-ouest de l’océan Indien.

Le cadre stratégique 2021 – 2025 de la PIROI inclut les quatre axes stratégiques suivant :

Axe 1 : Les connaissances et compétences des acteurs de la gestion des catastrophes sont améliorées concernant les risques liés aux aléas naturels, les crises sanitaires et aux changements climatiques

  • Recherche innovation au service de l’amélioration des actions
  • Renforcement de l’offre de formation en GRC et action humanitaire
  • Partage de l’expertise régionale dans la zone et à l’international (publications, réunions de coordination, séminaires de recherche…)

Axe 2 : Les capacités des acteurs de la gestion de catastrophes sont renforcées en matière de gestion des risques liés aux aléas naturels, des crises sanitaires et des changements climatiques

  • Les capacités des acteurs CR/CR sont renforcées en matière de gestion des risques liés aux aléas naturels, aux crises sanitaires et aux conséquences des changements climatiques (moyens organisationnels GRC, équipes de réponse, moyens logistiques)
  • Les capacités des acteurs gouvernementaux et non gouvernementaux (hors CR/CR) sont renforcées

Axe 3 : Les populations du sud-ouest de l’océan Indien sont mieux informées et préparées face aux risques liés aux aléas naturels, aux crises sanitaires et aux changements climatiques

  • Des outils de prévention adaptés aux spécificités locales sont créés/mis à jour (grâce à la collaboration entre les acteurs de la GRC)
  • La capacité des écoles à se préparer aux risques de catastrophes est renforcée
  • Les capacités des communautés vulnérables sont renforcées dans la gestion des risques de catastrophes et sanitaires et les conséquences du changement climatique (sensibilisation grand public, EVC, …)

Axe 4 : Les populations affectées par une catastrophe liée aux aléas naturels reçoivent une aide d’urgence répondant à leurs besoins prioritaires et qui contribue à leur relèvement

  • Appui régional aux réponses d’urgence anticipé sur la base de prévisions (FbF)
  • Réponse d’urgence élaborée en tenant compte des évaluations des besoins et des capacités de relèvement des communautés.
  • Evaluation de la réponse d’urgence (Eval/ RetEx systématique)
  • Accompagnement du relèvement précoce des populations est accompagné (Build back better)

 

Ces quatre axes stratégiques sont complétés par une action facilitatrice (la construction du PIROI Center) et cinq engagements (assurer le Nexus prévention, préparation, réponse ; approche intégrée de la résilience ; engagement communautaire et prise en compte des spécificités individuelles ; devenir climato-intelligent ; s’appuyer sur des relations partenariales durables et équilibrées).

 

Concernant plus particulièrement l’Axe 2, la PIROI et les Société nationales membres sont inscrites dans une démarche de planification d’urgence et notamment de mise en place d’un réseau de stocks de contingence mutualisés pour assurer une capacité de réponse efficace et rapide en cas de catastrophe.

Depuis sa création le programme régional PIROI a participé à plus de cinquante opérations d’urgence, principalement dans la zone Océan indien – Afrique de l’est, nécessitant la mobilisation de ses stocks au bénéfice des populations sinistrées.

Depuis 2007, Le service Logistique de la PIROI basé à la Réunion a piloté la construction et la mise en place de huit entrepôts de contingence établis  dans les îles de la Sous-région. Aujourd’hui, avec l’appui des logisticiens des Sociétés nationales membres, la PIROI  coordonne la gestion de ces  entrepôts de stock prépositionnées  pouvant être mobilisés sur les opérations de différentes ampleurs: catastrophes d’ampleur locale, nationale ou même régionale. Les huit entrepôts de prépositionnement de contingence de la PIROI sont implantés à La Réunion, à Mayotte, aux Comores (en Grande Comores), à Maurice, à Rodrigues, aux Seychelles (Mahé), à Madagascar (Antananarivo et Tamatave). Par ailleurs, trois entrepôts à vocation plus locale sont en cours d’installation à Anjouan et Mohéli (Comores) ainsi qu’à Melaky (Madagascar)  dans le cadre d’un projet financé par la DG ECHO

En 2014, la PIROI et la FICR ont réalisé une évaluation des stocks prépositionnés ainsi que des capacités logistiques des membres de la plateforme en apportant un certain nombre de recommandations quant à leur optimisation. Ces dernières ont été appliquées dans la mise en œuvre des activités de renforcement des capacités logistiques des SN menées par la PIROI depuis lors. Par ailleurs, suite à l’opération Kenneth en en 2019 une évaluation de type post distribution monitoring a été réalisée aux Comores.

La PIROI approvisionne ses entrepôts de contingence principalement via le bureau régional de la FICR basé à Nairobi et la Centrale d’Achat Humanitaire de la FICR, en particulier leur bureau de Dubaï. La logistique gère des opérations de transports via des vecteurs commerciaux au moyen d’un transitaire régional qui peuvent être complétés d’un partenariat avec la Fondation CMA CGM. La logistique gère aussi des opérations via un partenariat avec les FAZSOI (Forces armées de la Zone Sud Ouest de l’Océan Indien) en particulier pour les réponses aux urgences.

Afin d’optimiser la gestion de ses entrepôts, la PIROI travaille actuellement au développement d’un logiciel qui permettra d’améliorer la traçabilité des stocks prépositionnés dans la zone et permettra une gestion plus efficace de ces derniers par les SN membres de la PIROI.

Dans l’optique de l’amélioration continue du programme régional de gestion des catastrophes de la PIROI et de la redevabilité envers les populations, une analyse est régulièrement effectuée pour s’assurer de l’adéquation du matériel stocké avec les besoins des populations.

La mission  proposée ici a pour objet de conduire un diagnostic et de proposer des recommandations en vue de renforcer l’adéquation entre les stocks prépositionnés dans la région et les besoins des populations.

Une attention particulière sera portée à la prise en compte des besoins spécifiques des populations les plus vulnérables afin d’intégrer les questions de Protection, Genre et Inclusion notamment.

Par ailleurs, dans un contexte marqué par les changements climatiques et dans la perspective de création du Centre régional d’expertise de la PIROI, les recommandations issues de ce diagnostic devront répondre à l’engagement fort porté par la PIROI en matière de développement durable, notamment dans un objectif de limitation de l’impact environnemental de la chaîne d’approvisionnement logistique, de la fabrication des items jusqu’à leur utilisation par les bénéficiaires (choix et sourcing des articles, optimisation de la chaîne logistique, qualité et durabilité des produits, anticipation de la fin de vie etc.)

 

Objectifs de la mission de consultance

 

L’objectif global assigné à la consultance est de réaliser une étude permettant de fournir des recommandations à la PIROI quant à la stratégie de prépositionnement de stocks qu’elle doit mettre en place dans la région océan Indien.

Les recommandations issues de cette analyse devront à la fois tenir compte des standards de la communauté humanitaire en matière de distributions d’urgence, mais également des caractéristiques spécifiques liées au contexte de l’océan Indien , et des secteurs déjà couverts par d’autres acteurs humanitaires dans la région.

Cette étude se focalisera sur les terrains d’interventions principaux; à savoir Mozambique, Mayotte/Réunion, Maurice, Seychelles, Madagascar, Union des Comores mais aussi ceux plus ponctuels tels que la Tanzanie ou la région des Grands Lacs (RDC, Rwanda).

Les objectifs fixés pour la mission des consultants sont les suivants:

 

1. Capitalisation et analyse de l’historique des opérations PIROI

  • Revue des opérations, revue des données liées aux déploiements de stocks de la PIROI (quantité, mouvements etc…) ; une analyse remontant aux 10 dernières années de mobilisation de la PIROI permettra sans doute une analyse suffisamment précise.
  • Analyse de la chaîne d’approvisionnement sur la base des opérations précédentes et des vecteurs de transports possibles, des leads times nationaux / internationaux et des vecteurs de transport des déploiements et réapprovisionnements (y compris partenariat CMA-CGM, FAZSOI, Air Austral et Bolloré). Cette analyse inclura également un prisme financier (valorisation de la démarche globale nécessaire au prépositionnement, coût des opérations d’urgence, volume financier etc…).

 

Livrables attendus :

  • fourniture d’un fichier de capitalisation des opérations logistiques menées par la PIROI depuis 10 ans.
  • Réalisation d’un document de communication sur l’ensemble des activités logistiques (bilan/offre de services)
  • Une synthèse stratégique des données collectées sur la chaîne d’approvisionnement avec des tableaux analytiques pour la PIROI (avec fonctions actualisables dans le temps par les équipes PIROI)

 

2. Définition des  besoins des populations et analyse des stocks

Afin que les items en stocks correspondent aux besoins des populations affectées,  des analyses collaboratives sont régulièrement réalisées avec les équipiers CR/CR durant les ateliers de mise à jour des plans de contingence au niveau national et/ou au niveau de certaines branches particulièrement vulnérables.

Néanmoins cet exercice n’est pas optimal et un éclairage externe devra permettre d’analyser l’adéquation des items avec les besoins des populations et en particulier avec les populations ayant des besoins spécifiques. Par ailleurs, une analyse (par pays et régional) mettra en exergue les valeurs cibles souhaitées dans les plans de contingence des SN, l’historique des opérations des dernières années et les capacités de stockage. Des propositions concrètes en ce sens devront prendre en compte les besoins des populations, les contraintes logistiques (approvisionnement, DLUO, espace, rotation), standards en matière de stock de contingence (standards nationaux, Sphère, FICR etc…) et de financements (DREF, éligibilité).

  • Réalisation d’une enquête sur les besoins des populations
  • Analyse des contenus des stocks vis à vis de standards (nationaux ou Sphères) et des contraintes logistiques de chaque territoire et des coûts

 

Livrables attendus:

  • Questionnaire KOBO (ou autre) d’évaluation des besoins des populations
  • Analyse du questionnaire et des entretiens avec les référents logistique et DM de chaque SN membre de la PIROI et avec les PNS disposant de stocks dans le pays. Une évaluation auprès des populations directement pourrait être organisée sur un terrain où la PIROI est intervenue, avec l’appui de volontaires CRCR pour mener les entretiens.
  • Entretiens avec d’autres acteurs humanitaires pertinents et analyse des stocks prépositionnés (Mvt CRCR, Cluster logistique ou assimilés)
  • Une synthèse globale et par pays analysant les données collectées au regard des paramètres décrits ci dessus.

_________________________________

 

3. Proposition de recommandations pour l’amélioration de la réponse logistique d’urgence de la PIROI et de ses membres

  • Evaluation, opportunités, proposition de synthèses et points d’améliorations à considérer dans l’avenir ;
  • Analyse des stocks (volume dispo/souhaitable, localisation)
  • Proposer un schéma optimisé de déploiement de stock en adéquation avec le travail de développement de logiciel de gestion des stocks
  • Proposition d’un “package bénéficiaire” (commun à la zone ou adapté à chaque contexte).

Livrables attendus:

  • Un rapport d’évaluation proposant une analyse et des recommandations sur la base de :
    • l’historique des opérations PIROI
    • l’analyse des besoins mis en lumière dans l’objectif 2
    • les contraintes logistiques et opérationnelles constatées incluant d’éventuelles recommandations régionales et par territoire

 

Méthodologie

Le consultant devra à minima :

  • Etudier et analyser les données existantes sur les opérations de la PIROI (accès au serveur de fichiers à distance possibles)
  • étudier et tenir compte des dernières recommandations de la communauté internationale en matière d’aide humanitaire d’urgence et de prépositionnement de matériel d’urgence

 

  • Consulter à minima :
    • les Référents techniques de la PIROI,
    • les logisticiens et responsables de la Gestion des catastrophes des SN membres de la PIROI
    • la responsable du Département Logistique et Achat de la CRF
    • l’équipes logistiques de la FICR à Nairobi
    • l’équipe de l’EMZPCOI à la Réunion
    • Toute autre personne ou organisation pouvant apporter une plus value à l’analyse du consultant.
    • Le consultant pourra également s’entretenir avec la référente “Protection, Genre et inclusion” de la CRF ou encore avec membres du réseau Environnement Humanitaire (REH) ou tout autres groupes travaillant sur les enjeux de développement durable et de RSO dans l’humanitaire.

Le consultant est libre d’utiliser toute autre méthodologie lui paraissant pertinente, après validation de celle-ci par la PIROI.

Tout au long du processus, le consultant rendra compte régulièrement des avancées de ses travaux au responsable logistique de la PIROI à travers des réunions de coordination qui feront l’objet de compte-rendu rédigés par le consultant.

 

Chronogramme

Le chronogramme de la mission doit être proposé par le consultant dans son offre technique.

Le début de la consultance est souhaité idéalement à compter de la première quinzaine du mois de novembre 2021.

 

Langue

Français et anglais pour les entretiens. Les livrables seront en français uniquement.

 

Période 

Une période totale de 3 mois est envisagée pour la réalisation de cette mission.

Le consultant doit proposer un nombre de jours/personne dans sa proposition technique et financière.

 

Point focal

L’évaluateur aura pour point focal le responsable logistique régional de la PIROI.

Des points de suivi de la mission seront organisés régulièrement avec les équipes de la PIROI comprenant :

  • Le Responsable logistique régional
  • Le Responsable préparation et réponse
  • Le Coordo programme régional
  • Le Chef de délégation régionale adjoint

 

II. Profil et compétences requises

Profil

  • Autonomie et initiative
  • Bon esprit analytique et de synthèse
  • Bonnes capacités rédactionnelles
  • Diplomatie et patience

Compétences et connaissances requises

  • Expertise en logistique (au moins 10 ans)
  • Solides expériences en gestion de stocks de contingence et chaîne d’approvisionnement
  • Connaissance du Mouvement Croix-Rouge
  • Savoir-être : adaptabilité, bon sens et humour sont de bons atouts

 

III. composition de l’offre de service

Une offre de service sera à adresser à la Croix-Rouge française, contenant les éléments suivant :

  • Une offre technique comprenant :
    • Une proposition méthodologique de réalisation de la prestation mettant au moins en évidence : la bonne compréhension des objectifs présentés, une présentation du cadre méthodologique qui sera mis en œuvre, des suggestions/recommandations basées sur l’expérience des candidats
    • Un calendrier précisant clairement les activités et la production des livrables détaillé

 

 

  • Offre financière comprenant :
    • Une proposition financière détaillée par livrable couvrant l’ensemble de la durée de la mission incluant les frais de consultance (honoraires) et les frais éventuels en termes de déplacement, d’hébergement, restauration, frais de communication…

 

  • Un descriptif individuel concernant le/la consultant(e) comprenant :

 

    • Le CV mis à jour en français du consultant ou de l’équipe de consultant (merci d’indiquer les informations relatives au statut du consultant)
    • Une lettre de motivation montrant l’intérêt du/de la candidat(e) à exécuter avec succès les services sollicités, venant en complément de l’offre technique
    • Références détaillées des expériences/ recherches en lien avec l’évaluation demandée

Un contrat type sera proposé par la Croix-Rouge française.

 

Les consultant(e)s intéressés sont invités à soumettre leurs offres de service complète par courriel via l’adresse : piroi.achat@croix-rouge.fr au plus tard le 15/10/2021 à 12 heures. L’objet du mail devra contenir la mention “Offre Consultance” et l’objet de la consultance.

 

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