Appel d’offre – Evaluation du test de rénovation de la gouvernance d’ActionAid France et accompagnement au changement

Contexte :

Après un diagnostic participatif d’un an de son modèle de gouvernance, ActionAid France a entamé un processus d’expérimentation d’un nouveau modèle de gouvernance. L’association sollicite un accompagnement pour cette période de test, en particulier à travers l’évaluation participative du nouveau modèle, l’animation du processus de validation par toutes les parties prenantes, et l’ancrage des nouvelles pratiques dans les statuts et le manuel de gouvernance.

 

Présentation de l’association :

Association de solidarité internationale fondée en 1983 et reconnue d’utilité publique, ActionAid France a pour priorité de faire progresser dans tous les pays la souveraineté alimentaire, la dignité au travail, les droits des femmes et la responsabilité sociale des entreprises.

La stratégie d’ActionAid France repose sur un principe simple : ce sont les personnes concernées qui détiennent la clé du changement et c‘est donc à elles qu’il faut donner la parole et le pouvoir. Ses principaux moyens d’action sont le soutien aux organisations des pays du Sud, la mobilisation citoyenne et le travail d’influence auprès des décideurs·ses (plaidoyer).

ActionAid France  rassemble 40 groupes locaux, 180 000 signataires et 260 adhérent·e·s individuel·le·s et est membre de la fédération internationale ActionAid, basée en Afrique du Sud et présente dans 45 pays.

 

Gouvernance d’ActionAid France :

L’Assemblée Générale (AG), composée des représentant∙e∙s des groupes locaux et d’adhérent∙e∙s individuel∙le∙s, élit le Conseil National (CN), qui élit lui-même un bureau et un comité de gestion. L’AG élit également les membres de 3 commissions qui sont calquées sur les 3 thématiques d’intervention : i)Dignité au travail & régulation des multinationales, ii) Droits des femmes, iii) Souveraineté alimentaire & développement.

Conformément aux sous-objectifs en matière de gouvernance définis dans la stratégie 2018-2023 de l’association, et aux conclusions d’un audit interne effectué par ActionAid International en janvier 2018, qui préconisait une réforme de la gouvernance en vue d’un éventuel changement des statuts, le bureau et le Conseil National d’ActionAid France ont décidé d’amorcer un chantier de réforme de la gouvernance de l’association.

Un accompagnement d’une durée d’un an s’est terminé en avril 2020, qui a permis d’élaborer une proposition de test d’un nouveau modèle de gouvernance, après consultation de l’équipe et des membres des instances, et décisions de la part du Conseil National.

L’association teste ce nouveau modèle de gouvernance depuis septembre 2020, en s’adaptant aux contraintes liées au contexte sanitaire, qui restreignent les possibilités de rencontres physiques et ont entrainé des retards dans la phase de test. En 2021, il s’agira de continuer ce test, d’évaluer son fonctionnement, de proposer des aménagements éventuels, puis de proposer une réforme des statuts de l’association à l’Assemblée générale. Le nouveau modèle a pour objectif de changer de fonctionnement, en mettant en place :

  • des agoras, lieux d’échanges très largement ouverts à l’ensemble des membres de l’association (adhérent∙e∙s individuel∙le∙s, membres de groupes locaux) ainsi qu’à l’ensemble des personnes qui participent à ses actions ou la soutiennent (bénévoles, signataires, donateur∙rices…).
  • des groupes de travail (ou groupes projet), qui permettront de faire avancer des projets spécifiques selon une échéance et des objectifs précis.

Dans cette nouvelle forme de gouvernance, les anciennes « Commissions » n’ont plus vocation à exister, car le diagnostic a permis de constater que leur format ne répondait plus aux besoins de l’association et de ses membres. Les membres actuel∙le∙s de ces commissions sont impliqué∙e∙s dans le processus d’expérimentation et d’évaluation, afin de s’assurer que l’expérience des commissions est transmise dans le cadre du nouveau modèle.

Par ailleurs, le Conseil National approfondira sa réflexion sur un nouveau fonctionnement, notamment en envisageant ce fonctionnement avec un nombre restreint de membres, voire en fusionnant le bureau et le Conseil National.

Il s’agit enfin d’assurer une bonne appropriation du projet par l’ensemble des parties prenantes de l’association : les membres des instances et de l’équipe qui ont participé à l’élaboration du test durant la première phase, mais aussi les nouvelles∙nouveaux membres des instances qui ont été élu∙e∙s lors de l’Assemblée générale d’octobre 2020, et les membres des groupes locaux, les adhérent∙e∙s individuel∙le∙s, les signataires et les donateur∙rice∙s. En effet, il est attendu que ces personnes, qui participent de diverses manières au projet de l’association, s’impliquent dans les nouveaux systèmes envisagés : agoras, groupes de travail, Conseil National repensé. Cette appropriation nécessitera un travail de consultation et de communication de la part du comité de pilotage et du Conseil National, avec l’appui des consultant∙e∙s.

 

Egalité femmes-hommes et gouvernance

En 2011, l’Assemblée Générale a décidé de faire de la thématique Droits des femmes une nouvelle thématique prioritaire pour l’organisation. Cette thématique concerne ainsi l’ensemble de l’organisation, y compris son modèle de gouvernance.

Le nouveau texte de position voté lors de l’AG 2018 stipule ainsi :

« Agir pour les droits des femmes, c’est intégrer systématiquement l’approche genre à nos réflexions, nos actions de plaidoyer et de mobilisation. Cela relève de la responsabilité de l’ensemble des membres et de l’équipe salariée de d’ActionAid France, y compris en terme de gouvernance interne, d’analyse, de moyens, de suivi et d’évaluation.

(…) Nous nous efforcerons également d’adopter une auto-critique forte quant au mode de gestion régissant notre association, à la forme et au fond de notre communication interne et externe, aux choix des thématiques traitées, ainsi qu’aux espaces dans lesquels l’association sera présente. »

Ainsi, les instances d’ActionAid France et son équipe salariée doivent veiller à l’application en interne de pratiques qui vont dans le sens d’une transformation sociale, individuelle et collective, remettant en question les relations de pouvoir inégales entre hommes et femmes.

Dans le cadre de la révision des procédures internes de l’ensemble des membres de la Fédération ActionAid International, ActionAid France révise actuellement sa charte interne de prévention contre le harcèlement sexuel et les comportements sexistes, sur la base des bonnes pratiques et leçons tirées des expériences au sein de la Fédération internationale.

 

Objet de la mission 

2.1 Objectif général

Finaliser la réforme du modèle de gouvernance de la Fédération sur la base d’une vision commune, au regard des évolutions de la stratégie de l’association, qui précise le rôle politique des différentes instances et/ou organe, et réponde aux attentes et besoins de ses membres, parties prenantes tout au long du processus.

2.2 Objectifs spécifiques

Le∙la/s consultant∙e∙s aidera/aideront à

  1. Evaluer le fonctionnement de la nouvelle architecture de gouvernance élaborée durant le 1er semestre 2020 (première phase de ce projet), vis-à-vis de
    1. l’objectif général ;
    2. l’objectif d’assurer l’adéquation entre cette nouvelle forme de gouvernance, les capacités de mobilisation de la base militante et les moyens de l’équipe salariée (y compris en matière de qualité de vie au travail et de risques psycho-sociaux) ;
  2. Préciser les espaces d’autorité et de pouvoir, les articulations et complémentarités, les fonctions et rôles de chaque organe : AG, Conseil National, Bureau, agoras, groupes de travail, comité de coordination, direction et équipe ;
  3. Préciser les rôles et contributions des bénévoles, des élu∙e∙s et des salarié∙e∙s, dans la nouvelle gouvernance, afin de répondre aux différentes fonctions de l’association : politique, éthique, animation du réseau, administrative, exécutive, contrôle.

 

2.3 Résultats attendus et indicateurs

Résultats attendus

  • Les organes de la gouvernance sont redéfinis : composition, responsabilités, interactions avec les autres acteurs, communication, fonctionnement, productions attendues, etc.
  • Les différentes parties prenantes de l’association (membres de groupes locaux, adhérent∙e∙s individuel∙le∙s, équipe salariée) se sont appropriées le nouveau système testé puis adapté et le soutiennent avec enthousiasme.
  • Chaque acteur de l’association a une place au sein de l’association en fonction de ses compétences et de ses intérêts.
  • La collaboration entre tous les acteurs est plus fluide, et la charge de travail est diminuée.

Indicateurs

  • De nouveaux statuts adoptés début 2022 à une large majorité.
  • Participation régulière de nouvelles personnes aux différents organes (Conseil National, Agoras, Groupes de travail).
  • Questionnaire de satisfaction auprès des membres de l’AG et de l’équipe salariée à la fin du processus.

 

Activités à mettre en place

Etape 1 Evaluation de la phase de test (février-juillet 2021)

1a Prise de connaissance et observation (février-juin)

  • Prise de connaissance de l’organisation (lecture documentaire, entretien directeur, etc)
  • Observation des agoras nationales et régionales, des groupes de travail et du Conseil National (notamment réunions des agoras et CN les 12 et 13 mars, participation à l’Assemblée générale 24 et 25 avril)
  • Synthèse des observations
  • Réunions avec le Copil

1b Evaluation de la phase test par les participant∙e∙s (mai-juin)

  • Préparation, conduite et analyse d’entretiens individuels qualitatifs (10 à 20 entretiens à distance) : questionnaire, mails, prises de RDV.
  • Préparation, conduite et analyse d’une enquête quantitative auprès de l’ensemble des élu∙e∙s, participant∙e∙s à la nouvelle forme de gouvernance et équipe : élaboration du questionnaire, récolte des réponses, analyse des réponses.
  • Animation d’un atelier ou séminaire avec le CN et l’équipe salariée, sur la place respective des actrices et acteurs (militant∙e∙s, élu∙e∙s, salarié∙e∙s) de la fédération.
  • Réunions avec le Copil.

1c Elaboration et communication d’un bilan de l’évaluation et de recommandations d’amélioration (juin-juillet)

  • Préparation de recommandations précises et opérationnelles, en lien avec le bureau et le comité de pilotage
  • Présentation de l’évaluation, consultations autour des recommandations lors d’ateliers ou webinaires en amont et durant le CN du 12 juin.

Etape 2 Validation de la nouvelle forme de gouvernance (juillet 2021-janvier 2022)

2a Proposition d’architecture définitive (juillet-septembre 2021)

  • Sur la base des consultations, élaboration d’une nouvelle proposition complète et opérationnelle envoyée aux membres du CN en amont de leur réunion du 18 septembre
  • Animation d’un atelier de prise de décision au CN de septembre 2021
  • Réunions avec le Copil

2b Ancrage de l’architecture définitive dans des nouveaux textes réglementaires et communication (septembre 2021-janvier 2022)

  • Rédaction de nouveaux termes de référence pour chaque organe : AG, Conseil National, Bureau, agoras, groupes de travail, comité de coordination, direction et équipe
  • Accompagnement à la rédaction des modifications nécessaires dans les statuts et le règlement intérieur en fonction de la nouvelle architecture de gouvernance.
  • Simplification du manuel de gouvernance et rédaction d’un court préambule rappelant les valeurs et les principes sur lesquels repose l’architecture de la gouvernance, dont la place des différents actrices et acteur.
  • Présentation au CN de décembre 2021
  • Préparation d’une présentation pour l’AG extraordinaire de mars 2022, voire lors de webinaires
  • Elaboration d’un document de communication à l’intention des membres de la Fédération (groupes locaux, adhérent∙e∙s individuel∙le∙s…)
  • Réunions avec le Copil

 2c Bilan du projet et de la consultance (Janvier 2022)

  • Réunions avec le Copil et le FRIO

 

Parties prenantes impliquées

– Le Conseil National & les Commissions (24 personnes)

– L’équipe salariée (11 personnes)

– Participant∙e∙s à la nouvelle forme de gouvernance (20 personnes environs)

=> Environ 10 à 20 entretiens directs

Consulté∙e∙s lors de l’Assemblée générale : environ 50 personnes

Prévoir au moins 3 rencontres les vendredi+samedi ou samedi+dimanche.

 

Durée de la mission et modalités financières  

ActionAid France bénéficie d’un financement de la part du Fonds de renforcement institutionnel et organisationnel (FRIO) de Coordination Sud, pour une consultance d’un montant de 28 000€.

A ce titre, un bilan tripartite entre ActionAid France, le FRIO et le∙la(les) consultant∙e(s) sera à prévoir à l’issue de la mission.

La mission se déroulera entre les mois de février 2021 et janvier 2022.

 

Modalités d’intervention

L’intervention sera supervisée par un comité de pilotage, composé de 3 membres du Conseil National, du directeur d’ActionAid France et d’une salariée. Ce comité de pilotage sera chargé de :

O participer aux réunions animées par le∙la consultant∙e (1 par mois, environs 1h à 2h).

O participer aux réunions de consultation des instances et de l’équipe.

O contribuer à l’élaboration des outils et méthodologies proposé∙e∙s par le∙la(s) consultant∙e(s).

Les différentes activités seront définies avec la méthodologie que construira le Comité de Pilotage avec le∙la(s) consultant∙e(s) mais devra inclure, soit en présentiel soit en virtuel :

  • des entretiens individuels,
  • des enquêtes et sondages,
  • des groupes de travail,
  • des réunions de réflexion du CN.

 

Production des livrables

Les livrables seront :

  • Une évaluation du nouveau système testé accompagnée de recommandations.
  • Des termes de référence pour les différents organes.
  • Au moins deux communications à l’intention des membres de l’association (groupes locaux et adhérent∙e∙s individuel∙le∙s) i) sur l’évaluation ii) sur le nouveau modèle choisi
  • Un questionnaire de satisfaction pour les membres de l’AG et l’équipe salariée

 

Profil de la consultance

Formation : Etudes universitaires supérieures en sciences humaines (sciences politiques, relations internationales, économie, sociologie)

Expérience :

  • Evaluation et accompagnement de structures de gouvernance dans des processus de changement (références requises).
  • Bonne connaissance des gouvernances associatives, notamment dans le domaine de la solidarité internationale.

Compétences et qualités :

  • Fortes compétences et maitrise des outils pour l’animation de réunions, consultations et dynamiques de groupe, y compris « en ligne » et avec un mélange de participation « en ligne » et en présentiel.
  • Très bonnes capacités d’analyse, de synthèse et d’organisation pratique.
  • Communication d’enjeux de gouvernance auprès de publics militants.

 

Modalités de remise des propositions

Merci d’envoyer vos propositions contenant la proposition technique et financière du/de la/des prestataire(s), avec au moins 3 références, avant le dimanche 17 janvier 2021 à minuit à l’adresse candidature@actionaid.org. Les propositions reçues après cette date ne pourront pas être étudiées dans le cadre de cette procédure de recrutement.

Les candidat∙e∙s sélectionnées pour un entretien seront contacté·e·s le 25 janvier 2021. Sans réponse de notre part après cette date, veuillez considérer que votre proposition n’a pas été retenue.

Les entretiens se dérouleront les jeudi 28 et vendredi 29 janvier 2021.

ActionAid France porte une attention particulière à ce qu’aucune discrimination n’entache le processus de sélection et est attachée à la mixité et à la diversité des profils des prestataires avec lesquel∙le∙s l’organisation travaille.

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