CHARGE DE FINANCE RDC

Diakonie Katastrophenhilfe (www.diakonie-katastrophenhilfe.de) est l’agence d’aide humanitaire des Églises protestantes en Allemagne, dont le siège est à Berlin. Elle dispose de bureaux régionaux en Asie, en Afrique et en Amérique Latine, ainsi que de bureaux nationaux dans nos pays prioritaires, qui sont chargés de la coordination des programmes d’aide. Le modèle opérationnel proposé par Diakonie Katastrophenhilfe est structuré autour de la mise en œuvre de projets exclusivement par le biais d’un réseau d’organisations partenaires locales.

En RD Congo, Diakonie Katastrophenhilfe met en œuvre des projets humanitaires depuis plus de 20 ans avec des organisations partenaires locales et gère un bureau national à Goma depuis 2010. Les principaux domaines d’intervention se situent dans les provinces du Nord et du Sud-Kivu ainsi que dans la province de l’Ituri, avec des projets appliquant pour la plupart une approche multisectorielle, comprenant des activités WASH et de prévention des épidémies, de sécurité alimentaire/nutrition, d’abris/de NFI et de protection.

Contexte du poste de Chargé de Finance

Diakonie Katastrophenhilfe participe au Grand Bargain et a signé le Charter4Change, deux accords entre certains des plus grands donateurs et organisations humanitaires qui se sont engagés à mettre plus de moyens entre les mains des personnes dans le besoin et à améliorer l’efficacité et l’efficience de l’action humanitaire. Le Grand Bargain ainsi que le Charter4 Change ont confirmé l’engagement des plus grands donateurs humanitaires, y compris les églises, et des organisations d’aide à s’assurer que les partenaires nationaux et locaux sont impliqués dans les processus de prise de décision dans toute réponse humanitaire et fournissent une assistance conformément aux principes humanitaires. Parce que les acteurs locaux ont souvent la meilleure compréhension du contexte et l’acceptation par les personnes ayant besoin d’assistance et de protection, ils sont essentiels pour une réponse humanitaire efficace.

Diakonie Katastrophenhilfe participe à un programme de 3 ans dans un consortium multi-pays dans 8 pays pour renforcer les capacités institutionnelles de 40 partenaires humanitaires locaux, éliminer les obstacles empêchant les organisations et les donateurs de s’associer avec les intervenants locaux / nationaux, et soutenir et compléter mécanismes de coordination nationale et inclure les intervenants locaux / nationaux dans les mécanismes de coordination internationale.

En RD Congo, Diakonie Katastrophenhilfe facilite la coopération au niveau national entre les 5 partenaires humanitaires locaux (LHP) participants afin de permettre un processus de renforcement des capacités conjointes productif et transparent qui profite à tous les participants.

Objectif du poste

Le poste de responsable des finances a pour objectif de mettre en œuvre de manière efficace et rapide les normes de gestion financière existantes, contribuant ainsi de manière significative à la réussite du projet. Cela implique de :

  1. a) S’assurer que les processus administratifs financiers du ou des projets sur le site du projet sont vérifiables et efficaces et effectuer des contrôles administratifs financiers au niveau du projet,
  2. b) Accompagner le responsable de projet dans l’exercice de ses fonctions de supervision dans le cadre de l’administration du projet,
  3. c) Si nécessaire, instruire et soutenir les organisations partenaires du projet sur les questions relatives à la gestion financière du projet afin qu’elles s’acquittent de leurs obligations contractuelles envers Diakonie Katastrophenhilfe et les agences de cofinancement conformément au contrat partenaire et dans le respect des normes d’audit.

Responsabilités & Tâches

  • Participe à la préparation du budget des projets des nouveaux programmes conformément aux règles et règlements du donateur et de Diakonie Katastrophenhilfe ;
  • Examiner les rapports financiers mensuels des projets et / ou programmes assignés et la vérification de tous les documents (pièces justificatives, passation de marchés, contrats, etc.), la documentation des procédures (observation des règles de passation des marchés, prise en compte des exigences des donateurs, des règles DKH et des réglementations, procédures et normes comptables généralement acceptées) ;
  • Enregistrement des transactions financières en comptabilité ;
  • Donner des informations en retour au Coordonnateur Régional du Programme, et au Chef des finances sur la finalisation du processus de contrôle et donner le statut de validation du rapport soumis ;
  • Assurer le suivi de la gestion financière et assurer que les corrections et ajustements requis pour se conformer aux règles et règlements requis sont effectués dans un délai acceptable ;
  • Coordination mensuelle avec le personnel du programme concernant l’utilisation du budget et le plan d’action (pour suivre les achats, les formations et les recrutements en temps opportun) ;
  • Vérifier toutes les dépenses conformément aux lignes budgétaires et informer le Coordonnateur Régional et le Chef des finances des risques de dépassements et de sous-dépenses. L’objectif général est de minimiser de manière proactive le risque de fréquentes modifications budgétaires et d’éviter le risque de remboursement de fonds ;
  • Préparer conjointement les révisions budgétaires avec les conseillers de programme et les partenaires ;
  • Suivi des délais de reporting et veiller à ce que le reporting soit effectué dans les délais et conformément à l’accord de partenariat et règlements du donateur ;
  • Mettre les fiches mensuelles de contrôle budgétaire vérifiées et approuvées (contrôle des coûts et / ou feuilles Excel au format pdf) à la disposition de l’organisation partenaire, des responsables de programme, des conseillers de projet, du Coordonnateur Régional et du Chef des finances ;
  • Vérifier les demandes de fonds pour les flux de trésorerie du projet : demandes provenant de la direction du projet et demandes à envoyer (et éventuellement à préparer) au donateur pour préfinancement ou paiement final ;
  • Préparation du tableau des flux de trésorerie ;
  • Suivi des demandes de fonds auprès du siège social à Berlin (HO) :

– Les paiements / transferts physiques en temps opportun vers les comptes du projet conformément aux exigences et aux délais de DKH,

– Préparation et soumission en temps voulu des demandes de préfinancement et de paiement final au donateur ;

  • Assurer que toutes les copies papier des rapports financiers mensuels (contrôle budgétaire des partenaires et autres documents connexes) sont envoyées au siège social ;
  • Selon les besoins des donateurs, préparer des pièces justificatives mensuelles authentifiées à envoyer au siège social pour vérification par le donateur ;
  • Initier et communiquer le plan d’audit aux partenaires et accompagner les audits. Vérifier et suivre les déclarations d’audit et les conclusions : informer la direction du projet et le bureau de pays des mesures à prendre pour minimiser les risques et prendre les mesures nécessaires ;
  • Assurer que tous les documents et rapports financiers sont disponibles dans le bureau de pays pour répondre aux exigences de l’audit, des donateurs, de la loi nationale et de DKH. S’assurer que le classement, l’archivage de la documentation financière est transparent, logique et chronologique ;
  • Vérifier et éventuellement finaliser les fiches FAC (Food Aid Convention – Convention sur l’aide alimentaire) des projets et transmettre les fiches en temps opportun au HO à Berlin ;
  • Suivi des délais de dépenses du budget ;
  • Préparer les documents de fermeture annuels pour le HO ;
  • Créer un bon canal de communication avec le Coordonnateur Régional et les partenaires ;
  • Configurer le contrôle des coûts conformément aux exigences des donateurs pour générer des feuilles de contrôle budgétaire mensuelles ;
  • Préparer (consolider) les rapports de projet intermédiaires et finaux à soumettre aux donateurs ;
  • Se tenir activement informé des règles et réglementations des donateurs et de DKH ainsi que des changements et modifications à venir ;
  • Coordonner avec la logistique de Diakonie Katastrophenhilfe en RD Congo pour l’approvisionnement en temps opportun du bureau de pays pour chaque projet ;
  • Assurer le suivi des listes d’inventaires et dépréciation des partenaires et préparation et communication de ces listes au Coordonnateur Régional.
  • Préparer des documents de refinancement / réaffectation des employés du bureau de pays et des frais de fonctionnement du bureau de pays ;
  • Sécuriser les données numériques de chaque rapport ;

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